Einkaufslexikon
Offenes Verfahren: Transparente Ausschreibung im öffentlichen Beschaffungswesen
November 19, 2025
Das Offene Verfahren ist ein zentrales Vergabeverfahren im öffentlichen Beschaffungswesen, bei dem alle interessierten Unternehmen ohne Vorabauswahl ein Angebot abgeben können. Dieses transparente Verfahren gewährleistet maximale Konkurrenz und Chancengleichheit für alle Bieter. Erfahren Sie im Folgenden, was das Offene Verfahren auszeichnet, wie der Ablauf strukturiert ist und welche strategischen Aspekte für Einkäufer relevant sind.
Key Facts
- Alle qualifizierten Unternehmen können ohne Vorauswahl teilnehmen
- Einstufiges Verfahren mit direkter Angebotsabgabe nach Bekanntmachung
- Anwendung bei Aufträgen ab EU-Schwellenwerten und nationalen Vergaben
- Höchste Transparenz durch öffentliche Bekanntmachung aller Vergabeunterlagen
- Zuschlag erfolgt nach wirtschaftlichstem Angebot gemäß definierten Kriterien
Inhalt
Was ist Offenes Verfahren? Definition und Ablauf im Überblick
Das Offene Verfahren stellt die Grundform der öffentlichen Ausschreibung dar und ermöglicht unbeschränkte Teilnahme aller interessierten Bieter.
Kernmerkmale des Offenen Verfahrens
Das Offene Verfahren zeichnet sich durch seine uneingeschränkte Zugänglichkeit aus. Jedes Unternehmen kann nach der öffentlichen Bekanntmachung direkt ein Angebot einreichen, ohne vorherige Qualifikationsprüfung oder Interessensbekundung.
- Einheitliche Ausschreibungsverfahren für alle Teilnehmer
- Simultane Prüfung von Eignung und Angebot
- Verbindliche Bindefrist für eingereichte Angebote
Abgrenzung zu anderen Vergabeverfahren
Im Gegensatz zum Nichtoffenen Verfahren erfolgt keine Vorauswahl der Bieter. Während das Verhandlungsverfahren Nachverhandlungen ermöglicht, sind beim Offenen Verfahren die eingereichten Angebote final und bindend.
Bedeutung im strategischen Einkauf
Das Offene Verfahren gewährleistet maximale Marktabdeckung und Wettbewerbsintensität. Es eignet sich besonders für standardisierte Leistungen mit klaren Spezifikationen und unterstützt die Zielsetzung optimaler Preis-Leistungs-Verhältnisse durch breite Marktbeteiligung.
Vorgehen: So funktioniert ein Offenes Verfahren
Die systematische Durchführung des Offenen Verfahrens folgt einem strukturierten Ablauf von der Bedarfsanalyse bis zur Zuschlagserteilung.
Vorbereitung und Ausschreibungsunterlagen
Die Grundlage bildet eine präzise Leistungsbeschreibung mit eindeutigen technischen und kommerziellen Anforderungen. Ein strukturierter Anforderungskatalog definiert alle relevanten Kriterien.
- Erstellung der Vergabeunterlagen mit Zuschlagskriterien
- Festlegung der Eignungskriterien für Bieter
- Definition von Fristen und Modalitäten
Durchführung und Angebotsbewertung
Nach der öffentlichen Bekanntmachung erfolgt die Angebotsöffnung zu einem festgelegten Termin. Die Angebotsprüfung umfasst sowohl formale als auch inhaltliche Bewertung aller eingereichten Angebote.
Zuschlagserteilung und Dokumentation
Die Vergabeentscheidung basiert auf der systematischen Bewertung mittels Wertungsmatrix. Alle Verfahrensschritte werden in der Vergabeakte dokumentiert und durch einen Vergabevermerk abgeschlossen.
Tacto Intelligence
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Wichtige KPIs und Zielgrößen
Die Erfolgsmessung Offener Verfahren erfolgt über spezifische Kennzahlen, die Effizienz, Qualität und Wirtschaftlichkeit des Vergabeprozesses bewerten.
Verfahrenseffizienz und Durchlaufzeiten
Die Verfahrensdauer vom Start der Ausschreibung bis zur Zuschlagserteilung ist ein zentraler Indikator. Typische Zielwerte liegen bei 60-90 Tagen für standardisierte Leistungen, abhängig von Komplexität und Bindefrist.
- Durchschnittliche Verfahrensdauer in Kalendertagen
- Anteil termingerecht abgeschlossener Verfahren
- Zeit für Angebotsprüfung und Bewertung
Marktbeteiligung und Wettbewerbsintensität
Die Anzahl eingegangener Angebote pro Verfahren zeigt die Marktattraktivität und Wettbewerbsintensität. Optimale Werte liegen zwischen 5-12 qualifizierten Angeboten, um ausreichend Konkurrenz bei handhabbarer Bewertungskomplexität zu gewährleisten.
Wirtschaftlichkeit und Einsparungen
Die erzielte Kostenreduktion gegenüber Schätzwerten oder Vorjahrespreisen misst den wirtschaftlichen Erfolg. Zusätzlich werden Qualitätskennzahlen wie Erfüllungsgrad der Zuschlagskriterien und Lieferantenzufriedenheit erfasst, um ganzheitliche Bewertung zu ermöglichen.
Risiken, Abhängigkeiten und Gegenmaßnahmen
Das Offene Verfahren birgt spezifische Risiken, die durch systematisches Risikomanagement und präventive Maßnahmen minimiert werden können.
Hohe Anzahl ungeeigneter Angebote
Die uneingeschränkte Teilnahme kann zu einer Vielzahl unqualifizierter oder unvollständiger Angebote führen. Klare Eignungskriterien und präzise Leistungsbeschreibungen reduzieren dieses Risiko erheblich.
- Detaillierte Anforderungsdefinition in den Vergabeunterlagen
- Eindeutige Formulierung von Mindestqualifikationen
- Strukturierte Angebotsprüfung mit standardisierten Checklisten
Rechtliche Anfechtungsrisiken
Verfahrensfehler oder unzureichende Dokumentation können zu Bieterrügen und Nachprüfungsverfahren führen. Eine lückenlose Vergabeakte und die Einhaltung aller Verfahrensvorschriften sind essentiell.
Kapazitätsüberlastung bei der Bewertung
Eine hohe Anzahl eingehender Angebote kann die Bewertungskapazitäten überlasten und zu Verzögerungen führen. Effizientes Ausschreibungsmanagement mit ausreichenden Personalressourcen und digitalen Tools ist erforderlich, um termingerechte Entscheidungen zu gewährleisten.
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Praxisbeispiel
Eine Stadtverwaltung schreibt die Beschaffung von 50 Elektrofahrzeugen im Offenen Verfahren aus. Nach öffentlicher Bekanntmachung gehen 12 Angebote von verschiedenen Herstellern und Händlern ein. Die Angebotsprüfung erfolgt anhand einer Wertungsmatrix mit 60% Preis und 40% technischen Kriterien. Drei Angebote werden aufgrund mangelnder Eignungskriterien ausgeschlossen. Der Zuschlag erfolgt an den Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot, der 15% unter dem Schätzwert liegt.
- Einsparung von 180.000 Euro gegenüber der ursprünglichen Kostenschätzung
- Verfahrensdauer von 75 Tagen vom Start bis zur Zuschlagserteilung
- Vollständige Dokumentation verhindert spätere Rechtsstreitigkeiten
Aktuelle Entwicklungen und Auswirkungen
Die Digitalisierung und neue Technologien verändern die Durchführung Offener Verfahren grundlegend und schaffen neue Möglichkeiten für Effizienz und Transparenz.
Digitalisierung der Vergabeprozesse
Electronic Tendering wird zum Standard und ermöglicht vollständig digitale Abwicklung von der Bekanntmachung bis zur Zuschlagserteilung. Automatisierte Workflows reduzieren Bearbeitungszeiten und minimieren Fehlerquellen.
- Elektronische Einreichung und Verwaltung von Angeboten
- Automatisierte Fristenüberwachung und Benachrichtigungen
- Digitale Dokumentation und Archivierung
KI-gestützte Angebotsbewertung
Künstliche Intelligenz unterstützt zunehmend die objektive Bewertung von Angeboten durch automatisierte Analyse und Scoring. Machine Learning-Algorithmen können Muster in Angebotsdaten erkennen und die Qualität der Bewertungskriterien kontinuierlich verbessern.
Nachhaltigkeits- und ESG-Integration
Umwelt-, Sozial- und Governance-Kriterien gewinnen als Zuschlagskriterien an Bedeutung. Offene Verfahren integrieren verstärkt Nachhaltigkeitsaspekte in die Leistungsbeschreibung und Bewertungsmatrix, um gesellschaftliche Verantwortung in der öffentlichen Beschaffung zu verankern.
Fazit
Das Offene Verfahren stellt das transparenteste und wettbewerbsintensivste Vergabeverfahren dar, das maximale Marktbeteiligung und faire Chancengleichheit gewährleistet. Durch systematische Vorbereitung, klare Zuschlagskriterien und professionelles Ausschreibungsmanagement lassen sich optimale Ergebnisse erzielen. Die zunehmende Digitalisierung und KI-Unterstützung werden die Effizienz weiter steigern und das Offene Verfahren als Goldstandard der öffentlichen Beschaffung etablieren.
FAQ
Wann ist das Offene Verfahren anzuwenden?
Das Offene Verfahren ist bei öffentlichen Aufträgen oberhalb der EU-Schwellenwerte grundsätzlich möglich und wird häufig bei standardisierten Leistungen eingesetzt. Es eignet sich besonders, wenn maximaler Wettbewerb gewünscht ist und keine spezielle Vorqualifikation der Bieter erforderlich ist.
Wie unterscheidet sich das Offene vom Nichtoffenen Verfahren?
Beim Offenen Verfahren können alle interessierten Unternehmen direkt ein Angebot abgeben, während beim Nichtoffenen Verfahren zunächst eine Vorauswahl durch Teilnahmewettbewerb erfolgt. Das Offene Verfahren ist einstufig, das Nichtoffene zweistufig aufgebaut.
Welche Fristen gelten im Offenen Verfahren?
Die Mindestfrist für die Angebotsabgabe beträgt bei EU-weiten Ausschreibungen 35 Tage ab Versendung der Bekanntmachung. Bei nationalen Vergaben können kürzere Fristen gelten. Die Bindefrist für Angebote beträgt mindestens 30 Tage nach Ablauf der Angebotsfrist.
Können Angebote nach Einreichung noch geändert werden?
Grundsätzlich sind eingereichte Angebote bindend und können nicht mehr geändert werden. Nur bei offensichtlichen Rechen- oder Schreibfehlern ist eine Korrektur möglich. Nachverhandlungen sind im Offenen Verfahren nicht zulässig, im Gegensatz zum Verhandlungsverfahren.
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