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Strategischer Einkauf im industriellen Mittelstand: Das sollten Einkäufer wissen

veröffentlicht am
9.8.2022

Der mittelständische Einkauf und seine Wichtigkeit für das produzierende Gewerbe werden nach wie vor unterschätzt. Geringe Absatzmacht und Personalmangel in Einkaufsabteilungen kleiner und mittelständischer Unternehmen führen oft zu der Annahme, dass man sich seinen Lieferanten und den weltweiten Rohstoffpreisen anzupassen hat. 

Gerade aber im Einkauf industrieller Mittelständler hat die Einkaufsabteilung einen ungeahnt hohen Hebel, der zu oft außer Acht gelassen wird. Immerhin machen direkte Materialaufwendungen und bezogene Leistungen im Schnitt rund 50% der Unternehmenskosten aus, was somit einen der Hauptkostentreiber darstellt.

Durch die anziehende Inflation, weltweite Rohstoffengpässe und andere Krisenherde ergeben sich für industrielle Mittelständler ganz neue Herausforderungen, die das Leben des Einkäufers nicht gerade einfacher machen. Warum sich also gerade in der jetzigen Situation, wo der Arbeitstag doch so schon kein Ende zu finden scheint, mit strategischen Themen auseinandersetzen?

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#1 Lieferantenmanagement & Marktanalyse

Lieferantenbeziehung und -entwicklung rückt in den Mittelpunkt

#2 Aktives Warengruppenmanagement

Warengruppen als strategische Geschäftseinheiten führen

#3 Reporting

Berichterstattung als Grundlage für Planung und Entscheidungen

Braucht es wirklich eine strategische Abteilung in meinem Einkauf?

Gerade in Zeiten von Lieferengpässen, Rohstoffknappheiten und angespannten Weltmärkten, können es sich viele Mittelständler nicht mehr leisten auf eine strategische Ausrichtung ihres Einkaufsgeschehens zu verzichten. Durch begrenzte Ressourcen, Personalprobleme und Zeitknappheit steht der Mittelstand schon vor genug Herausforderungen, die eine Auseinandersetzung mit weiteren Themen nur schwer möglich machen.

Um eine strategische Komponente in eine Einkaufsabteilung zu integrieren, braucht es aber meist keine eigene Abteilung: Oft reicht es schon, die vorhandenen Mitarbeiter, die operativ wichtige Arbeit leisten, in strategischen Themen zu schulen.  Neben der Industrie- und Handelskammer bietet auch der BME sowie etliche private Anbieter Schulungen und Seminare zu strategischem Denken, Verhandlungssicherheit oder dem Einsatz ausgewählter Tools in der eigenen Einkaufsabteilung an.

Gerade auf digitaler Ebene gibt es mittlerweile eine ganze Reihe von Tools, die im strategischen Einkauf wichtige Arbeit abnehmen können. Einige sind dabei sogar speziell auf die Bedürfnisse des strategischen Einkaufs im Mittelstand abgestimmt und können ohne große Implementierungszeit in die vorhandenen Systeme integriert werden.

Strategischen Einkauf vereinfachen mit Tacto

Kernaufgaben des strategischen Einkäufers

Im Vergleich zum operativen Einkauf geht der strategische Einkauf aktiv mit Lieferanten ins Gespräch, versucht Leistungen zu optimieren und Einsparpotentiale in der Lieferkette zu finden. Dabei sind die Aufgaben vielfältiger Natur und können je nach Branche unterschiedlicher Ausprägung sein. Die Kernaufgaben lassen sich in drei Teilbereiche untergliedern.

Lieferantenmanagement und & Marktanalyse

Ein Schwerpunkt in der Arbeit des strategischen Einkäufers ist die aktive Auseinandersetzung mit Lieferanten und Zulieferern des Unternehmens. Diese Arbeit beschränkt sich aber nicht nur auf die Betrachtung von quantitativen Lieferdaten und Preisentwicklungen, sondern dient vielmehr der langfristigen Pflege von guten Beziehungen. Der Lieferant wird vom strategischen Einkäufer sinnbildlich an die Hand genommen und über die langfristigen Ziele und Pläne des Unternehmens hinsichtlich Wachstum und Entwicklung in Kenntnis gesetzt. 

Zum einen steht dabei natürlich die Optimierung und Rücksprache hinsichtlich kurzfristiger Stabilität, Kosten und Qualität im Vordergrund. Auf der anderen Seite geht es aber vor allem darum, den Firmennamen mit einem Gesicht zu verbinden, zu dem eine Beziehung aufgebaut werden kann. Langfristige, gute Kontakte zahlen sich gerade in Krisenzeiten oft doppelt oder dreifach aus.

Aktives Warengruppenmanagement 

Dem Warengruppenmanagement liegt die Idee zugrunde, Warengruppen als strategische Geschäftseinheiten zu führen. Mehrere Artikel lassen sich in logische Teilbereiche zusammenfassen, die sich anhand eines gemeinsamen Merkmals (z. B. Verwendungszweck oder Herkunft) ähneln. 

Dem strategischen Einkäufer bietet sich durch aktives Warengruppenmanagement die Möglichkeit, dass Unternehmen und Lieferant effizient zusammenarbeiten, um die Warengruppen mit kombinierter Kompetenz zu optimieren und sich dabei nicht auf Artikelebene zu verlieren.

So entsteht eine Einkaufsstruktur, die besser auf die Wünsche und Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist. Außerdem steigt in der Praxis dadurch die Wertschöpfung und der Gewinn.

Reporting an Management und Beteiligung in Entscheidungen in der Fertigung

Der Einkauf stellt den Unternehmensbereich mit den meisten abteilungsübergreifenden sowie auch externen Schnittstellen dar. Ein strategischer Einkäufer muss sich mit mehreren Abteilungen gleichzeitig koordinieren und dabei den Überblick behalten.

Im strategischen Einkauf werden Methoden der Datenerfassung, Ausgabenanalyse und Marktforschung miteinander verknüpft, um eine Übersicht über alle relevanten Märkte zu bekommen. Gewonnene Erkenntnisse werden in die Entscheidungsfindung mit einbezogen. Dies macht es notwendig, dass die gesammelten Informationen an alle Entscheidungsträger herangetragen werden, um sowohl für das strategisch langfristig orientierte Management als auch die relevanten Fertigungs- und Planungsabteilungen die bestmögliche Lösung zu finden. Die Einkaufsstrategie muss mit der Gesamtstrategie des Unternehmens abgestimmt sein, um danach schnell und effizient im operativen Einkauf umgesetzt werden zu können.

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