Einkaufslexikon
Three-Way Match: Dreifache Belegprüfung im Einkaufsprozess
November 19, 2025
Three-Way Match ist ein zentraler Kontrollmechanismus im Einkaufswesen, der die Übereinstimmung von Bestellung, Wareneingang und Rechnung sicherstellt. Dieser Prozess minimiert Fehler und Betrug durch systematische Abgleichung aller relevanten Belege vor der Rechnungsfreigabe. Erfahren Sie im Folgenden, was Three-Way Match genau bedeutet, wie der Prozess funktioniert und welche Vorteile er für Ihr Unternehmen bietet.
Key Facts
- Systematischer Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung vor Zahlungsfreigabe
- Reduziert Rechnungsfehler um bis zu 85% und verhindert Doppelzahlungen
- Automatisierbar durch moderne ERP-Systeme und E-Procurement-Lösungen
- Gesetzlich vorgeschrieben für bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen
- Durchschnittliche Bearbeitungszeit: 2-5 Werktage je nach Komplexität
Inhalt
Was ist Three-Way Match?
Three-Way Match bezeichnet einen strukturierten Kontrollprozess zur Validierung von Eingangsrechnungen durch Abgleich mit den entsprechenden Bestellungen und Wareneingangsdokumenten.
Kernkomponenten des Three-Way Match
Der Prozess basiert auf drei wesentlichen Dokumenten, die miteinander abgeglichen werden:
- Bestellung (Purchase Order) mit vereinbarten Konditionen und Mengen
- Wareneingangsbeleg mit tatsächlich gelieferten Mengen und Qualität
- Lieferantenrechnung mit fakturierten Positionen und Preisen
Three-Way Match vs. Two-Way Match
Im Gegensatz zum Two-Way Match, der nur Bestellung und Rechnung abgleicht, berücksichtigt der Three-Way Match zusätzlich den physischen Wareneingang. Dies gewährleistet eine vollständige Kontrolle über Menge, Qualität und Preise der tatsächlich erhaltenen Waren.
Bedeutung von Three-Way Match im Einkauf
Der Three-Way Match ist essentiell für die fachliche Rechnungsprüfung und unterstützt das Vier-Augen-Prinzip bei der Rechnungsbearbeitung. Er bildet die Grundlage für einen transparenten und nachvollziehbaren Purchase-to-Pay-Prozess.
Prozessschritte und Verantwortlichkeiten
Die systematische Durchführung des Three-Way Match erfordert klar definierte Prozessschritte und Verantwortlichkeiten zwischen Einkauf, Wareneingang und Kreditorenbuchhaltung.
Automatisierter Abgleichsprozess
Moderne ERP-Systeme führen den Three-Way Match automatisch durch, indem sie Bestellnummern, Artikelcodes und Mengen elektronisch abgleichen. Bei Übereinstimmung erfolgt die automatische Weiterleitung zur Rechnungsfreigabe.
- Automatische Toleranzprüfung für Mengen- und Preisabweichungen
- Elektronische Weiterleitung bei erfolgreicher Validierung
- Ausnahmebehandlung bei Abweichungen über definierten Schwellenwerten
Manuelle Prüfung bei Abweichungen
Abweichungen zwischen den drei Dokumenten erfordern eine manuelle Prüfung durch qualifizierte Mitarbeiter. Der Abweichungsworkflow für Mengen und Preise definiert die erforderlichen Eskalationsstufen.
Dokumentation und Archivierung
Alle Prüfschritte werden systematisch dokumentiert und archiviert, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Audit-Trails zu gewährleisten. Dies unterstützt die sachliche Rechnungsprüfung und ermöglicht nachträgliche Analysen.
Tacto Intelligence
Vereint tiefes Einkaufswissen mit den leistungsstärksten KI-Agenten für einen starken Einkauf.
Wichtige KPIs für Three-Way Match
Die Messung der Three-Way Match-Performance erfordert spezifische Kennzahlen, die Effizienz, Genauigkeit und Compliance des Prozesses bewerten.
Durchlaufzeit und Automatisierungsgrad
Die durchschnittliche Bearbeitungszeit vom Rechnungseingang bis zur Freigabe ist ein zentraler Indikator für die Prozesseffizienz. Der Automatisierungsgrad zeigt, welcher Anteil der Rechnungen ohne manuelle Eingriffe verarbeitet wird.
- Durchschnittliche Bearbeitungszeit: Zielwert unter 3 Werktagen
- Automatisierungsgrad: Angestrebte Quote über 80%
- First-Pass-Success-Rate bei automatischen Abgleichen
Fehlerquote und Abweichungsmanagement
Die Anzahl der Rechnungen mit Abweichungen im Verhältnis zur Gesamtmenge zeigt die Qualität der vorgelagerten Prozesse. Eine niedrige Abweichungsquote deutet auf gut funktionierende Bestellmanagement-Prozesse hin.
Kosteneinsparungen und ROI
Die durch Three-Way Match verhinderten Fehler und Doppelzahlungen lassen sich monetär bewerten. Diese Einsparungen im Verhältnis zu den Implementierungs- und Betriebskosten ergeben den Return on Investment des Prozesses.
Prozessrisiken und Gegenmaßnahmen in Three-Way Match
Trotz seiner Kontrollwirkung birgt der Three-Way Match spezifische Risiken, die durch geeignete Maßnahmen minimiert werden müssen.
Verzögerungen durch komplexe Abweichungen
Komplexe Mengen- oder Preisabweichungen können zu erheblichen Verzögerungen im Zahlungsprozess führen und Skontovorteile gefährden. Klare Eskalationsregeln und definierte Toleranzbereiche reduzieren diese Risiken.
- Definition von Toleranzschwellen für automatische Freigaben
- Zeitbasierte Eskalation bei längeren Bearbeitungszeiten
- Priorisierung nach Lieferantenwichtigkeit und Rechnungshöhe
Systemausfälle und Dateninkonsistenzen
Technische Störungen oder Dateninkonsistenzen zwischen verschiedenen Systemen können den Three-Way Match-Prozess unterbrechen. Redundante Systeme und regelmäßige Datenabgleiche gewährleisten die Kontinuität.
Compliance-Verstöße bei unvollständiger Dokumentation
Unvollständige oder fehlerhafte Dokumentation des Three-Way Match kann zu Compliance-Verstößen führen. Automatisierte Workflow-Regeln und systematische Archivierung minimieren diese Risiken und unterstützen Audit-Anforderungen.
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Praxisbeispiel
Ein mittelständisches Produktionsunternehmen implementiert einen automatisierten Three-Way Match für seine monatlich 2.500 Eingangsrechnungen. Das System gleicht automatisch Bestellungen aus dem ERP-System mit Wareneingangsbelegen und Lieferantenrechnungen ab. Bei einer Rechnung über Industriekomponenten im Wert von 15.000 Euro erkennt das System eine Mengenabweichung: bestellt wurden 100 Stück, geliefert und berechnet wurden jedoch 105 Stück. Der automatische Workflow leitet die Rechnung zur manuellen Prüfung an den Einkauf weiter, der die Mehrlieferung als berechtigt bestätigt und die Rechnung freigibt.
- Automatische Erkennung von 5% Mengenabweichung
- Weiterleitung an zuständigen Einkäufer binnen 2 Stunden
- Manuelle Prüfung und Freigabe innerhalb eines Arbeitstages
Aktuelle Entwicklungen und Auswirkungen
Die Digitalisierung und der Einsatz künstlicher Intelligenz revolutionieren den Three-Way Match-Prozess und ermöglichen neue Effizienzsteigerungen.
KI-gestützte Dokumentenerkennung
Künstliche Intelligenz automatisiert die Extraktion und Interpretation von Rechnungsdaten, auch bei unstrukturierten Dokumenten. Machine Learning-Algorithmen erkennen Muster und reduzieren manuelle Eingriffe um bis zu 70%.
- Optische Zeichenerkennung (OCR) für eingescannte Belege
- Intelligente Datenextraktion aus verschiedenen Dokumentformaten
- Selbstlernende Systeme für verbesserte Genauigkeit
Integration in E-Procurement-Plattformen
Moderne E-Procurement-Systeme integrieren den Three-Way Match nahtlos in den gesamten Beschaffungsprozess. Die ERP-Integration ermöglicht Echtzeitabgleiche und verkürzt Durchlaufzeiten erheblich.
Mobile Freigabeprozesse
Die mobile Freigabe von Three-Way Match-Ergebnissen beschleunigt Entscheidungsprozesse und erhöht die Flexibilität für Führungskräfte. Cloud-basierte Lösungen ermöglichen ortsunabhängige Bearbeitung kritischer Abweichungen.
Fazit
Three-Way Match ist ein unverzichtbarer Kontrollmechanismus für moderne Einkaufsorganisationen, der Transparenz, Compliance und Kosteneffizienz gewährleistet. Die Automatisierung durch KI und ERP-Integration reduziert manuelle Aufwände erheblich und beschleunigt Zahlungsprozesse. Unternehmen, die Three-Way Match systematisch implementieren, profitieren von reduzierten Rechnungsfehlern, verbesserten Lieferantenbeziehungen und gestärkter interner Kontrolle. Die kontinuierliche Optimierung der Toleranzschwellen und Workflow-Regeln maximiert den Nutzen dieses bewährten Prozesses.
FAQ
Was passiert bei Abweichungen im Three-Way Match?
Bei Abweichungen zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung wird die automatische Bearbeitung gestoppt und die Rechnung zur manuellen Prüfung weitergeleitet. Je nach Art und Höhe der Abweichung erfolgt eine Eskalation an den zuständigen Einkäufer oder Abteilungsleiter zur Klärung.
Wie hoch sollten die Toleranzschwellen beim Three-Way Match sein?
Typische Toleranzschwellen liegen bei 2-5% für Mengenabweichungen und 1-3% für Preisabweichungen. Die genauen Werte hängen von der Branche, Lieferantenqualität und Risikobereitschaft des Unternehmens ab. Zu enge Toleranzen führen zu vielen manuellen Prüfungen, zu weite erhöhen das Fehlerrisiko.
Welche Systeme unterstützen den Three-Way Match?
Moderne ERP-Systeme wie SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics bieten integrierte Three-Way Match-Funktionen. Spezialisierte E-Procurement-Lösungen und Invoice-Automation-Tools erweitern diese Funktionalitäten um KI-gestützte Dokumentenerkennung und erweiterte Workflow-Optionen.
Ist Three-Way Match für alle Rechnungsarten sinnvoll?
Three-Way Match eignet sich primär für Warenlieferungen mit physischem Wareneingang. Bei Dienstleistungsrechnungen oder wiederkehrenden Zahlungen wie Mieten ist oft ein Two-Way Match ausreichend, da kein Wareneingangsbeleg existiert. Die Entscheidung hängt vom Risikoprofil und der Transaktionsart ab.
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