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Lieferantengespräche im Mittelstand - Fünf praktische Tipps für Ihre nächste Verhandlung

veröffentlicht am
29.7.2022

Lieferantengespräche erfolgreich führen

Kommt es Ihnen bekannt vor? Der Verkäufer auf der anderen Seite des Tisches ist ein ausgebuffter Profi und hält die Zügel Ihres Gesprächs fest in der Hand. Gerade in Zeiten von steigenden Rohstoffpreisen und Lieferengpässen können die Verhandlungen mit Lieferanten und Zulieferern sehr langwierig und zäh werden. 

Regelmäßige Gespräche sind aber eine wesentliche Voraussetzung, um die gute Beziehung zum Lieferanten aufrechtzuerhalten. Ob in Präsenzgesprächen, am Telefon oder über Videokonferenz: Neben Fachkompetenz kommt es vor allem auf die kommunikative Kompetenz und das Pflegen von Beziehungen an, um die eigenen Interessen nachhaltig gegenüber dem Lieferanten vertreten zu können.

Für erfolgreiche Verhandlungen mit Lieferanten braucht es Feingefühl und eine ganze Menge Erfahrung. Neben Smalltalk und Beziehungspflege sind vor allem Themen wie Preise, Lieferkonditionen oder das Vermeiden von Lieferengpässen die prägenden Bestandteile eines solchen Gesprächs. Es muss sehr genau abgewogen werden, wie viel Sie Ihrem Lieferanten zumuten können und wie viel Sie ihm entgegenkommen möchten. 

Eine solide Vorbereitung ist unerlässlich

Ziel jeder Lieferantenverhandlung sollte sein, dass Sie gemeinsam mit Ihrem Zulieferer Ziele definieren und als Partner aus einem solchen Gespräch gehen. Dafür ist es allerdings unerlässlich, dass eine entsprechende Verhandlung gerade auf der Seite des Kunden professionell vorbereitet wird. Nachlässigkeiten in der Vorbereitung werden schnell zu Stolperfallen, wenn es in der Verhandlung mit Lieferanten um Details geht. 

Lesen Sie HIER unseren Blogartikel zur Vorbereitung von Lieferantengesprächen.

Nach der Vorbereitungsphase steht nun das eigentliche Gespräch an. Administrative Dinge, wie zum Beispiel das Versenden der Agenda oder der Lieferantenselbstauskunft sind bereits erledigt und Sie haben sich intensiv mit Ihren persönlichen Zielen für das Gespräch auseinandergesetzt. Doch was gilt es nun im eigentlichen Verhandlungsgespräch zu beachten? Nachfolgend finden Sie ein paar hilfreiche Tipps: 

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#1 Smalltalk und Beziehungspflege sind wichtig - aber Achtung!

Gerade im Mittelstand sind die Beziehungen zwischen Lieferant und Kunden meist auf eine langfristige Partnerschaft ausgelegt. Man hat nicht die Zeit und Ressourcen, ständig neue Lieferanten ausfindig zu machen und diese mit den Unternehmensstrukturen und Bedürfnissen vertraut zu machen. Deswegen kann es sich lohnen, mit dem Verkäufer auf der anderen Seite des Tisches eine gewisse Vertrautheit aufzubauen und auch außerhalb der eigentlichen Verhandlung ein paar Worte Smalltalk zu wechseln. Dieser Einstieg setzt auch den Ton für die ganze Verhandlung und nimmt etwas Ernsthaftigkeit aus der Situation.

Hier gilt es aber auch, etwas Vorsicht walten zu lassen: Ihr Gegenüber führt wöchentlich dutzende Verkaufsgespräche und weiß, was ein Kunde hören möchte. Behalten Sie Ihre Verhandlungsstrategie im Blick und lassen Sie sich nicht von einer möglichen Charme-Offensive beeindrucken.

#2 Eröffnen Sie die Verhandlung

Es ist einer der ältesten Verwandlungsregeln der Welt: Wer das Gespräch eröffnet, hat ab dem ersten Moment das Gespräch in der Hand und kann die Verhandlung in eine gewisse Richtung lenken. Erlauben Sie Vertrieblern gar nicht erst ihre Produkte in höchsten Tönen zu loben und von den eigentlichen Kernfragen abzulenken. Diese Methode ist geläufig und soll Sie für das spätere Preispoker sensibilisieren. Leiten Sie die Verhandlungen gleich auf die wesentlichen Fragen und Probleme und zeigen Sie, dass sich Ihre akribische Datenauswertung gelohnt hat!

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Nachdem Sie das Gespräch mit einer kurzen Begrüßung eröffnet haben, können Sie sich ganz entspannt Ihrer selbst ausgestalteten Agenda widmen und diese Punkt für Punkt abarbeiten. Natürlich kann man hierbei nie genau vorhersagen, in welche Richtung sich ein solches Gespräch entwickelt. Mit Ihrer Agenda haben Sie aber eine kleine Gedankenstütze in der Tasche und können bei Bedarf das Gespräch immer wieder in die richtige Richtung zurücklenken.

#3 Argumentieren mit der ZDF-Methode

Wie in unserem ersten Blogbeitrag erwähnt, ist eine solide Datenauswertung unerlässlich in der Vorbereitung des Lieferantengesprächs. Wie hoch ist Ihr Einkaufsvolumen? Wie ist die Liefertreue? Diese und weitere Fragen sollten bereits vorab geklärt werden. 

Nun ist es Zeit, die Zahlen zum Leben zu erwecken. Achten Sie darauf, Ihre Argumente mit Zahlen, Daten und Fakten (ZDF) zu untermauern. Machen Sie Ihrem Gegenüber deutlich, dass Sie mindestens so gut wie er über seine Lieferzeiten, das Einkaufsvolumen und die Preisentwicklung Bescheid wissen. Damit sind Sie bestens vorbereitet, Ihre persönlich definierten Ziele im Gespräch unterzubringen.

#4 Ein Verhandlungsprotokoll anfertigen

Lieferantenbeziehungen sind meist auf Jahre oder sogar Jahrzehnte ausgelegt. Über die Jahre ergeben sich mehrere direkte und indirekte Kontaktpunkte mit einem Lieferanten. Die regelmäßigen Verhandlungen gehören hier dazu.

Aus diesem Grund lohnt es sich, ein Protokoll über den Verlauf und den Ausgang des Gesprochenen anzufertigen.  Wenn Sie ein detailliertes Verhandlungsprotokoll vorliegen haben, macht es außerdem Sinn, sich dieses von Ihrem Gegenüber unterzeichnen zu lassen. So verhindern Sie, dass es sich ein Verkäufer auf der anderen Seite doch noch einmal anders überlegt und plötzlich das Gespräch und seine Zusagen gar nicht mehr so genau in Erinnerung hat.

#5 Die Partnerschaft steht im Vordergrund

Bei allem Taktieren und Daten auswerten bleibt eines nicht zu vergessen: Es geht nicht nur um Sie, sondern um das Erwirken einer Situation, die beide Parteien zufrieden stellt. Erfolgreiche Einkäufer wissen: Auch in sehr harten und strittigen Verhandlungen setzen sie ihre Ziele leichter durch, wenn sie ihre Gesprächspartner höflich und mit Respekt behandeln.

Achten Sie nicht nur auf den in der laufenden Verhandlung zu erzielenden Preis. Denn wer seine Lieferanten ausquetscht, übersieht, welche Chance eine langfristige Partnerschaft bieten kann. Geben Sie Ihrem Gegenüber zu jeder Zeit das Gefühl, ihn nicht nur als Kostenfaktor, sondern vor allem als Partner wahrzunehmen. Durch immer wiederkehrende Verhandlungsgespräche und einer soliden Einkäufer-Lieferanten Beziehungen ergeben sich irgendwann automatisch Einsparpotenziale. Und noch besser: manchmal sogar Freundschaften!



Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete: Alles Wichtige in der umfassenden Tacto Checkliste!

Weitere Fragen und eine allgemeine Hilfestellung zur Vorbereitung Ihres nächsten Lieferantengesprächs haben wir Ihnen in einer umfassenden Checkliste zusammengestellt.

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