RFQs (Requests for Quotation) sind weit mehr als eine Formalität im Tagesgeschäft. Richtig aufgesetzt, verwandeln sie verstreute Daten und Bauchgefühle in Wettbewerb, Preistransparenz und messbare Einsparungen. In dieser Aufnahme zeigen Simon Schaub (Kundenentwicklung, Tacto) und Jakob Hafner (Produktmanagement, Tacto), wie moderne Einkaufsorganisationen RFQs gezielt einsetzen: von der Identifikation der Potenziale über das strukturierte Anfragen bis hin zur Auswertung und zum Reporting der Savings.

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Ausgangslage – Warum traditionelle RFQs ihr Potenzial oft verfehlen

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Viele Einkaufsabteilungen arbeiten bei Preisanfragen noch mit Excel-Listen, E-Mail-Threads und manuellem Copy-Paste zwischen ERP, Dokumentenablagen und PDFs. Das kostet nicht nur Kapazität, sondern verhindert auch systematische Vergleiche: Angebote sind uneinheitlich, Rückmeldungen verstreut, der Überblick fehlt. Das Ergebnis ist, dass RFQs zu selten gestartet werden, Lieferantenwettbewerb bleibt unter seinen Möglichkeiten, und Preisbenchmarks fehlen.

Die Folgen zeigen sich deutlich in Zahlen:

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• 85 % der Einkaufsleiter kennen die jährliche Anzahl versendeter RFQs nicht.
• 78 % der Unternehmen verhandeln Preise ohne vorherige Vergleichsanfrage.
• Pro Einkäufer gehen im Schnitt 5 Stunden pro Woche für manuelle RFQ-Pflege in Outlook/Excel verloren.
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Unterlassene RFQs führen über das Jahr hinweg schnell zu sechs- bis siebenstelligen Mehrkosten. Die Einsparungen liegen sprichwörtlich auf der Straße, werden aber organisatorisch nicht systematisch eingesammelt.

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Zwei Einsparhebel: Cost Avoidance & Cost Reduction

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• Cost Avoidance: Drohende Preiserhöhungen werden mit Wettbewerbsangeboten abgewehrt. Angebotsrunden erhöhen den Druck, liefern belastbare Gegenargumente und stabilisieren Konditionen.
• Cost Reduction: Regelmäßiges Benchmarking zum richtigen Zeitpunkt identifiziert Preisniveaus im Markt – oft reichen die neuen Referenzwerte, um mit Bestandslieferanten zu besseren Konditionen zu kommen (ohne zwingenden Wechsel).
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Warum Timing zählt: Wer selten benchmarkt, „verpasst“ fallende Marktpreise – die Einkaufskurve bleibt oben, während der Markt bereits günstiger ist. Systematische RFQs nivellieren diese Lücke.

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Standardisierung, die Kapazität freisetzt

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Ein Kernproblem klassischer RFQs ist die Heterogenität der Rückläufe. Tacto setzt hier an:
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• Intuitives Setup direkt aus dem Artikelstamm; kein Lieferanten-Login nötig, Antworten können aus Standardformaten übernommen werden → höhere Rücklaufquote.
• Vergleichbarkeit out-of-the-box: Angebote werden einheitlich erfasst und lassen sich strukturiert auswerten – ohne manuelles Normalisieren in Excel.
• Mehr Lieferanten pro Anfrage – und damit mehr Wettbewerb – weil der administrative Aufwand sinkt.
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Effekt auf Prozesskosten: Abhängig von der Komplexität lassen sich 10–20 Stunden je RFQ einsparen. Diese Kapazität fließt in zusätzliche Anfragen, bessere Vorbereitung und sauberere Verhandlungen.

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Vom reaktiven Feuerlöschen zum proaktiven Einkaufsradar

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Statt RFQs nur aus akutem Anlass (Neuteile, Preiserhöhungen) zu starten, verschiebt Tacto den Modus auf proaktiv:
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• KI-Hinweise schlagen geeignete Zeitpunkte für Benchmarking vor.
• Markt- und Abhängigkeitsrisiken (z. B. Single Sourcing) werden sichtbar; Alternativlieferanten lassen sich gezielt evaluieren.
• Rundenbasierte RFQs erhöhen den Wettbewerb kontrolliert – „Best-and-Final“ wird zur Prozesslogik, nicht zur Ausnahme.

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Durchgängiger Prozess statt Insellösungen

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Tacto bündelt den gesamten Weg vom Potenzial bis zum Reporting:
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• Datenanalyse: Volumen-, Mengen- und Preistransparenz als Startpunkt.
• Hinweise/Signale: Wo bestehen Chancen, welche Artikel/Lieferanten bieten Hebel?
• Umsetzung: RFQs standardisiert aufsetzen, Angebote vergleichbar machen, in Runden nachsteuern.
• Tracking: Ergebnisse sauber dokumentieren, Savings attributieren und im Reporting sichtbar machen.
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Praxiswirkung: Statt reaktiver Anfragen (z. B. nur zur Abwehr von Preiserhöhungen) entsteht eine proaktive Taktung: gezieltes Benchmarking, wenn Marktfenster offen sind, und RFQs nicht nur für A-Teile, sondern skalierbar über den „benchmarkable spend“ hinweg.

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Fazit

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Wer RFQs standardisiert, datenbasiert und taktisch einsetzt, verschiebt die eigene Rolle vom Preisnehmer zum Gestalter:
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• Mehr Wettbewerb durch höhere Lieferantenbeteiligung und Angebotsrunden.
• Bessere Preise dank sauberer Benchmarks und belastbarer Argumente.
• Weniger Aufwand durch Standardisierung und Automatisierung der Vergleichslogik.
• Transparente Wirkung über eindeutiges Savings-Tracking bis ins Management-Reporting.

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Im Webinar erzählen Simon Schaub (Kundenentwicklung, Tacto) und Jakob Hafner (Produktmanagement, Tacto), wie Einkaufsorganisationen mit einem intelligenten RFQ-Prozess den Wettbewerb erhöhen, Kostenvorteile realisieren und Kapazitäten freisetzen können. Der Fokus liegt darauf, aus verstreuten Daten und manuellen Workflows eine klare, skalierbare Struktur zu schaffen, die sowohl operative Effizienz als auch strategische Wirkung entfaltet.

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