Der moderne Einkauf steht im Zentrum zahlreicher Schnittstellen, von Qualität über Vertrieb bis zur Konstruktion. Fehlt hier Struktur, entstehen Reibungsverluste, Doppelarbeit und Abstimmungschaos. Im Webinar „Weniger Abstimmungsstress, mehr Tempo – Einkauf richtig orchestrieren“ zeigen Matthias Bohmann (Head of Procurement, Broetje-Automation) und Johannes Groll (Geschäftsführer Produktentwicklung, Tacto), wie Broetje-Automation seine Einkaufsorganisation neu aufgestellt hat: von fragmentierten Excel-Workarounds hin zu klar orchestrierten Schnittstellen, einer zentralen Datenbasis und einem rollenbasierten Berechtigungskonzept, das den Informationsfluss grundlegend verändert.

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Ausgangslage – Komplexität, Datensilos und hohe Abhängigkeiten

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Broetje-Automation ist ein führender Anbieter von Produktionssystemen für die Luft- und Raumfahrtindustrie und verfügt über eine internationale Lieferantenbasis. Durch die hohe Komplexität war Transparenz nur durch manuelle Aufbereitung möglich – fehleranfällig, zeitaufwendig und stark abhängig von Key Usern und IT.

Diese Struktur führte zu mehreren Problemen:

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• Einkaufskennzahlen waren nicht zentral verfügbar, Aktualität und Übersicht fehlten.
• Andere Bereiche waren stark von dem Einkauf, weil sie keine eigene Sicht auf Daten hatten.
• Nach Restrukturierungen und gleichzeitig steigendem Auftragsvolumen stieg die Belastung im Einkauf deutlich.
  

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Rollenbasiertes Berechtigungskonzept als Dreh- und Angelpunkt

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Statt Informationen zentral im Einkauf zu bündeln und jede Anfrage manuell zu beantworten, werden Daten einmal zentral aufbereitet und dann zielgruppengerecht ausgespielt:

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• Vertrieb sieht direkt relevante Lieferanten- und Marktdaten für Angebotskalkulationen.
• Qualität kann Bewertungen, Audits und Dokumente selbst einsehen und pflegen.
• Buchhaltung greift auf Kreditorendaten, Zahlungsziele und Volumenübersichten zu.
• Management erhält verdichtete KPIs und Berichte in Echtzeit, ohne Reporting-Schleifen.
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Jede Rolle hat genau den Zugriff, den sie benötigt – nicht mehr und nicht weniger. Der Einkauf muss keine Ad-hoc-Reports mehr erstellen oder Daten verteilen, sondern steuert den Rahmen, in dem alle Stakeholder eigenständig arbeiten. Das entlastet das Team massiv, reduziert Rückfragen und beschleunigt Entscheidungen spürbar.

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Single Source of Truth als Basis

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Die technische Grundlage bildet eine zentrale Datenbasis, die das ERP-System mit Tacto verbindet. Daten werden einmal aufbereitet, tagesaktuell bereitgestellt und entlang der Rollenlogik ausgespielt. Damit entsteht eine Single Source of Truth, die Informationsbrüche eliminiert, Aktualität sicherstellt und Abhängigkeiten von Einzelpersonen abbaut.

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Weg von statischen Reports hin zu dynamischer Analytik

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Stakeholder erhalten unmittelbaren Zugriff auf aktuelle Kennzahlen. Lieferantenvolumina, Warengruppenentwicklungen und Performance-Daten sind jederzeit abrufbar, ohne dass der Einkauf manuell aggregieren oder verteilen muss. Entscheidungen basieren auf Echtzeitdaten.

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Zusammenarbeit entlang klarer Rollen

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Das Rollenmodell macht die Zusammenarbeit nicht nur effizienter, sondern strukturiert sie neu. Der Einkauf wird vom Daten-Hub zur Orchestrierungsinstanz, die Prozesse und Informationsflüsse vorgibt, statt sie operativ selbst abzuwickeln. Alle Bereiche – Management, Vertrieb, Qualität, operative Teams – greifen auf dieselbe Datenbasis zu und arbeiten entlang definierter Zuständigkeiten. So entsteht eine neue Klarheit, wer wann welche Information nutzt, ohne ständige Abstimmungsrunden.

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Fazit

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Broetje-Automation zeigt exemplarisch, wie ein klar strukturiertes Rollen- und Berechtigungskonzept die Art verändert, wie Einkaufsorganisationen arbeiten. Anstatt Informationsdrehscheibe zu sein, definiert der Einkauf die Regeln – und alle Stakeholder greifen direkt auf dieselbe Datenbasis zu. Das reduziert Abstimmungsaufwand, beschleunigt Prozesse und verschiebt die Rolle des Einkaufs hin zur Orchestrierung. Eine zentrale Datenbasis und klar geregelte Rollen machen aus Komplexität Geschwindigkeit.

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Im Webinar berichten Matthias Bohmann (Head of Procurement, Broetje-Automation) und Johannes Groll (Geschäftsführer Produktentwicklung, Tacto) aus der Praxis, wie Broetje-Automation durch zentrale Datenstrukturen und ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept seine Einkaufsorganisation neu aufgestellt hat – und damit Transparenz, Eigenständigkeit und Tempo geschaffen hat.

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