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Einkaufscontrolling: Definition & wichtige Aspekte
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Einkaufscontrolling auf den Punkt gebracht:
Einkaufscontrolling ist die systematische Planung, Steuerung und Kontrolle aller beschaffungsrelevanten Aktivitäten anhand definierter Kennzahlen und Prozesse. Es ermöglicht dem Einkauf, Einsparpotenziale zu identifizieren, Prozesseffizienz zu messen und strategische Entscheidungen auf Basis fundierter Daten zu treffen.
Beispiel: Ein Automobilzulieferer implementiert ein monatliches Einkaufscontrolling-Dashboard, das Einsparungen von 2,3 Millionen Euro im ersten Halbjahr 2023 durch die Überwachung von Lieferantenpreisen, Bestellmengen und Prozesskosten nachweist und zur Optimierung der Top-10-Warengruppen führt.
Inhalt
Was ist Einkaufscontrolling?
Das Einkaufscontrolling bezeichnet die systematische Planung, Steuerung und Überwachung der Einkaufsaktivitäten innerhalb eines Unternehmens. Ziel ist es, die Einkaufsprozesse effizient zu gestalten, die Kosten zu optimieren und die Qualität der eingekauften Produkte und Dienstleistungen sicherzustellen. Einkaufscontrolling umfasst verschiedene Aufgaben, darunter die Analyse von Einkaufskennzahlen, das Risikomanagement, das Lieferantenmanagement und die Kostenkontrolle.
Warum ist Einkaufscontrolling wichtig?
Einkaufscontrolling bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen:
Effizienzsteigerung: Durch die systematische Analyse und Optimierung der Einkaufsprozesse können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen.
Kostenkontrolle: Einkaufscontrolling hilft, die Einkaufskosten zu überwachen und zu reduzieren, indem es Einsparpotenziale identifiziert und nutzt.
Risikomanagement: Identifikation und Minimierung von Risiken, die im Einkauf auftreten können, wie Lieferantenausfälle oder Preisschwankungen.
Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Durch eine strukturierte und transparente Kommunikation können langfristige und vertrauensvolle Beziehungen zu Lieferanten aufgebaut werden.
Strategische Entscheidungsfindung: Einkaufscontrolling liefert wichtige Daten und Kennzahlen, die für fundierte Entscheidungen im Einkauf notwendig sind.
Wesentliche Kennzahlen im Einkaufscontrolling
Im Einkaufscontrolling werden verschiedene Kennzahlen verwendet, um die Performance zu messen und zu steuern. Zu den wichtigsten gehören:
- Einkaufskosten: Gesamtkosten, die für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen anfallen.
- Kosten pro Einheit: Durchschnittliche Kosten pro bestellter Einheit, die helfen, Preisentwicklungen zu überwachen.
- Lieferantenbewertung: Bewertung der Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Lieferanten anhand von Kriterien wie Lieferzeit, Qualität und Preis.
- Einsparpotenziale: Identifikation von Bereichen, in denen Kosten eingespart werden können, beispielsweise durch Verhandlungen oder alternative Beschaffungsquellen.
- Durchschnittliche Bestellmenge: Analyse der Bestellmengen zur Optimierung der Bestellzyklen und Reduzierung der Lagerkosten.
- Lagerumschlag: Anzahl der Male, die der Lagerbestand innerhalb eines bestimmten Zeitraums komplett verkauft und ersetzt wird.
Methoden und Strategien im Einkaufscontrolling
Um die Einkaufsprozesse effektiv zu steuern und zu optimieren, setzen Einkäufer verschiedene Methoden und Strategien ein:
SWOT-Analyse
Die SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) hilft dabei, die internen und externen Faktoren zu identifizieren, die den Einkauf beeinflussen. Diese Analyse unterstützt bei der Entwicklung von Strategien zur Nutzung von Stärken und Chancen sowie zur Minimierung von Schwächen und Risiken.
Benchmarking
Durch den Vergleich der eigenen Einkaufsprozesse und -kennzahlen mit denen von Best-in-Class-Unternehmen können Verbesserungspotenziale erkannt und Best Practices übernommen werden.
Total Cost of Ownership (TCO)
Die TCO (Total Cost of Ownership) Methode betrachtet nicht nur die Anschaffungskosten, sondern alle Kosten, die über den gesamten Lebenszyklus eines Produkts oder einer Dienstleistung entstehen. Dies umfasst beispielsweise Wartungskosten, Betriebskosten und Entsorgungskosten.
Lieferantenmanagement
Ein effektives Lieferantenmanagement ist entscheidend für das Einkaufscontrolling. Dazu gehören die Auswahl, Bewertung und Entwicklung von Lieferanten sowie die Pflege langfristiger Partnerschaften.
Praxis-Leitfaden: Einkaufscontrolling - Kennzahlen und Methoden für effizientes Procurement
Einkaufscontrolling: Von traditionellem Controlling zu Data-driven Procurement
Einkaufscontrolling ist ein zentrales Instrument, um die Effektivität und Effizienz der Beschaffungsprozesse zu steigern. Auf Basis des theoretischen Fundaments bildet es die Grundlage für strategische Entscheidungen im Einkauf. In der Praxis ermöglicht es Unternehmen, Transparenz über Ausgaben und Lieferantenbewertung zu erhalten und so Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Die Transformation vom traditionellen Ansatz hin zu modernen, datengetriebenen Methoden ist notwendig, um den steigenden Anforderungen an Geschwindigkeit und Genauigkeit gerecht zu werden.
Alt: Traditionelles Einkaufscontrolling
Traditioneller Ansatz: Im traditionellen Einkaufscontrolling werden Daten manuell erfasst und in regelmäßigen Abständen ausgewertet. Typischerweise kommen einfache Tools wie Tabellenkalkulationen zum Einsatz, um Ausgaben nach Warengruppenmanagement und Lieferanten zu analysieren. Die Berichte sind rückblickend und bieten wenig Flexibilität für Ad-hoc-Analysen. Hauptfokus liegt auf der Kostenkontrolle und der Einhaltung von Budgetierung. Dieser Ansatz ist zeitaufwendig und anfällig für Fehler. Zudem fehlen oft aktuelle Informationen, was zu verzögerten Reaktionen auf Marktveränderungen führt und Einsparpotenziale ungenutzt lässt.
Neu: Data-driven Procurement
Data-driven Procurement: Der moderne Ansatz des Einkaufscontrollings nutzt fortschrittliche Technologien wie Big Data, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen. Durch die Integration von Echtzeit-Daten aus ERP-Systemen, Lieferantenportal und externen Marktdaten entsteht ein umfassendes Bild der Beschaffungssituation. Predictive Analytics ermöglicht Vorhersagen über Preisentwicklungen und Lieferantenrisiken. Dashboards liefern interaktive Visualisierungen, die eine schnelle Interpretation komplexer Daten ermöglichen. Dieser datengetriebene Ansatz führt zu fundierteren Entscheidungen, schnelleren Reaktionszeiten und nachhaltigen Kosteneinsparungen.
Praxisbeispiel: Digitalisierung im Maschinenbau
Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen implementierte Data-driven Procurement, um seine Einkaufsprozesse zu optimieren. Durch die Einführung eines cloudbasierten Analysesystems konnten die Beschaffungskosten innerhalb von 12 Monaten um 12 % reduziert werden. Echtzeit-Daten ermöglichten eine bessere Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten, da Preisentwicklungen frühzeitig erkannt wurden. Zudem wurde die Lieferantenbasis um 15 % konsolidiert, was zu effizienteren Prozessen führte. Die automatisierte Auswertung von Qualitätskennzahlen führte zu einer Reduktion von Reklamationen um 20 %. Insgesamt erzielte das Unternehmen durch den modernen Ansatz im Einkaufscontrolling eine deutliche Effizienzsteigerung und verbesserte seine Marktposition.
Fazit
Das Einkaufscontrolling ist ein essenzieller Bestandteil des Beschaffungsprozesses für Einkäufer. Ein gut implementiertes Einkaufscontrolling trägt maßgeblich zur Effizienzsteigerung, Kostenkontrolle und zur Stärkung der Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten bei. Durch die systematische Planung, Steuerung und Kontrolle der Einkaufsaktivitäten können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Einkaufsprozesse reibungslos und im Einklang mit den Unternehmenszielen durchgeführt werden.
Die Nutzung von Mustern und Vorlagen erleichtert die Entwicklung einer konsistenten und professionellen Einkaufscontrolling-Strategie. Zudem spielen technologische Lösungen eine immer wichtigere Rolle bei der Automatisierung und Optimierung des Einkaufsprozesses. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen des Einkaufscontrollings gewährleisten, dass es stets den aktuellen Marktbedingungen und Unternehmensanforderungen entspricht.
Investieren Sie in die Entwicklung und Optimierung Ihres Einkaufscontrollings, um langfristig Wettbewerbsvorteile zu sichern. Ein gut strukturierter Einkaufsprozess fördert nicht nur die Effizienz und Transparenz, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Lieferanten und Kunden. Mit den richtigen Strategien und Werkzeugen legen Sie die Grundlage für erfolgreiche und nachhaltige Geschäftsabschlüsse.
