Einkaufslexikon
Spend under Management: Definition, Prozessschritte und strategische Bedeutung
November 19, 2025
Spend under Management bezeichnet den Anteil der Unternehmensausgaben, der aktiv durch strukturierte Beschaffungsprozesse gesteuert und kontrolliert wird. Diese Kennzahl zeigt auf, welcher Prozentsatz des gesamten Einkaufsvolumens strategisch verwaltet wird und somit Kosteneinsparungen sowie Risikominimierung ermöglicht. Erfahren Sie im Folgenden, was Spend under Management bedeutet, welche Prozessschritte erforderlich sind und wie Sie diese Kennzahl strategisch nutzen können.
Key Facts
- Misst den Anteil der strategisch verwalteten Ausgaben am Gesamteinkaufsvolumen
- Typische Zielwerte liegen zwischen 70-90% des gesamten Spend-Volumens
- Erhöht Transparenz und Kontrolle über Beschaffungsaktivitäten
- Ermöglicht systematische Kosteneinsparungen und Risikominimierung
- Erfordert strukturierte Kategorisierung und kontinuierliche Überwachung
Inhalt
Was ist Spend under Management? Definition und Zielsetzung
Spend under Management umfasst alle Ausgaben, die durch definierte Beschaffungsrichtlinien, Verträge und Prozesse aktiv gesteuert werden.
Kernelemente des verwalteten Spend
Die strategische Ausgabensteuerung basiert auf mehreren Grundpfeilern:
- Vertraglich gebundene Lieferantenbeziehungen
- Definierte Beschaffungsprozesse und Genehmigungsverfahren
- Kategorienmanagement mit klaren Verantwortlichkeiten
- Kontinuierliche Überwachung und Berichterstattung
Spend under Management vs. Maverick Buying
Im Gegensatz zu unkontrollierten Ausgaben (Maverick Buying) folgt verwalteter Spend klaren Regeln. Während Maverick Buying oft zu höheren Kosten und Compliance-Risiken führt, ermöglicht Spend under Management systematische Optimierung durch ABC-Analyse und strukturierte Lieferantenbewertung.
Bedeutung von Spend under Management im Einkauf
Diese Kennzahl fungiert als zentraler Indikator für die Reife und Effektivität der Beschaffungsorganisation. Ein hoher Anteil verwalteter Ausgaben korreliert direkt mit besserer Termintreue und reduzierten Beschaffungsrisiken.
Prozessschritte und Verantwortlichkeiten
Die Implementierung von Spend under Management erfordert systematische Herangehensweise und klare Verantwortlichkeiten.
Spend-Analyse und Kategorisierung
Der erste Schritt umfasst die vollständige Erfassung aller Ausgaben und deren Kategorisierung. Dabei werden Ausgaben nach Warengruppen, Lieferanten und Geschäftsbereichen strukturiert. Die Katalogquote hilft dabei, den Anteil standardisierter Beschaffungen zu identifizieren.
Strategieentwicklung und Implementierung
Für jede Ausgabenkategorie werden spezifische Beschaffungsstrategien entwickelt. Dies beinhaltet:
- Lieferantenauswahl und -bewertung
- Vertragsverhandlungen und Rahmenvereinbarungen
- Definition von Beschaffungsprozessen
- Implementierung von Kontrollmechanismen
Monitoring und kontinuierliche Verbesserung
Die regelmäßige Überwachung erfolgt durch KPIs wie Contract Compliance und Catalogue Compliance. Abweichungen werden systematisch analysiert und Gegenmaßnahmen eingeleitet.
Tacto Intelligence
Vereint tiefes Einkaufswissen mit den leistungsstärksten KI-Agenten für einen starken Einkauf.
Wichtige KPIs und Zielgrößen
Die Erfolgsmessung von Spend under Management erfolgt durch spezifische Kennzahlen, die verschiedene Aspekte der Ausgabensteuerung abbilden.
Spend-Coverage-Metriken
Der Anteil verwalteter Ausgaben wird als Prozentsatz des Gesamtvolumens gemessen. Zielwerte variieren je nach Branche und Reifegrad der Organisation. Ergänzend zeigt die Bestellquote pro Katalog die Nutzung standardisierter Beschaffungskanäle auf.
Prozesseffizienz-Indikatoren
Die PO Cycle Time und Requisition Cycle Time messen die Geschwindigkeit der Beschaffungsprozesse. Kürzere Durchlaufzeiten bei gleichbleibender Qualität zeigen erfolgreiche Prozessoptimierung an.
Qualitäts- und Compliance-Kennzahlen
Die Three-Way Match Rate und Fehlerquote Rechnung bewerten die Prozessqualität. Hohe Übereinstimmungsraten zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung signalisieren effektive Kontrollen.
Prozessrisiken und Gegenmaßnahmen für Spend under Management
Die Implementierung von Spend under Management birgt verschiedene Risiken, die durch geeignete Maßnahmen minimiert werden können.
Compliance- und Kontrollrisiken
Unvollständige Prozessdokumentation und mangelnde Mitarbeiterschulung können zu Regelabweichungen führen. Die Reklamationsquote steigt, wenn Qualitätsstandards nicht eingehalten werden. Regelmäßige Audits und Schulungsprogramme sind essentiell für die Risikominimierung.
Lieferantenabhängigkeiten
Zu starke Konzentration auf wenige Lieferanten erhöht Ausfallrisiken. Eine ausgewogene Lieferantenstrategie mit alternativen Bezugsquellen reduziert diese Gefahr. Die kontinuierliche Überwachung der On-Time Delivery hilft bei der frühzeitigen Risikoerkennung.
Technologie- und Datenrisiken
Systemausfälle oder Datenqualitätsprobleme können die Spend-Transparenz beeinträchtigen. Robuste IT-Infrastruktur und regelmäßige Datenvalidierung sind notwendig. Backup-Systeme und manuelle Fallback-Prozesse gewährleisten die Kontinuität auch bei technischen Störungen.
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Praxisbeispiel
Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen implementierte Spend under Management für seine indirekten Materialien. Zunächst analysierte das Unternehmen alle Ausgaben der letzten 12 Monate und kategorisierte sie nach Warengruppen. Für die größten Kategorien wurden Rahmenverträge mit bevorzugten Lieferanten abgeschlossen und ein elektronisches Bestellsystem eingeführt. Nach 18 Monaten stieg der verwaltete Spend-Anteil von 45% auf 78%, während die Beschaffungskosten um 12% sanken.
- Vollständige Spend-Analyse als Ausgangsbasis
- Schrittweise Implementierung nach Prioritäten
- Kontinuierliches Monitoring und Anpassung der Strategie
Aktuelle Entwicklungen und Auswirkungen
Digitalisierung und künstliche Intelligenz verändern die Art, wie Unternehmen ihre Ausgaben verwalten und optimieren.
Digitale Transformation im Spend Management
Moderne Technologien ermöglichen automatisierte Ausgabenanalyse und Echtzeitüberwachung. KI-basierte Systeme identifizieren Anomalien und Optimierungspotenziale, wodurch sich die Touchless Rate erheblich steigern lässt. Predictive Analytics unterstützt bei der proaktiven Steuerung von Beschaffungsrisiken.
Integration von ESG-Kriterien
Nachhaltigkeit wird zunehmend in Spend-Management-Strategien integriert. Unternehmen erweitern ihre Lieferantenbewertung um Umwelt-, Sozial- und Governance-Aspekte. Dies beeinflusst sowohl die Supplier Rating als auch die strategische Ausrichtung des verwalteten Spend.
Agile Beschaffungsmodelle
Flexible Vertragsstrukturen und dynamische Lieferantennetzwerke gewinnen an Bedeutung. Unternehmen setzen verstärkt auf hybride Modelle, die sowohl Kostenstabilität als auch Anpassungsfähigkeit gewährleisten.
Fazit
Spend under Management ist ein zentraler Erfolgsfaktor für moderne Beschaffungsorganisationen. Die systematische Steuerung von Ausgaben ermöglicht nicht nur Kosteneinsparungen, sondern auch Risikominimierung und verbesserte Compliance. Unternehmen, die einen hohen Anteil ihrer Ausgaben strategisch verwalten, profitieren von erhöhter Transparenz und besserer Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten. Die kontinuierliche Weiterentwicklung digitaler Tools macht Spend under Management zu einem unverzichtbaren Instrument für nachhaltige Beschaffungsexzellenz.
FAQ
Was bedeutet Spend under Management konkret?
Spend under Management bezeichnet den Anteil der Unternehmensausgaben, der durch strukturierte Beschaffungsprozesse, Verträge und definierte Richtlinien aktiv gesteuert wird. Dies umfasst alle Ausgaben, die nicht als unkontrollierte Einzelbeschaffungen (Maverick Buying) erfolgen, sondern strategisch geplant und überwacht werden.
Wie wird Spend under Management berechnet?
Die Berechnung erfolgt als Verhältnis zwischen verwalteten Ausgaben und Gesamtausgaben: (Verwaltete Ausgaben / Gesamtausgaben) × 100. Verwaltete Ausgaben umfassen alle Beschaffungen über etablierte Lieferantenverträge, Kataloge und genehmigte Prozesse. Typische Zielwerte liegen zwischen 70-90% des Gesamtvolumens.
Welche Vorteile bietet ein hoher Spend under Management-Anteil?
Ein hoher Anteil verwalteter Ausgaben führt zu besserer Kostenkontrolle, reduzierten Beschaffungsrisiken und erhöhter Transparenz. Unternehmen profitieren von Mengenrabatten, standardisierten Prozessen und verbesserter Compliance. Zusätzlich ermöglicht es strategische Lieferantenentwicklung und systematische Kosteneinsparungen durch gebündelte Verhandlungsmacht.
Welche Herausforderungen entstehen bei der Implementierung?
Hauptherausforderungen sind Mitarbeiterwiderstände gegen neue Prozesse, komplexe Datenintegration und die Balance zwischen Kontrolle und Flexibilität. Change Management, umfassende Schulungen und schrittweise Einführung sind erfolgskritisch. Technische Integration verschiedener Systeme und die Definition klarer Verantwortlichkeiten erfordern sorgfältige Planung und ausreichende Ressourcen.
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