Einkaufslexikon
Nichtoffenes Verfahren: Definition und Anwendung im Beschaffungswesen
November 19, 2025
Das Nichtoffene Verfahren ist ein zentrales Vergabeverfahren im öffentlichen Beschaffungswesen, bei dem nur ausgewählte Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Im Gegensatz zum offenen Verfahren erfolgt hier eine Vorauswahl geeigneter Bieter durch den Auftraggeber. Erfahren Sie im Folgenden, was das Nichtoffene Verfahren charakterisiert, welche Prozessschritte zu beachten sind und wie sich aktuelle Entwicklungen auf die Vergabepraxis auswirken.
Key Facts
- Beschränktes Vergabeverfahren mit Vorauswahl qualifizierter Bieter
- Mindestens drei Unternehmen müssen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden
- Zweistufiges Verfahren: Teilnahmewettbewerb und anschließende Angebotsphase
- Anwendung bei komplexen Beschaffungen oder begrenztem Bieterkreis
- Verkürzte Verfahrensdauer im Vergleich zum offenen Verfahren
Inhalt
Was ist Nichtoffenes Verfahren?
Das Nichtoffene Verfahren stellt eine strukturierte Vergabemethode dar, die eine gezielte Bieterauswahl ermöglicht.
Grundlegende Charakteristika
Ein Nichtoffenes Verfahren zeichnet sich durch die beschränkte Teilnehmerzahl aus. Der Auftraggeber führt zunächst einen Teilnahmewettbewerb durch, um geeignete Kandidaten zu identifizieren. Anschließend werden nur diese ausgewählten Unternehmen zur Angebotsabgabe eingeladen.
- Zweistufiger Auswahlprozess
- Begrenzte Anzahl eingeladener Bieter
- Fokus auf Qualifikation und Eignung
Nichtoffenes vs. Offenes Verfahren
Im Unterschied zum offenen Verfahren können sich nicht alle interessierten Unternehmen direkt bewerben. Die Vorauswahl erfolgt anhand definierter Eignungskriterien, wodurch eine höhere Angebotsqualität erreicht wird.
Bedeutung im Einkauf
Das Verfahren eignet sich besonders für komplexe Beschaffungen, bei denen spezielle Fachkenntnisse oder Zertifizierungen erforderlich sind. Es reduziert den Prüfungsaufwand und verbessert die Erfolgsaussichten qualifizierter Anbieter.
Prozessschritte und Verantwortlichkeiten
Die systematische Durchführung eines Nichtoffenen Verfahrens erfordert eine strukturierte Herangehensweise mit klar definierten Phasen.
Vorbereitung und Teilnahmewettbewerb
Der Prozess beginnt mit der Veröffentlichung einer Bekanntmachung, die zur Teilnahme am Wettbewerb auffordert. Interessierte Unternehmen reichen ihre Bewerbungsunterlagen ein, die anhand der Eignungskriterien bewertet werden.
- Erstellung der Vergabeunterlagen
- Definition der Auswahlkriterien
- Bewertung der Teilnahmeanträge
Angebotsphase und Bewertung
Nach der Bieterauswahl erfolgt die Aufforderung zur Angebotsabgabe. Die eingegangenen Angebote werden gemäß der festgelegten Zuschlagskriterien bewertet. Eine Wertungsmatrix unterstützt die objektive Bewertung.
Zuschlag und Dokumentation
Die Vergabeentscheidung wird dokumentiert und allen Bietern mitgeteilt. Eine vollständige Dokumentation in der Vergabeakte gewährleistet die Nachvollziehbarkeit des Verfahrens.
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Wichtige KPIs und Zielgrößen für Nichtoffenes Verfahren
Spezifische Kennzahlen ermöglichen die Bewertung der Verfahrenseffizienz und -qualität.
Verfahrensdauer und Effizienz
Die durchschnittliche Verfahrensdauer vom Teilnahmewettbewerb bis zum Zuschlag ist ein wichtiger Indikator. Zielwerte liegen typischerweise 20-30% unter denen offener Verfahren.
- Zeit bis zur Bieterauswahl
- Gesamte Verfahrensdauer
- Bearbeitungsaufwand pro Angebot
Angebotsqualität und Erfolgsquote
Das Verhältnis verwertbarer zu unverwertbaren Angeboten zeigt die Qualität der Bieterauswahl. Eine hohe Quote verwertbarer Angebote bestätigt die Wirksamkeit der Eignungskriterien.
Kosteneffizienz
Die Relation zwischen erzielten Einsparungen und Verfahrenskosten bewertet die wirtschaftliche Vorteilhaftigkeit. Ein Scoring-Modell kann verschiedene Kostenfaktoren systematisch erfassen und bewerten.
Prozessrisiken und Gegenmaßnahmen in Nichtoffenes Verfahren
Die beschränkte Bieterauswahl birgt spezifische Risiken, die durch geeignete Maßnahmen minimiert werden können.
Diskriminierungsrisiko
Eine unzureichend begründete Bieterauswahl kann zu Diskriminierungsvorwürfen führen. Transparente Eignungskriterien und eine nachvollziehbare Dokumentation der Auswahlentscheidung sind essentiell.
- Objektive Bewertungsmaßstäbe definieren
- Auswahlentscheidungen dokumentieren
- Gleichbehandlungsgrundsatz beachten
Begrenzte Wettbewerbsintensität
Die reduzierte Bieterzahl kann zu weniger kompetitiven Preisen führen. Eine sorgfältige Marktanalyse und die Einladung einer ausreichenden Anzahl qualifizierter Bieter wirken diesem Risiko entgegen.
Rechtliche Anfechtungen
Nicht berücksichtigte Unternehmen können das Verfahren rechtlich anfechten. Eine präzise Leistungsbeschreibung und die Einhaltung aller Verfahrensvorschriften reduzieren das Anfechtungsrisiko erheblich.
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Praxisbeispiel
Ein Stadtwerk plant die Beschaffung einer komplexen IT-Infrastruktur für das Energiemanagement. Aufgrund der hohen technischen Anforderungen und notwendigen Zertifizierungen führt es ein Nichtoffenes Verfahren durch. Nach der Bekanntmachung bewerben sich 15 Unternehmen um die Teilnahme. Anhand definierter Kriterien wie Referenzen, Zertifizierungen und Personalqualifikation werden fünf Bieter ausgewählt und zur Angebotsabgabe eingeladen. Das Verfahren reduziert den Prüfungsaufwand erheblich und führt zu qualitativ hochwertigen Angeboten.
- Klare Definition der technischen Anforderungen
- Strukturierte Bewertung der Teilnahmeanträge
- Fokussierte Angebotsprüfung bei ausgewählten Bietern
Aktuelle Entwicklungen und Auswirkungen
Die Digitalisierung und neue Technologien verändern die Durchführung Nichtoffener Verfahren erheblich.
Digitale Vergabeplattformen
Moderne Electronic-Tendering-Systeme automatisieren wesentliche Prozessschritte. Die digitale Abwicklung reduziert Bearbeitungszeiten und verbessert die Transparenz für alle Beteiligten.
- Automatisierte Eignungsprüfung
- Digitale Angebotsbewertung
- Elektronische Kommunikation mit Bietern
KI-gestützte Bieterauswahl
Künstliche Intelligenz unterstützt zunehmend die Vorqualifikation von Bietern. Algorithmen analysieren Unternehmensdaten und Referenzen, um die geeignetsten Kandidaten zu identifizieren. Dies erhöht die Objektivität der Auswahlentscheidung.
Nachhaltigkeitskriterien
Umwelt- und Sozialstandards gewinnen als Auswahlkriterien an Bedeutung. Auftraggeber integrieren verstärkt Nachhaltigkeitsaspekte in ihre Bewertungskriterien, was die Anforderungen an die Bieterqualifikation erweitert.
Fazit
Das Nichtoffene Verfahren bietet eine effiziente Alternative zum offenen Verfahren, wenn qualifizierte Bieter gezielt ausgewählt werden sollen. Die zweistufige Struktur reduziert den Prüfungsaufwand und verbessert die Angebotsqualität erheblich. Digitale Technologien und KI-gestützte Auswahlprozesse werden die Effizienz weiter steigern. Entscheidend für den Erfolg bleibt die transparente Definition der Auswahlkriterien und die sorgfältige Dokumentation aller Verfahrensschritte.
FAQ
Wann ist ein Nichtoffenes Verfahren sinnvoll?
Ein Nichtoffenes Verfahren eignet sich bei komplexen Beschaffungen mit hohen Qualifikationsanforderungen, begrenztem Bieterkreis oder wenn eine Vorauswahl die Angebotsqualität verbessert. Besonders bei technisch anspruchsvollen Leistungen oder spezialisierten Dienstleistungen ist es vorteilhaft.
Wie viele Bieter müssen mindestens eingeladen werden?
Nach deutschem Vergaberecht müssen mindestens drei Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, sofern eine ausreichende Anzahl geeigneter Bewerber vorhanden ist. Bei EU-weiten Verfahren gelten teilweise abweichende Mindestanzahlen je nach Verfahrensart.
Welche Auswahlkriterien sind zulässig?
Zulässige Kriterien umfassen fachliche Eignung, Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit und Referenzen. Die Kriterien müssen objektiv, transparent und verhältnismäßig sein. Diskriminierende oder unverhältnismäßige Anforderungen sind unzulässig und können zur Verfahrensanfechtung führen.
Wie unterscheidet sich die Dokumentationspflicht?
Die Dokumentation muss sowohl die Auswahlentscheidung im Teilnahmewettbewerb als auch die Angebotsbewertung umfassen. Besondere Sorgfalt erfordert die Begründung der Bieterauswahl, da diese häufig Gegenstand rechtlicher Überprüfungen ist.
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