Im Webinar „Der BME-Award Gewinner – Wie VEMAG mit KI Einkaufssignale entschlüsselt“ zeigen Steen Bösche (Projektmanager für Digitalisierung, VEMAG) und Melinda Behncke (Geschäftsentwicklung, Tacto), wie VEMAG mit der KI-unterstützten Einkaufsstrategie nicht nur Einsparpotenziale realisiert hat, sondern auch den BME Procurement Excellence Award gewonnen hat. Dieser Erfolg beruht auf der Fähigkeit, Verhandlungen zu stärken, die Transparenz im Einkaufsprozess zu erhöhen und Kostenpotenziale effizient zu identifizieren.

Ausgangslage – Verbesserung der Verhandlungsgrundlagen und Effizienzsteigerung

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Bei VEMAG war der Einkauf zunächst von verstreuten Informationen und manuellen Prozessen geprägt. Preisveränderungen, Marktbewegungen und Lieferantendaten waren in verschiedenen Systemen gespeichert, was die schnelle und präzise Analyse erschwerte. Die Verhandlungen basierten häufig auf individuellen Einschätzungen und Erfahrungswerten, ohne eine systematische Datenbasis.

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Die Herausforderung bestand darin, mehr Transparenz und Klarheit in die Einkaufsprozesse zu bringen und den Verhandlungsprozess auf eine fundiertere, datengestützte Basis zu stellen. Ziel war es, mit KI-unterstützten Lösungen automatisch Einkaufssignale zu entschlüsseln, um so schnellere und bessere Entscheidungen treffen zu können.

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KI als Hebel – Wie intelligente Systeme Einkaufssignale sichtbar machen

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Mit der Einführung von Tacto hat VEMAG einen KI-gestützten Ansatz implementiert, der es ermöglicht, Einkaufssignale automatisch zu erkennen und Einsparpotenziale frühzeitig sichtbar zu machen. Durch die nahtlose ERP-Integration werden alle relevanten Daten, wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferanteninformationen, direkt ausgewertet, ohne Medienbrüche.

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Schlüsselfunktionen der Lösung bei VEMAG:

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• Automatische Analyse: KI-Agenten durchsuchen die Einkaufsdaten kontinuierlich nach Einsparpotenzialen und leiten relevante Hinweise direkt an die Einkäufer weiter.
• Proaktive Empfehlungen: Das System erkennt automatisch, wann Mengenanpassungen, alternative Lieferanten oder Marktveränderungen Einsparpotenziale bieten und gibt entsprechende Handlungsempfehlungen.
• Lernende Optimierung: Durch Feedback der Einkäufer werden die Analyseprozesse fortlaufend verfeinert, was Fehlalarme reduziert und Zielgerichtetheit erhöht.

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Umsetzung – Technische Implementierung und erfolgreiche Befähigung

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Die Implementierung der KI-Lösung war nicht nur eine technische Herausforderung, sondern auch eine kulturelle Veränderung. VEMAG setzte auf ein starkes Change-Management und engagierte frühzeitig alle relevanten Teammitglieder. So wurde das Einkaufsteam nicht nur mit der Technologie vertraut gemacht, sondern auch befähigt, die gewonnenen Erkenntnisse aktiv in Verhandlungen umzusetzen.

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Das Team von VEMAG hat sich intensiv mit den KI-generierten Hinweisen beschäftigt, diese geprüft und auf Basis der Daten fundierte Entscheidungen getroffen. So wurde Transparenz über die gesamte Lieferantenbasis und alle Bestellmengen geschaffen, und das Einkaufsteam kann nun schneller und gezielter agieren.

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Ergebnisse – Einsparungen, Transparenz und weitere Implementierungen

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Die KI-gestützte Lösung hat VEMAG messbare Ergebnisse geliefert:

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• Einsparungen im sechsstelligen Bereich durch gezielte Verhandlungen, basierend auf präzisen Einkaufssignalen.
• Mehr als 1.500 vermiedene Anlieferungen pro Jahr durch optimierte Bestellmengen und konsolidierte Lieferungen.
• Reduzierte Prozesskosten durch eine effizientere Handhabung von Bestell- und Lieferprozessen.
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Dank dieser erfolgreichen Umsetzung erhielt VEMAG den BME Procurement Excellence Award, was die Wirkung und den Erfolg des Projekts unterstreicht. VEMAG plant, den Einsatz von KI weiter auszubauen, um auch in anderen Bereichen wie Mengenkontrakten und Prozessoptimierungen noch effizienter zu werden.

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Fazit – Erfolgreiche KI-Transformation im Einkauf

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Das Beispiel VEMAG zeigt eindrucksvoll, wie KI und automatisierte Analysen den Einkauf effizienter und transparenter machen können. VEMAG hat nicht nur Kostenpotenziale identifiziert und Einsparungen realisiert, sondern die Verhandlungsstärke des Einkaufs durch faktenbasierte Argumente entscheidend gestärkt. Die BME Procurement Excellence Award Auszeichnung belegt den Erfolg der KI-gestützten Einkaufslösung.

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Im Webinar berichten Steen Bösche (VEMAG) und Melinda Behncke (Tacto), wie die KI-gestützte Lösung bei VEMAG nicht nur die tägliche Arbeit im Einkauf revolutioniert hat, sondern auch mit dem BME Procurement Excellence Award ausgezeichnet wurde. Zudem erläutern sie die nächsten Schritte, um die Einkaufsorganisation weiterhin effizienter zu gestalten.