Einkaufslexikon
Muss- und Kann-Kriterien: Definition und Anwendung in der Beschaffung
November 19, 2025
Muss- und Kann-Kriterien bilden das Fundament jeder strukturierten Lieferantenauswahl und Angebotsbewertung im Einkauf. Diese systematische Unterscheidung zwischen zwingend erforderlichen und wünschenswerten Anforderungen ermöglicht eine objektive und nachvollziehbare Entscheidungsfindung. Erfahren Sie im Folgenden, wie Sie diese Kriterien definieren, anwenden und optimal in Ihre Beschaffungsprozesse integrieren.
Key Facts
- Muss-Kriterien sind unverzichtbare Mindestanforderungen, die zur Teilnahme am Vergabeverfahren erfüllt werden müssen
- Kann-Kriterien dienen der Differenzierung zwischen qualifizierten Anbietern und fließen in die Bewertungsmatrix ein
- Die klare Trennung reduziert das Risiko von Rechtsstreitigkeiten und erhöht die Transparenz des Auswahlprozesses
- Beide Kriterientypen müssen bereits in der Ausschreibungsphase eindeutig definiert und kommuniziert werden
- Eine ausgewogene Balance zwischen Muss- und Kann-Kriterien optimiert sowohl Qualität als auch Wettbewerbsintensität
Inhalt
Definition: Muss- und Kann-Kriterien in der Beschaffung
Muss- und Kann-Kriterien strukturieren die Anforderungen in Beschaffungsprozessen nach ihrer Verbindlichkeit und ermöglichen eine systematische Lieferantenbewertung.
Grundlegende Charakteristika
Muss-Kriterien definieren unverzichtbare Mindestanforderungen, deren Nichterfüllung zum automatischen Ausschluss führt. Sie umfassen rechtliche Voraussetzungen, technische Spezifikationen und Qualitätsstandards.
- Binäre Bewertung (erfüllt/nicht erfüllt)
- Keine Kompensationsmöglichkeit durch andere Leistungen
- Rechtlich durchsetzbare Anforderungen
Muss- versus Kann-Kriterien
Kann-Kriterien ermöglichen die Differenzierung zwischen qualifizierten Anbietern und fließen gewichtet in die Bewertungsmatrix ein. Sie bewerten zusätzliche Leistungen, Innovationen und Mehrwerte.
Bedeutung im Einkauf
Die systematische Anwendung schafft Rechtssicherheit in Ausschreibungsverfahren und ermöglicht eine objektive Angebotsprüfung. Gleichzeitig wird der Wettbewerb gefördert, ohne Qualitätsstandards zu kompromittieren.
Methoden und Vorgehensweisen
Die strukturierte Entwicklung und Anwendung von Muss- und Kann-Kriterien folgt bewährten Methoden, die Objektivität und Rechtssicherheit gewährleisten.
Kriterienentwicklung und -kategorisierung
Die Ableitung erfolgt aus Bedarfsanalyse, Marktbetrachtung und rechtlichen Rahmenbedingungen. Ein systematischer Anforderungskatalog strukturiert alle Anforderungen nach Priorität und Verbindlichkeit.
- Stakeholder-Workshops zur Bedarfsermittlung
- Marktanalyse zur Machbarkeitsprüfung
- Rechtliche Validierung der Muss-Kriterien
Gewichtung und Bewertungslogik
Kann-Kriterien erhalten prozentuale Gewichtungen entsprechend ihrer strategischen Bedeutung. Die Scoring-Modelle definieren Bewertungsskalen und Punktevergabe für objektive Vergleichbarkeit.
Integration in Ausschreibungsdokumente
Die transparente Kommunikation in der Leistungsbeschreibung verhindert Missverständnisse und Nachfragen. Klare Abgrenzung und Bewertungsmaßstäbe schaffen Planungssicherheit für Bieter.
Tacto Intelligence
Vereint tiefes Einkaufswissen mit den leistungsstärksten KI-Agenten für einen starken Einkauf.
Wichtige KPIs für Muss- und Kann-Kriterien
Messbare Kennzahlen bewerten die Effektivität der Kriterienstruktur und optimieren zukünftige Ausschreibungsdesigns kontinuierlich.
Wettbewerbsintensität und Marktresponse
Die Anzahl qualifizierter Angebote pro Ausschreibung zeigt die Marktgängigkeit der Muss-Kriterien. Eine Ausschlussquote über 70% deutet auf zu restriktive Anforderungen hin.
- Durchschnittliche Anzahl Angebote pro Ausschreibung
- Ausschlussquote aufgrund nicht erfüllter Muss-Kriterien
- Nachfragequote zu Kriterieninterpretation
Bewertungsqualität und -konsistenz
Die Standardabweichung bei Kann-Kriterien-Bewertungen zwischen verschiedenen Bewertern misst die Objektivität. Geringe Abweichungen bestätigen klare Bewertungsmaßstäbe und konsistente Anwendung.
Beschaffungsergebnis und Zielerreichung
Der Erfüllungsgrad strategischer Beschaffungsziele durch die gewählten Lieferanten validiert die Kriterienstruktur. Zuschlagskriterien sollten messbare Verbesserungen in definierten Leistungsbereichen bewirken.
Risiken, Abhängigkeiten und Gegenmaßnahmen
Unausgewogene oder unklare Kriterienstrukturen können zu rechtlichen Problemen, eingeschränktem Wettbewerb und suboptimalen Beschaffungsergebnissen führen.
Rechtliche Risiken und Compliance
Zu restriktive Muss-Kriterien können den Wettbewerb unzulässig einschränken und zu Bieterrügen führen. Unklare Formulierungen schaffen Interpretationsspielräume und rechtliche Angriffsflächen.
- Regelmäßige Marktanalysen zur Machbarkeitsprüfung
- Juristische Validierung aller Muss-Kriterien
- Dokumentation der Kriterienableitung
Wettbewerbsverzerrung und Marktausschluss
Übermäßig spezifische Anforderungen können innovative Lösungsansätze ausschließen oder bestimmte Anbieter bevorzugen. Die Balance zwischen Qualitätsanspruch und Marktzugang erfordert kontinuierliche Justierung.
Bewertungsinkonsistenzen
Subjektive Interpretation von Kann-Kriterien gefährdet die Objektivität des Vergabeverfahrens. Standardisierte Bewertungsraster und Schulungen der Bewertungsteams minimieren diese Risiken erheblich.
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Praxisbeispiel
Ein Automobilhersteller schreibt IT-Services aus und definiert als Muss-Kriterien: ISO 27001-Zertifizierung, 24/7-Support und DSGVO-Compliance. Als Kann-Kriterien werden bewertet: Branchenerfahrung (25%), Innovationsgrad der Lösung (30%), Preis-Leistungs-Verhältnis (25%) und Nachhaltigkeit (20%). Von zwölf Bietern erfüllen acht die Muss-Kriterien und durchlaufen die detaillierte Bewertung der Kann-Kriterien.
- Klare Trennung verhindert Ausschluss qualifizierter Anbieter
- Gewichtung spiegelt strategische Prioritäten wider
- Transparente Kommunikation reduziert Rückfragen um 60%
Aktuelle Entwicklungen und Auswirkungen
Digitalisierung und Nachhaltigkeit prägen die Weiterentwicklung von Kriterienstrukturen in modernen Beschaffungsprozessen erheblich.
Digitale Transformation der Kriterienbewertung
KI-gestützte Systeme automatisieren die Bewertung von Muss-Kriterien und unterstützen die Gewichtung von Kann-Kriterien. Electronic Tendering Plattformen integrieren Bewertungslogiken direkt in den Ausschreibungsprozess.
Nachhaltigkeitskriterien als neue Dimension
ESG-Anforderungen entwickeln sich von Kann- zu Muss-Kriterien, insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern. Lieferkettentransparenz und CO2-Bilanzierung werden zunehmend zu unverzichtbaren Mindestanforderungen.
- Zertifizierungsnachweise als Muss-Kriterien
- Nachhaltigkeitsinnovationen als Kann-Kriterien
- Compliance-Dokumentation wird standardisiert
Agile Kriterienanpassung
Dynamische Märkte erfordern flexible Anpassungsmechanismen für Kriterienstrukturen. Rahmenabkommen ermöglichen iterative Kriterienentwicklung über mehrere Vergaberunden hinweg.
Fazit
Muss- und Kann-Kriterien bilden das Rückgrat professioneller Beschaffungsprozesse und gewährleisten sowohl Rechtssicherheit als auch optimale Ergebnisse. Die klare Trennung zwischen unverzichtbaren Mindestanforderungen und differenzierenden Bewertungskriterien schafft Transparenz für alle Beteiligten. Erfolgreiche Anwendung erfordert sorgfältige Vorbereitung, ausgewogene Strukturierung und konsequente Umsetzung. In einer zunehmend digitalisierten und nachhaltigkeitsorientierten Beschaffungslandschaft werden diese Instrumente noch wichtiger für strategische Einkaufsentscheidungen.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen Muss- und Kann-Kriterien?
Muss-Kriterien sind unverzichtbare Mindestanforderungen, deren Nichterfüllung zum sofortigen Ausschluss führt. Kann-Kriterien dienen der Differenzierung zwischen qualifizierten Anbietern und fließen gewichtet in die Gesamtbewertung ein. Während Muss-Kriterien binär bewertet werden, ermöglichen Kann-Kriterien eine nuancierte Punktevergabe.
Wie viele Muss-Kriterien sollten definiert werden?
Die Anzahl sollte auf das notwendige Minimum beschränkt bleiben, um den Wettbewerb nicht unnötig einzuschränken. Typischerweise umfassen Muss-Kriterien 5-10 unverzichtbare Anforderungen wie Zertifizierungen, rechtliche Voraussetzungen und grundlegende technische Spezifikationen. Jedes zusätzliche Muss-Kriterium reduziert potentiell die Anzahl qualifizierter Bieter.
Können Muss-Kriterien während des Vergabeverfahrens geändert werden?
Grundsätzlich nein, da dies die Gleichbehandlung der Bieter gefährdet und rechtliche Probleme verursacht. Änderungen sind nur in Ausnahmefällen möglich, wenn alle Bieter gleichermaßen informiert werden und ausreichend Zeit zur Anpassung erhalten. Besser ist eine sorgfältige Vorbereitung und Validierung vor Veröffentlichung der Ausschreibung.
Wie werden Kann-Kriterien optimal gewichtet?
Die Gewichtung sollte die strategischen Beschaffungsziele widerspiegeln und mit relevanten Stakeholdern abgestimmt werden. Keine Einzelgewichtung sollte über 40% liegen, um ausgewogene Bewertungen zu gewährleisten. Die Summe aller Gewichtungen muss 100% ergeben, und die Gewichtungslogik sollte transparent dokumentiert und kommuniziert werden.
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