Einkaufslexikon
Indirekte Beschaffung: Definition, Prozesse und strategische Bedeutung
November 19, 2025
Die Indirekte Beschaffung umfasst alle Einkaufsprozesse für Güter und Dienstleistungen, die nicht direkt in die Produktion einfließen. Dazu gehören Büromaterial, IT-Services, Facility Management oder Beratungsleistungen. Diese Beschaffungskategorie gewinnt zunehmend an strategischer Bedeutung, da sie erhebliche Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen ermöglicht. Erfahren Sie im Folgenden, was Indirekte Beschaffung ausmacht, welche Prozesse relevant sind und wie Sie diese optimal gestalten.
Key Facts
- Umfasst 20-40% der Gesamtbeschaffungskosten in Unternehmen
- Beinhaltet über 80% aller Lieferanten und Transaktionen
- Hohe Komplexität durch dezentrale Bedarfsträger und vielfältige Kategorien
- Digitalisierung ermöglicht bis zu 15% Kosteneinsparungen
- Strategische Bündelung kann Maverick Buying um 60% reduzieren
Inhalt
Was ist Indirekte Beschaffung?
Die Indirekte Beschaffung bezeichnet den systematischen Einkauf von Gütern und Dienstleistungen, die nicht unmittelbar in die Produktherstellung eingehen.
Kernbereiche der Indirekten Beschaffung
Die wichtigsten Kategorien umfassen:
- IT-Hardware, Software und Services
- Büroausstattung und Verbrauchsmaterialien
- Facility Management und Gebäudedienstleistungen
- Marketing- und Werbeleistungen
- Beratung, Schulungen und externe Dienstleistungen
Abgrenzung zur Direkten Beschaffung
Im Gegensatz zur direkten Beschaffung von Produktionsmaterialien zeichnet sich die indirekte Beschaffung durch dezentrale Bedarfsermittlung und heterogene Lieferantenstrukturen aus. Die Materialgruppen sind vielfältiger und erfordern spezifische Beschaffungsstrategien.
Bedeutung im modernen Einkauf
Die strategische Steuerung der indirekten Beschaffung ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen und Prozessoptimierungen. Durch professionelles Stakeholder-Management und strukturierte Bedarfsbündelung lassen sich Synergieeffekte realisieren.
Prozessschritte und Verantwortlichkeiten
Die erfolgreiche Umsetzung der indirekten Beschaffung erfordert strukturierte Prozesse und klare Verantwortlichkeiten zwischen zentralem Einkauf und dezentralen Bedarfsträgern.
Bedarfsmanagement und Kategorisierung
Der Prozess beginnt mit der systematischen Bedarfsanalyse und Kategorisierung aller indirekten Ausgaben. Dabei werden Spend-Analysen durchgeführt und Materialklassen definiert. Die Priorisierung erfolgt nach Ausgabenvolumen und strategischer Relevanz.
Lieferantenmanagement und Sourcing
Die Lieferantenauswahl erfolgt über strukturierte Angebotsanfragen und Eignungsprüfungen. Je nach Kategorie kommen Single-Sourcing oder Multiple-Sourcing Strategien zum Einsatz.
Operative Abwicklung und Kontrolle
Die operative Umsetzung erfolgt über definierte Approval-Workflows und elektronische Bestellsysteme. Regelmäßige Kontrollen verhindern Maverick Buying und gewährleisten die Einhaltung vereinbarter Konditionen.
Tacto Intelligence
Vereint tiefes Einkaufswissen mit den leistungsstärksten KI-Agenten für einen starken Einkauf.
Wichtige KPIs und Zielgrößen für Indirekte Beschaffung
Die Erfolgsmessung in der indirekten Beschaffung erfordert spezifische Kennzahlen, die sowohl Kosten- als auch Prozesseffizienz abbilden.
Kostenorientierte Kennzahlen
Der Anteil der indirekten Beschaffung an den Gesamtkosten liegt typischerweise bei 20-40%. Cost Avoidance durch Bündelungseffekte und Verhandlungen wird separat erfasst. Die Maverick-Buying-Rate sollte unter 10% liegen, um Kostendisziplin zu gewährleisten.
Prozesseffizienz und Automatisierung
Die durchschnittliche Bestellabwicklungszeit (Purchase-to-Pay-Cycle) ist ein kritischer Indikator für Prozesseffizienz. Der Automatisierungsgrad bei Standardbestellungen sollte über 80% erreichen. Die Anzahl der Lieferanten pro Kategorie zeigt den Konsolidierungsfortschritt auf.
Compliance und Qualitätskennzahlen
Die Einhaltung von Approval-Workflows wird durch die Workflow-Compliance-Rate gemessen. Lieferantenbewertungen und Service-Level-Agreements dokumentieren die Qualitätsentwicklung. Reklamationsmanagement-Kennzahlen zeigen Verbesserungspotentiale auf.
Risiken, Abhängigkeiten und Gegenmaßnahmen
Die indirekte Beschaffung birgt spezifische Risiken, die durch ihre Dezentralität und Komplexität verstärkt werden.
Compliance und Governance-Risiken
Dezentrale Beschaffungsentscheidungen können zu Compliance-Verstößen und unautorisierten Ausgaben führen. Maverick Buying untergräbt Vertragskonditionen und Kostenziele. Klare Einkaufsrichtlinien und Delegation of Authority sind essentiell.
Lieferantenkonzentration und Abhängigkeiten
Kritische Services wie IT oder Facility Management können zu Single Points of Failure werden. Supply Chain Resilience Management und Backup-Strategien minimieren Ausfallrisiken. Regelmäßige Marktbeobachtung identifiziert alternative Anbieter.
Kostenintransparenz und Budget-Überschreitungen
Fehlende Spend-Transparenz erschwert die Kostenkontrolle erheblich. Unkoordinierte Einzelbeschaffungen verhindern Skaleneffekte und führen zu überhöhten Preisen. Systematisches Benchmarking schafft Kostentransparenz.
Praxisbeispiel
Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen konsolidierte seine IT-Beschaffung durch eine zentrale Kategorienstrategie. Zunächst wurde eine umfassende Spend-Analyse durchgeführt, die 200 verschiedene IT-Lieferanten identifizierte. Durch strategische Bündelung wurden drei Preferred Supplier etabliert, die 80% des Volumens abdecken. Ein Self-Service-Portal mit vorkonfigurierten Katalogen reduzierte die Bestellabwicklungszeit von 5 auf 2 Tage.
- 15% Kosteneinsparung durch Volumenbündelung
- 60% Reduktion der Lieferantenanzahl
- Maverick-Buying-Rate von 25% auf 8% gesenkt
Trends & Entwicklungen rund um Indirekte Beschaffung
Die indirekte Beschaffung durchläuft einen tiefgreifenden Wandel, geprägt von Digitalisierung, Nachhaltigkeit und veränderten Arbeitsmodellen.
Digitale Transformation und KI-Integration
Die digitale Beschaffung revolutioniert die indirekten Kategorien durch automatisierte Bestellprozesse und intelligente Ausgabenanalysen. KI im Einkauf ermöglicht predictive Analytics für Bedarfsprognosen und automatisierte Lieferantenbewertungen. Self-Service-Portale reduzieren den administrativen Aufwand erheblich.
Nachhaltigkeit und ESG-Compliance
Nachhaltigkeitskriterien werden zunehmend in Ausschreibungen integriert. Das Lieferkettengesetz erfordert verstärkte Due-Diligence-Prozesse auch bei indirekten Lieferanten. Circular Economy-Ansätze gewinnen besonders bei IT-Hardware und Büroausstattung an Bedeutung.
Hybride Arbeitsmodelle und Service-Integration
Remote Work verändert die Nachfrage nach traditionellen Bürodienstleistungen grundlegend. Gleichzeitig steigt der Bedarf an digitalen Services und flexiblen Arbeitsplatzlösungen. Agile Beschaffung wird zur Anpassung an schnell verändernde Anforderungen eingesetzt.
Fazit
Die indirekte Beschaffung entwickelt sich von einer administrativen Funktion zu einem strategischen Wertschöpfungshebel. Durch systematische Kategorienstrategien, digitale Prozesse und professionelles Lieferantenmanagement lassen sich erhebliche Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen realisieren. Die erfolgreiche Transformation erfordert jedoch klare Governance-Strukturen und die konsequente Einbindung aller Stakeholder. Unternehmen, die diese Herausforderung meistern, schaffen nachhaltige Wettbewerbsvorteile.
FAQ
Was unterscheidet indirekte von direkter Beschaffung?
Indirekte Beschaffung umfasst alle Güter und Dienstleistungen, die nicht direkt in die Produktion eingehen, wie IT-Services, Büromaterial oder Beratung. Sie zeichnet sich durch dezentrale Bedarfsträger, heterogene Lieferantenstrukturen und komplexere Genehmigungsprozesse aus, während direkte Beschaffung produktionsrelevante Materialien zentral steuert.
Wie kann Maverick Buying in der indirekten Beschaffung verhindert werden?
Durch klare Einkaufsrichtlinien, elektronische Kataloge mit vorkonfigurierten Produkten, Self-Service-Portale und definierte Approval-Workflows. Regelmäßige Spend-Analysen identifizieren Abweichungen, während Schulungen das Bewusstsein für Compliance-Anforderungen schärfen. Preferred-Supplier-Programme vereinfachen die Lieferantenauswahl.
Welche Kategorien haben das höchste Einsparpotential?
IT-Hardware und Software bieten durch Standardisierung und Volumenbündelung oft 10-20% Einsparpotential. Facility Management und Reisekosten ermöglichen durch Rahmenverträge erhebliche Einsparungen. Marketing- und Beratungsleistungen profitieren von strukturierten Ausschreibungsprozessen und klaren Leistungsspezifikationen.
Wie wird die Digitalisierung die indirekte Beschaffung verändern?
KI-gestützte Bedarfsprognosen, automatisierte Bestellprozesse und intelligente Ausgabenanalysen werden Standard. Chatbots übernehmen einfache Bestellanfragen, während Machine Learning Anomalien in Ausgabenmustern erkennt. Blockchain-Technologie könnte Vertragsmanagement und Compliance-Nachweise revolutionieren.
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