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90% Zeiteinsparung durch die automatisierte Abwicklung der REACH-Verordnung

veröffentlicht am
30.11.2023

Anton Debatin GmbH

🏗   Industrie:                         Verpackungslösungen

🗺  Unternehmenssitz:         Bruchsal (Baden-Württemberg)

🧍  Mitarbeiter:                      ~ 220

💶  Umsatz                                 ~ 50 Mio. € im Jahr

💶  Einkaufsvolumen              ~ 33 Mio. € im Jahr

Seit über 100 Jahren hat sich die Anton Debatin GmbH als führender Anbieter von sicheren Verpackungslösungen etabliert. Als Hersteller von Logistik- und Folienverpackungen steht bei Anton Debatin der Umweltschutz an oberster Stelle. Seit zwei Jahren veröffentlicht das Unternehmen freiwillig einen umfassenden Nachhaltigkeitsbericht und wurde als erstes Unternehmen mit dem Sustainability Champion Award ausgezeichnet. Das Produktportfolio erstreckt sich über eine breite Palette an laborsicheren, manipulationssicheren und versandsicheren Lösungen, zu denen unter anderem Versandhüllen, Dokumententaschen und Druckverschlussbeutel zählen. Momentan befindet sich Anton Debatin im verstärkten Aufbau des Medical Marktes als neues Produktsegment.

“Durch die Nutzung von Tacto kann mit einem Klick überprüft werden, ob bestimmte Stoffgruppen auf Lieferanten- und Artikelbasis enthalten sind oder nicht. Die automatisierte REACH-Abfrage über Tacto ermöglicht es, auf Knopfdruck bei allen Lieferanten REACH-Daten abzurufen und detaillierte Abfragen auf Artikelebene durchzuführen." - Veronika Stricker, Teamleitung Qualitätsmanagement Anton Debatin

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Ausgangssituation

Die REACH-Verordnung bezieht sich auf die Registrierung, Bewertung, Zulassung und Beschränkung chemischer Stoffe.

Die REACH-Verordnung differenziert zwischen Herstellern, Weiterverarbeitern und Importeuren. Anton Debatin agiert als nachgeschalteter Anwender durch die Verwendung eigener Produkte und das Inverkehrbringen von Erzeugnissen. Die Rolle von Debatin besteht darin, Informationen einzuholen, diese zu bewerten und weiterzuleiten.

Für die Produkte von Anton Debatin, die Gefahrenstoffe enthalten, besteht die Verpflichtung zur Offenlegung. Diese Offenlegung muss Informationen darüber enthalten, wie viel vom Gefahrenstoff enthalten ist und welche potenziellen Auswirkungen dies haben kann. Die Lieferanten sind wiederum verpflichtet, Informationen zu den Auswirkungen, Grenzwerten und anderen relevanten Aspekten bereitzustellen.

Anton Debatin ist dazu angehalten, fortlaufend zu prüfen, ob es zukünftig möglich ist, die in seinen Produkten enthaltenen Gefahrenstoffe zu ersetzen. Solange ein Ersatz nicht realisierbar ist, bleibt die Verpflichtung zur Weitergabe von Informationen bestehen. Diese Informationsweitergabe beinhaltet detaillierte Angaben zu den enthaltenen Stoffen in jedem Produkt, und zwar auf einer sehr feingliedrigen Ebene, angefangen bei einzelnen Artikeln bis hin zu den verwendeten Materialien wie unter anderem Folie, Papier und Kleber.

Die Herausforderung

Die REACH-Verordnung stützt sich auf eine Liste von Kandidaten für besonders besorgniserregende Stoffe (Substances of Very High Concern, SVHC), die zum gegenwärtigen Zeitpunkt 235 Stoffe umfasst. Die SVHC-Liste wird im Durchschnitt alle sechs Monate aktualisiert, indem neue Stoffe in die Liste aufgenommen werden. Im Falle einer Erweiterung der SVHC-Liste besteht die Verpflichtung, dem Endverbraucher die aktualisierten Informationen innerhalb von 45 Tagen nach Veröffentlichung zur Verfügung zu stellen.

In diesem Kontext ist es notwendig, nach jeder Aktualisierung der Stoffliste halbjährlich alle 60 Lieferanten von Anton Debatin individuell zu kontaktieren. Hierbei hat jeder Lieferant eine separate E-Mail mit den entsprechenden Ansprechpartnern erhalten. Jede dieser E-Mails musste einzeln formuliert, erstellt und versendet werden. Die Herausforderung bestand darin, dass sich Ansprechpartner häufig ändern, und die Aktualisierungen wurden nicht immer im System nachvollzogen, was zu veralteten Stammdaten führte.

Beim Rücklauf der Lieferanten kamen nicht nur einzelne Antworten sondern Eingangsbestätigungen oder andere Anfragen. Das Problem wurde durch die Verwendung einer nicht auf Outlook/Microsoft basierenden Plattform verschärft, was es schwierig machte, diese Antworten zu bündeln und den jeweiligen Lieferanten zuzuordnen. Dies resultierte in einem erheblichen manuellen Aufwand.

Alle E-Mail-Antworten wurden in einer Excel-Tabelle zusammengefasst und nachverfolgt. Die Tabelle wurde aufwendig erstellt und umfasste Informationen zu allen 60 Lieferanten, unterteilt nach Ansprechpartner, Art des Lieferanten und Warengruppe. Diese Vorgehensweise erwies sich aufgrund der Komplexität als zeitaufwändig.

Durch die entstehenden Kapazitätsengpässe hat sich Anton Debatin dazu entschieden, die Abwicklung der REACH-Verordnung und weitere manuell geprägte Prozesse in der Lieferantenverwaltung in einem Tool zu automatisieren.

3 Bedürfnisse, die Debatin erfüllen wollte

Steigerung der Prozesseffizienz bei der Umsetzung von der REACH-Verordnung

Automatisierte Anbindung von REACH-Informationen über Lieferanten an die Lieferantenbewertung und Maßnahmensteuerung

Gefilterte Übersicht auf Knopfdruck und Datentransparenz über alle REACH-Informationen sowie Lieferanteninformationen zu weiteren Compliance-Anforderungen

Tacto als DIE Lösung

Anton Debatin hat sich als Softwarelösung für Tacto entschieden, da Tacto speziell auf die Bedürfnisse des Mittelstands zugeschnitten ist und neben der Automatisierung von REACH alle wichtigen Lieferantenprozesse automatisiert abbildet.

Durch die Nutzung von Tacto kann auf Knopfdruck überprüft werden, ob bestimmte Stoffgruppen auf Lieferanten- und Artikelbasis enthalten sind oder nicht. Die automatisierte REACH-Abfrage über Tacto ermöglicht es, auf Knopfdruck bei allen Lieferanten REACH-Daten (SVHC-Stoffe) abzurufen und detaillierte Abfragen auf Artikelebene (SCIP-Nummern) durchzuführen.”

Auch bei steigender Abfragefrequenz oder einer steigenden Lieferantenbasis entsteht durch das Tacto-Tool kein Mehraufwand bei Anton Debatin. Durch die Nutzung von Tacto werden pro REACH-Abfrage 90% der Zeit eingespart und über das gesamte REACH-Abfragevolumen 10 Arbeitstage im Jahr eingespart.

Zusätzliche Compliance-Themen wie RoHs und POP sowie Zertifikate wie ISO 9001 und Zertifikate in Richtung Nachhaltigkeit werden darüber hinaus direkt bei den Lieferanten über die Lieferantenselbstauskunft automatisiert abgefragt. Diese Informationen werden einmal jährlich gesammelt und ausgewertet. Auch hier entsteht durch Tacto eine massive Zeiteinsparung.

Ein weiterer integrativer Schritt ist die Einbeziehung von REACH und weiterer Compliance als Bewertungsvariable in die Lieferantenbewertung. Hierbei werden Lieferanten basierend auf beispielsweise ihren REACH-, RoHS-, POP-Angaben automatisiert zu Themen wie Nachhaltigkeit, Entwicklungspotenzial und Innovation bewertet. Dies ermöglicht eine umfassende Lieferantenbewertung sowie Priorisierung der Lieferanten.

Insbesondere vor dem Hintergrund der diskutierten Verschärfung der REACH-Verordnung in Richtung PFAS, ermöglicht Tacto die Identifikation von PFAS-Lieferanten sowie PFAS-Artikeln auf Knopfdruck und kann über das Tool frühzeitig Maßnahmen wie z.B. Unterstützung des Lieferanten bei der Suche nach alternativen Werkstoffen zu PFAS zur Minderung des Risikos einsteuern. Zudem unterstützt Tacto bei dem Onbardingprozess neuer Lieferanten und kann hier initial Informationen zu REACH abfragen und integrieren.

3 Erfolge mit Tacto:

90% Zeiteinsparung durch die Automatisierung aller Prozesse rund um die REACH-VO

Einsparung von 10 Arbeitstagen im Jahr durch die Automatisierung der REACH-Abfragen

Aufbau einer strategischen Lieferantenverwaltung mit Fokus auf die Weiterentwicklung der Lieferantenbasis

Ausblick mit Tacto

Insbesondere schätzt Anton Debatin die Zusammenarbeit in Form von Co-Innovationen bei Tacto.

Wir sind in vielen Entwicklungsprojekten dabei und es ist super spannend zu sehen, wie sich auch die Lösung kontinuierlich weiterentwickelt. Ich habe es selten gesehen oder gehört, dass ein Softwaretool so nah am Kunden und auch an den Bedürfnissen des Kunden arbeitet."

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Vielen Dank an Veronika Stricker und das gesamte Team von Anton Debatin für unsere partnerschaftliche und vertrauenswürdige Zusammenarbeit.

Durch Partner und Kunden wie Euch, ist es möglich, unser Produkt im engen Austausch und nah am Tagesgeschehen weiterzuentwickeln, sowie in gemeinsamen Webinaren über die Themen zu sprechen, die den Einkauf des industriellen Mittelstands heute beschäftigen.

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