Automatisierung manueller Prozesse im Mittelstand: 4 Tipps für Ihren Einkauf

Die Digitalisierung des Einkaufs ist eine große Herausforderung für mittelständische Unternehmen, da sich das Tagesgeschäft schnell stressig gestaltet. Strategisches Sourcing und Lieferantenmanagement sind heute im mittelständischen Einkauf unverzichtbar, aber schwer umzusetzen. Es ist wichtig, dass Einkaufsmanager die Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen, um ihre Aufgaben besser und effizienter zu erfüllen. Große Optimierungspotentiale ergeben vor allem im operativen Einkauf, die durch Automatisierung realisiert werden können.

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Hier sind vier Empfehlungen, die sie auf dem Weg zu einem digitalen Einkauf berücksichtigen sollten:

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1. Potenzialanalyse durchführen und Schwachpunkte erkennen

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Eine Analyse zeigt Potenziale und digitale Möglichkeiten im Einkauf auf. Die Potenzialanalyse mittels des Tacto Digital Health Check (DHC) misst den digitalen Reifegrad von Einkaufsabteilungen im industriellen Mittelstand anhand von 6 Dimensionen (Systeme & Daten, Transparenz, Prozesse, Führung & Mitarbeiter, Regulatorik & Risikomanagement, Dokumentation & Wissenstransfer) und gibt ein ganzheitliches Bild der Einkaufsorganisation. Im Schnitt ergibt sich für den industriellen Mittelstand Potenzial für Effizienzsteigerung in den Bereichen gepflegte Stammdaten, höhere Transparenz und richtige Auswahl von Tools.

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2. Einbindung der Lieferanten in die Digitalisierungsprozesse

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Partnerschaftliche Beziehungen zu Lieferanten sind wichtiger denn je aufgrund von Rohstoffknappheit und Engpässen. Um operative Abläufe zu vereinfachen und Dokumente automatisch auszuwerten, lohnt es sich, ein digitales Lieferdatenverwaltungsprogramm (SRM-Tool) einzusetzen, welches mit den Lieferanten im Vorfeld abgesprochen werden sollte.

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3. Mitarbeiter nicht vernachlässigen

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Die Einführung eines digitaleren Einkaufsprozesses ist wichtig, jedoch empfiehlt es sich, alle Mitarbeiter auf diesem Weg mitzunehmen. Dafür sollte man Schulungen anbieten und die Mitarbeiter dazu einladen, ihre Meinung und Anregungen zu äußern.

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4. Keep it simple: Komplexität reduzieren

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Einkäufer müssen überprüfen, ob eingeführte Maßnahmen zu einer effizienteren Arbeitsweise beitragen und welche Tools und Programme am besten für ihre Abteilung geeignet sind. Dabei ist es wichtig, Probleme in den Arbeitsabläufen zu identifizieren, die vorhandene IT-Infrastruktur zu evaluieren und die Bereitschaft der Mitarbeiter für ein neues Tool zu berücksichtigen.

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