Die VEMAG Maschinenbau GmbH, Verden/Aller, ist einer der weltweit führenden Maschinenbauer in der Entwicklung, der Produktion und dem Vertrieb von hochwertigen Füll-, Portionier-, Form- und Beladesystemen. Das Unternehmen fertigt die Maschinen und Module ausschließlich am Standort in Verden. Hergestellt werden effiziente Lösungen für das Handwerk, den Mittelstand und die Industrie. Dazu kommen unter anderem die Bereiche Sonderkonstruktion und ein umfassendes Serviceangebot. Das Unternehmen mit über 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist weltweit aktiv und erreicht einen Exportanteil von rund 85 %.

VEMAG wollte den Einkauf von einer operativ geprägten Funktion zu einer modernen, KI-gestützten Steuerungseinheit weiterentwickeln. Eine der zentralen Anforderungen war die Optimierung wichtiger Einkaufskennzahlen durch intelligente Analysen sowie die Automatisierung wiederkehrender Prozesse mithilfe von KI-Agenten, um den administrativen Aufwand zu reduzieren und Einsparpotenziale gezielt zu heben.
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Im ersten Schritt liegt der Fokus auf der systematischen Analyse von B- und C-Teilen, die häufig als versteckte Kostentreiber wirken. Durch KI-gestützte Auswertungen sollen Preisstrukturen transparenter werden, Abweichungen frühzeitig erkannt und klare Empfehlungen für neue Mengenkontrakte oder angepasste Losgrößen abgeleitet werden.

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Darüber hinaus soll die Kommunikation mit Lieferanten stärker zentralisiert und durch automatisierte Workflows unterstützt werden. Anspruchsvolle Abstimmungs- und Freigabeprozesse, die bislang zeitintensiv und fehleranfällig waren, werden durch intelligente Agenten vereinfacht und beschleunigt. So entsteht eine Einkaufssystematik, die Transparenz, Geschwindigkeit und Einsparungen nachhaltig miteinander verbindet.

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Im Rahmen der gemeinsamen Transformation mit Tacto wurde festgelegt, die Einkaufsprozesse umfassend zu automatisieren, KI-gestützte Analysen konsequent zur Identifikation und Realisierung von Einsparpotenzialen einzusetzen und Entscheidungen auf einer einheitlichen, verlässlichen Datenbasis zu treffen. Auf dieser Grundlage soll der Einkauf langfristig befähigt werden, Einsparungen proaktiv zu realisieren und den eigenen Wertbeitrag messbar zu steigern.

Mit der Strategie „Einkauf 2027“ verfolgt VEMAG das Ziel, den Einkauf konsequent zu einer modernen, KI-gestützten Organisation weiterzuentwickeln. Operative Routinen sollen dabei zunehmend von intelligenten Agenten übernommen werden, während sich das Einkaufsteam stärker auf strategische Entscheidungen und Wertschöpfung konzentriert.

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Zentrale Grundlage dieser Transformation ist das Procurement Intelligence Execution System von Tacto, das Bestell-, Preis- und Rechnungsdaten automatisiert zusammenführt und mit lernenden Algorithmen auswertet. So entsteht ein durchgängig intelligenter Datenfluss, der Einsparpotenziale systematisch erkennt und die Wirkung einzelner Kostenhebel transparent macht.

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Kern der Lösung ist die integrierte Spend Intelligence, die als Frühwarnsystem für den Einkauf fungiert: Sie identifiziert Preisausreißer, analysiert Abweichungen in Preis- und Mengenentwicklungen und liefert den Einkäufern konkrete Handlungsempfehlungen, um optimale Verhandlungsergebnisse zu erzielen.

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Durch diese KI-basierte Transparenz konnte VEMAG bereits über 430.000 € an Einsparungen realisieren – insbesondere in Bereichen mit hohem Transaktionsvolumen und vielen B- und C-Teilen, die bislang wenig Aufmerksamkeit erhielten. Die KI-Agenten unterstützen das Team heute dabei, Mengen- und Vertragsstrukturen gezielt zu optimieren, Verhandlungsspielräume zu erkennen und Einsparungen messbar umzusetzen.

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Damit entwickelt sich der Einkauf zunehmend zu einer proaktiven, intelligenten Organisation, die nicht nur reagiert, sondern Einsparpotenziale selbstständig erkennt, bewertet und realisiert – datenbasiert, KI-gestützt und strategisch wirksam.