Strategischer Einkauf im industriellen Mittelstand: 5 Tipps für Ihre Abteilung
veröffentlicht am
30.11.2023
Nicht immer ist in mittelständischen Unternehmen der strategische Einkauf vom operativen Einkauf getrennt. Die Einkaufsabteilung ist gerade im produzierenden Gewerbe oft für beide Bereiche zuständig oder der strategische Einkauf wird sogar komplett vernachlässigt. Hoher Personalmangel und operative Prozesse nehmen meist soviel Zeit ein, dass zu oft für die strategische Seite des Geschäfts keine Zeit mehr bleibt. Dabei ist aber gerade der strategische Einkauf essenziell wichtig, wenn es darum geht, die Einkaufsorganisation langfristig auf ein stabiles Fundament zu stellen und weiterzuentwickeln.
Was gilt es also tun, um strategische Einkaufsthemen innerhalb der Abteilung besser umzusetzen? Nachfolgend haben wir fünf Tipps für Ihre Abteilung zusammengestellt.
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Lieferantenbeziehung und -entwicklung rückt in den Mittelpunkt
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Warengruppen als strategische Geschäftseinheiten führen
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Gegenseitiger Austausch als Grundlage für Planung und Entscheidungen
Ob eine Trennung von strategischen und operativen Themen auf verschiedene Mitarbeiter Sinn macht, muss im Einzelfall betrachtet werden. Wichtig ist aber, dass die strategische Arbeit nicht vernachlässigt wird und innerhalb der Einkaufsabteilung eine klare Zuständigkeit besteht.
Eine Möglichkeit, die Prozesse in Fahrt zu bringen, ohne neues Personal einzusetzen, ist die Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter in strategischen Themen. Strategisches Denken, Verhandlungsgeschick und die Einarbeitung in neue Tools, sind alles Themen, die in einer internen Weiterbildung gut abgedeckt werden können. Da die operativen und technischen Einkäufer meist schon länger Teil des Unternehmens sind, sind sie meist schon mit den Abläufen vertraut und können die neuen Kompetenzen schneller in den bestehenden Strukturen umsetzen als neu eingestellte Fachkräfte.
Die strategische Bearbeitung und Zusammenfassung von Waren in logische Warengruppen ermöglicht es dem strategischen Einkäufer durch Warengruppenmanagement das Erreichen der optimalen Einstandspreise unter Berücksichtigung der Total Cost of Ownership. Das Warengruppenmanagement ist eine Voraussetzung, um Sparpotenziale für einzelne Bereiche finden und heben zu können und übernimmt somit eine zentrale Stellung für das Schaffen einer nachhaltigen Kostenstruktur.
Auf Basis der vorhandenen Einkaufsdaten werden logische Warengruppen erarbeitet. Die wesentlichen Eigenschaften einer Warengruppe können auf einem Warengruppensteckbrief zusammengefasst werden. Ähnlichkeiten ergeben sich zum Beispiel auf Basis von:
In einem mittelständischen Unternehmen ergeben sich so meist 20 bis 30 Steckbriefe. Diese Warengruppen eigenen sich nun optimal, um hinsichtlich Qualität, Preis oder Liefertreue optimiert zu werden. Nicht für alle Warengruppen ergeben sich die gleichen Ziele: die einzelnen Warengruppen werden getrennt betrachtet und analysiert. Zu jeder Warengruppe sollten folgende Fragen beantwortet werden:
Wer etwas “moderner” vorgehen will, kann statt physischer Steckbriefe auch eine Software einsetzen, um Warengruppen zu analysieren. Zum Beispiel können Sie mit der Software von Tacto auf Knopfdruck Analysen für die verschiedenen Warengruppen erstellen. Damit gehören die aufwendigen und technisch schwierigen Auswertungen via Excel der Vergangenheit an.
Die Auseinandersetzung mit Lieferanten ist ein zentraler Bestandteil in der Arbeit jedes strategisch denkenden Einkäufers. Die hohe Abhängigkeit von einem soliden Netzwerk zeigt sich nicht erst seit viele Rohstoffe knapp geworden sind. Ein gutes Lieferantenmanagement bedeutet im Umkehrschluss gutes Beziehungsmanagement. Der Lieferant sollte im Unternehmen nicht als Kostenverursacher, sondern eher als Wertschöpfungspartner gesehen werden.
Der strategische Einkäufer bildet in seiner Person das Gesicht des Unternehmens und steht als Ansprechpartner für alle Belange zur Seite. Kommt es zu schwierigen Verhandlungen oder Problemen, weiß er, wer die Entscheidungsgewalt beim Lieferanten hat und wie er auf die individuelle Verhandlungssituation eingehen muss. Das gemeinsame Ziel der mittel- und langfristig angelegten Partnerschaft ist, die Wertschöpfungskette in ihrer Gesamtheit zu optimieren. Trotz aller Optimierung ist es in vielen Fällen aber sinnvoll, die langfristige Partnerschaft in den Vordergrund zu stellen und diese nicht für die kurzfristige Zielerreichung zu gefährden.
Der Einkauf stellt den Unternehmensbereich mit den meisten abteilungsübergreifenden sowie auch externen Schnittstellen dar. Ein strategischer Einkäufer muss sich mit mehreren Abteilungen gleichzeitig koordinieren und dabei den Überblick behalten.
Um eine strategische Ausrichtung der Einkaufsabteilung zu ermöglichen, macht es durchaus Sinn, den regelmäßigen Kontakt zu allen relevanten Abteilungen aufrechtzuerhalten. Viele Einkaufsleiter legen zum Beispiel Wert darauf, an wichtigen Managementsitzungen beteiligt zu sein oder zumindest einen Regeltermin mit der Unternehmensführung zu etablieren.
Außerdem macht eine enge Abstimmung mit der Fertigung, der Entwicklung und allen relevanten Planungsabteilungen Sinn. Strategische Einkäufer sind zentraler Schnittstellenmanager und sollten sich im Unternehmen auch so positionieren. Die Einführung von Regelterminen und Planungsrunden im monatlichen oder sogar zweiwöchigen Rhythmus kann dabei durchaus sinnvoll sein.
Der mittelständische Einkauf ist in vielen Digitalisierungsfragen noch etwas abgehängt, von großen industriellen Konkurrenten. Die notwendigen IT-Ressourcen sind oft nicht leicht zu bekommen und an allen Ecken und Enden fehlt das Personal.
Gerade im Einkauf gilt aber: Wer sein Einkaufsgeschehen verstehen will, muss die aktuellen Zahlen, Daten und Fakten kennen. Eine aktuelle und genaue Auswertung der Daten ist hierbei gerade im Hinblick auf die Vorbereitung schwieriger Verhandlungsgespräche mit Lieferanten elementar wichtig. Die Realität in vielen mittelständischen Einkaufsabteilungen ist aber folgende: Nach wie vor ist das ERP-System das meistgenutzte System für die Datenverwaltung, gefolgt von Excel. Gerade das Datenmanagement mit Excel ist nachweislich mit hohem Aufwand und Fehleranfälligkeit verbunden.
In den letzten Jahren ist eine ganze Reihe von neuen Softwarelösungen und Tools dazugekommen, die gerade für den mittelständischen Einkauf einen echten Mehrwert bieten können. Gerade für den strategischen Einkauf bieten manche Softwareentwickler eigenen Lösungen, die den Einsatz von Excel vollständig obsolet machen. Mit einigen Programmen ist es möglich, die vorhandenen Einkaufsdaten auf Knopfdruck auszuwerten und so die Fehleranfälligkeit einer selbst erstellen Excel-Analyse vermieden und dabei noch wertvolle Zeit sparen. Weiterhin gibt es mehrere Lösungen zur schnellen Verwaltung und Evaluation von Lieferantendaten ohne den Einsatz von hohem Mailverkehr.
Strategischen Einkauf vereinfachen mit Tacto
Die Software von Tacto zum Beispiel bietet all diese Anwendungsmöglichkeiten. Besonderheit dabei ist der spezielle Zuschnitt auf die Wünsche und Bedürfnisse des industriellen Mittelstands. Lassen Sie sich zu diesem Thema gerne von einem unserer Einkaufsexperten beraten.
