Viele Einkaufsabteilungen stehen heute vor der gleichen Herausforderung: zu viel manuelle Arbeit, zu wenig Zeit für Analysen. Besonders im Mittelstand binden verstreute Daten, Zertifikate und Reports wertvolle Kapazitäten – und verhindern, dass strategische Themen die Aufmerksamkeit bekommen, die sie verdienen.

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Im Webinar „Wie Meiller mit KI Routinen vereinfacht – und Analysen beschleunigt“ zeigen Manfred Strohmair (Einkaufsleiter, Meiller Aufzugtüren) und Simon Vötter (Kundenentwicklung, Tacto), wie sich Meiller Aufzugtüren Schritt für Schritt in Richtung Einkauf der Zukunft entwickelt – effizienter, datengetriebener und analytisch stärker.

Ausgangslage – viele Daten, wenig Transparenz

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Der Einkauf bei Meiller Aufzugtüren war schlank organisiert, aber stark von Einzelwissen abhängig. Informationen zu Lieferanten, Zertifikaten und Kennzahlen lagen verteilt über verschiedene Systeme, Excel-Listen und E-Mail-Postfächer. Das machte Auswertungen auf Knopfdruck unmöglich und führte zu einem hohen manuellen Aufwand – insbesondere bei Dokumentenmanagement und Analysen.

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Ziel war es, Transparenz zu schaffen, Abläufe zu vereinfachen und Routinetätigkeiten zu automatisieren, um Kapazität für wertschöpfende Themen zu gewinnen.

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Automatisiertes Dokumentenmanagement

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Ein zentraler Schritt war die Einführung eines intelligenten Dokumentenmanagements. Statt Zertifikate und Nachweise manuell zu pflegen, werden sie heute automatisch erkannt, klassifiziert und im System hinterlegt. Gültigkeit und Ablaufdaten werden überwacht, Änderungen dokumentiert und Erinnerungen automatisch versendet. Damit entfällt das Nachverfolgen in E-Mail-Threads oder Excel-Listen vollständig – die Ablage ist revisionssicher und tagesaktuell.

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Durch diese Automatisierung wurde aus einem wiederkehrenden Zeitfresser ein weitgehend selbstlaufender Prozess. Einkaufsteams werden aktiv benachrichtigt, bevor ein Dokument ausläuft, und können sich auf inhaltliche Bewertungen und Analysen konzentrieren.

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Analysen auf Knopfdruck

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Auch in der Auswertung von Einkaufsdaten hat Meiller Aufzugtüren den nächsten Schritt gemacht: KPI-Reports, Preisentwicklungen und Lieferantenbewertungen werden heute dynamisch erstellt und sind jederzeit abrufbar. Vergleiche zwischen Lieferanten, Warengruppen oder Standorten lassen sich in Echtzeit durchführen – ohne Excel-Formeln oder manuelle Datensätze. Das neue System sorgt für ein einheitliches Verständnis der Kennzahlen im gesamten Einkauf. Trends, Abweichungen und Potenziale werden unmittelbar sichtbar – und bilden die Grundlage für gezielte Maßnahmen und faktenbasierte Diskussionen.

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KI als Befähiger des Einkaufs

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Die Vision von Meiller Aufzugtüren geht über reine Automatisierung hinaus: KI dient als Werkzeug, das analytische Fähigkeiten erweitert und Wissen im Einkauf besser nutzbar macht. Sie hilft, Daten zu strukturieren, Zusammenhänge zu erkennen und Analysen effizienter zu gestalten – unabhängig davon, ob es um Lieferantenperformance, Preisentwicklungen oder Zertifikatsstatus geht. Dadurch wird der Einkauf zu einer datenorientierten Schnittstelle zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen. Informationen fließen schneller, Transparenz steigt, und Teams können sich auf inhaltliche und strategische Fragestellungen konzentrieren, statt auf Datensammlung und Pflege.

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Fazit – von Routinen zu Erkenntnissen

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Das Beispiel Meiller Aufzugtüren zeigt, wie der gezielte Einsatz von KI Prozesse verschlankt, Wissen zentralisiert und analytische Fähigkeiten im Einkauf stärkt. Routineaufgaben werden automatisiert, Auswertungen beschleunigt und Daten zu einem echten Werkzeug für Transparenz und Zusammenarbeit.

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Im Webinar berichten Manfred Strohmair (Meiller Aufzugtüren) und Simon Vötter (Tacto), wie diese Transformation umgesetzt wurde – und welche Rolle KI bereits heute in der täglichen Einkaufsarbeit spielt.

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