Einkaufslexikon
Prozesskosten: Definition, Berechnung und Steuerung im Einkauf
November 19, 2025
Prozesskosten bezeichnen die Gesamtheit aller Kosten, die durch die Durchführung von Geschäftsprozessen entstehen. Im Einkauf umfassen sie sämtliche Aufwendungen für Beschaffungsaktivitäten – von der Bedarfsermittlung bis zur Rechnungsbearbeitung. Eine präzise Erfassung und Steuerung dieser Kosten ist entscheidend für die Optimierung der Beschaffungseffizienz. Erfahren Sie im Folgenden, was Prozesskosten sind, wie sie berechnet werden und welche Methoden zur Kostensenkung existieren.
Key Facts
- Prozesskosten entstehen durch alle Aktivitäten eines Beschaffungsprozesses
- Sie umfassen Personal-, Sach- und Gemeinkosten der Einkaufsorganisation
- Typische Kostentreiber sind Bestellhäufigkeit, Lieferantenanzahl und Komplexität
- Prozesskostenrechnung ermöglicht verursachungsgerechte Kostenzuordnung
- Digitalisierung kann Prozesskosten um 20-40% reduzieren
Inhalt
Definition: Prozesskosten
Prozesskosten sind alle Kosten, die bei der Durchführung von Geschäftsprozessen anfallen und sich verursachungsgerecht den jeweiligen Aktivitäten zuordnen lassen.
Grundlegende Bestandteile von Prozesskosten
Prozesskosten setzen sich aus verschiedenen Kostenarten zusammen:
- Personalkosten für alle beteiligten Mitarbeiter
- Sachkosten wie IT-Systeme, Büromaterial und Kommunikation
- Gemeinkosten für Infrastruktur und Verwaltung
- Opportunitätskosten durch Kapitalbindung
Prozesskosten vs. traditionelle Kostenrechnung
Im Gegensatz zur klassischen Kostenstellenrechnung erfolgt bei der Prozesskostenrechnung eine aktivitätsbezogene Kostenzuordnung. Dies ermöglicht eine präzisere Kalkulation und bessere Entscheidungsgrundlagen für Optimierungsmaßnahmen.
Bedeutung von Prozesskosten im Einkauf
Für Einkaufsorganisationen sind Prozesskosten ein kritischer Erfolgsfaktor. Sie beeinflussen die Total Cost of Ownership erheblich und können bei ineffizienten Abläufen bis zu 15% des Einkaufsvolumens ausmachen.
Methoden und Vorgehensweisen
Die systematische Erfassung und Optimierung von Prozesskosten erfordert strukturierte Methoden und bewährte Vorgehensweisen.
Activity-Based Costing (ABC)
Das Activity-Based Costing ordnet Kosten direkt den verursachenden Aktivitäten zu. Dabei werden Kostentreiber identifiziert und Kostensätze pro Aktivität ermittelt. Diese Methode bietet hohe Transparenz über die tatsächlichen Prozesskosten einzelner Beschaffungsvorgänge.
Prozessanalyse und Wertstromanalyse
Durch detaillierte Prozessanalysen lassen sich Ineffizienzen und Kostentreiber identifizieren. Die Wertanalyse hilft dabei, wertschöpfende von nicht-wertschöpfenden Aktivitäten zu unterscheiden und Optimierungspotenziale aufzudecken.
Benchmarking und Kennzahlenvergleich
Der Vergleich mit internen und externen Benchmarks ermöglicht die Bewertung der eigenen Prozesseffizienz. Wichtige Kennzahlen sind Kosten pro Bestellung, Durchlaufzeiten und Automatisierungsgrad der Beschaffungsprozesse.
Tacto Intelligence
Vereint tiefes Einkaufswissen mit den leistungsstärksten KI-Agenten für einen starken Einkauf.
Kennzahlen zur Steuerung von Prozesskosten
Effektive Kennzahlen ermöglichen die kontinuierliche Überwachung und Optimierung von Prozesskosten im Einkauf.
Kostenkennzahlen pro Transaktion
Die Bestellkosten pro Vorgang sind eine zentrale Kennzahl. Sie umfassen alle Aufwendungen von der Bedarfsanforderung bis zur Rechnungsbearbeitung. Typische Werte liegen zwischen 50-200 Euro pro Bestellung, abhängig von Komplexität und Automatisierungsgrad.
Prozesseffizienz-Indikatoren
Durchlaufzeiten, Automatisierungsgrad und Fehlerquoten messen die operative Effizienz. Ein hoher Automatisierungsgrad korreliert meist mit niedrigeren Prozesskosten und höherer Prozessqualität.
ROI-Kennzahlen für Optimierungsmaßnahmen
Der ROI im Einkauf bewertet die Wirtschaftlichkeit von Prozessverbesserungen. Investitionen in Digitalisierung amortisieren sich typischerweise innerhalb von 12-24 Monaten durch reduzierte Prozesskosten.
Risiken, Abhängigkeiten und Gegenmaßnahmen
Bei der Steuerung von Prozesskosten bestehen verschiedene Risiken, die durch geeignete Maßnahmen minimiert werden können.
Unvollständige Kostenerfassung
Versteckte oder nicht erfasste Kosten führen zu Fehlentscheidungen. Besonders indirekte Kosten wie Koordinationsaufwand oder Qualitätsprüfungen werden oft übersehen. Eine vollständige Kostentreiberanalyse schafft Transparenz.
Überoptimierung einzelner Prozessschritte
Die isolierte Optimierung einzelner Aktivitäten kann zu Suboptimierung führen. Wichtig ist eine ganzheitliche Betrachtung der gesamten Prozesskette unter Berücksichtigung von Schnittstellen und Abhängigkeiten zwischen den Prozessschritten.
Vernachlässigung von Qualitätsaspekten
Reine Kostenfokussierung kann zu Qualitätseinbußen führen. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kosteneffizienz und Prozessqualität ist entscheidend für nachhaltigen Erfolg im Einkauf.
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Praxisbeispiel
Ein mittelständisches Unternehmen analysierte seine Beschaffungsprozesskosten und stellte fest, dass 60% der Bestellungen einen Wert unter 500 Euro hatten, aber 40% der gesamten Prozesskosten verursachten. Durch Einführung eines elektronischen Katalogs für Standardartikel und automatisierte Genehmigungsworkflows konnten die Prozesskosten für diese Kleinstbestellungen um 70% reduziert werden.
- Implementierung eines Self-Service-Portals für Standardartikel
- Automatisierte Budgetprüfung und Genehmigung bis 500 Euro
- Digitale Rechnungsbearbeitung mit automatischem Abgleich
Trends & Entwicklungen rund um Prozesskosten
Die Digitalisierung und neue Technologien verändern die Struktur und Höhe von Prozesskosten im Einkauf grundlegend.
Automatisierung und KI-Integration
Künstliche Intelligenz und Robotic Process Automation (RPA) reduzieren manuelle Tätigkeiten erheblich. Automatisierte Bestellprozesse, intelligente Lieferantenbewertung und KI-gestützte Preisanalysen senken die Prozesskosten um durchschnittlich 30-50%.
Cloud-basierte Beschaffungsplattformen
Software-as-a-Service-Lösungen verlagern IT-Kosten von Investitions- zu Betriebskosten. Dies führt zu planbaren, variablen Kostenstrukturen und reduziert die Gesamtprozesskosten durch Skaleneffekte und automatisierte Updates.
Datengetriebene Kostenoptimierung
Advanced Analytics und Real-Time-Monitoring ermöglichen kontinuierliche Prozesskostenoptimierung. Predictive Analytics hilft dabei, Kostentreiber frühzeitig zu identifizieren und präventive Maßnahmen einzuleiten.
Fazit
Prozesskosten sind ein entscheidender Erfolgsfaktor für effiziente Beschaffungsorganisationen. Ihre systematische Erfassung und Optimierung ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen und verbesserte Servicequalität. Die Digitalisierung bietet dabei die größten Hebel zur nachhaltigen Prozesskostensenkung. Unternehmen, die ihre Prozesskosten transparent steuern, schaffen sich nachhaltige Wettbewerbsvorteile.
FAQ
Was sind die Hauptkostentreiber bei Prozesskosten?
Die wichtigsten Kostentreiber sind Personalaufwand für manuelle Tätigkeiten, IT-Systemkosten, Kommunikationsaufwand mit Lieferanten und interne Abstimmungsprozesse. Besonders komplex wird es bei individuellen Anfragen und Sonderbeschaffungen.
Wie lassen sich Prozesskosten am effektivsten reduzieren?
Die größten Einsparpotenziale liegen in der Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten, Standardisierung von Prozessen, Reduzierung der Lieferantenbasis und Implementierung von Self-Service-Lösungen für Standardbedarfe.
Welche Rolle spielt die Digitalisierung bei Prozesskosten?
Digitalisierung ist der wichtigste Hebel zur Prozesskostensenkung. E-Procurement-Systeme, automatisierte Workflows und KI-gestützte Analysen können die Prozesskosten um 30-50% reduzieren und gleichzeitig die Prozessqualität verbessern.
Wie berechnet man Prozesskosten korrekt?
Prozesskosten werden durch Multiplikation der Kostensätze pro Aktivität mit der Anzahl der durchgeführten Aktivitäten berechnet. Dabei müssen alle direkten und indirekten Kosten sowie Opportunitätskosten berücksichtigt werden.
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