Mehr als 80% Zeiteinsparung bei der Lieferantenbewertung durch die Automatisierung der Prozesse
veröffentlicht am
4.4.2024
🏗 Industrie: Medizintechnik
🗺 Unternehmenssitz: Wetzlar (Hessen)
🧍 Mitarbeiter: ~ 550
💶 Umsatz ~ 110 Mio. € im Jahr
💶 Einkaufsvolumen ~ 25 - 30 Mio. € im Jahr
Oculus Optikgeräte entwickelt erstklassige ophthalmologische Instrumente, die zur Diagnose von Augenleiden und Sehproblemen eingesetzt werden. Die Produktpalette erstreckt sich von der klassischen Optikbrille bis hin zu hochkomplexen Geräten, die beispielsweise die Hornhaut oder das Innere des Auges auf Krankheitsbilder untersuchen können. Darüber hinaus bietet Oculus unterstützende, optische Hilfsmittel für beispielsweise Hornhautchirurgen. In den vergangenen drei Jahren konnte Oculus ein beeindruckendes Wachstum verzeichnen, sowohl hinsichtlich des Umsatzes als auch der Mitarbeiterzahl, mit zweistelligen prozentualen Zuwachsraten.
“Was ich in der Vergangenheit immer kennengelernt habe: Man hat für seine Lieferanteninformationen kein zentrales Tool, wo man diese tatsächlich abrufen und auswerten kann. Die Informationen liegen immer irgendwo hinter irgendeinem Laufwerk. Ich kann hier aber nicht selektieren, vergleichen oder auswerten - und genau das ist das Problem, was Tacto löst." - Sven Weber, Head of Operations Oculus Optikgeräte
Das beeindruckende Wachstum von Oculus in den letzten Jahren ging jedoch nicht ohne Herausforderungen vonstatten. Auf dem Weg von einem kleinen mittelständischen Unternehmen hin zu einem größeren mittelständischen Unternehmen musste Oculus insbesondere im Einkauf seine Organisationsstruktur grundlegend anpassen sowie Prozesse verschlanken.
Die Beschaffungsprozesse bei Oculus wurden größtenteils manuell und operativ gesteuert, was zur Folge hatte, dass keine Ressourcen für nicht-operative Aufgaben zur Verfügung standen. Es wurde ausschließlich bestellt, was bestellt werden musste, und es fehlte nahezu die Zeit, um Liefertermine angemessen zu verfolgen. Infolgedessen befand sich der Einkauf bei Oculus ständig im sogenannten “Fire Fighting”- Modus.
Ein wesentliches Problem bestand in der mangelnden Transparenz und dezentralen Datenverwaltung. Die Zuordnung von Materialien zu Warengruppen und Lieferanten innerhalb dieser Warengruppen war zwar ein strategischer Leitfaden, jedoch aufgrund der damaligen Datenlage bei Oculus kaum umsetzbar. Berichte und Auswertungen waren auf drei verschiedene Systeme verteilt (ERP-System, Excel und Felios) und ihre Aufbereitung gestaltete sich schwierig und zeitintensiv.
Hinzu kamen die Herausforderungen im Lieferantenmanagement bei Oculus. Standard-Abfragen, wie Lieferantenselbstauskünfte (SSAs), Lieferantenlangzeiterklärungen (LLEs) oder verpflichtende Angaben der Lieferanten wurden manuell abgewickelt und forderten eine erhöhten manuellen Aufwand.
Darüber hinaus hat in der Medizintechnik die Sicherheit der Patienten oberste Priorität. Konkret bedeutet dies, dass Lieferanten, von denen auch nur einzelne, aber sicherheitsrelevante Komponenten bezogen werden, besonders gründlich bewertet werden müssen, unabhängig von der Größe ihres Umsatzanteils. Da Oculus eine Vielzahl sicherheitsrelevanter Teile von verschiedenen Lieferanten bezieht, war eine umfassende Bewertung einer großen Anzahl von Lieferanten erforderlich. Diese Lieferantenbewertung stellte für Oculus eine enorme manuelle Arbeitsbelastung dar. Zusätzlich zu den begrenzten Kapazitäten, die nur eine jährliche Bewertung erlaubten und lediglich eine Momentaufnahme darstellten, beanspruchte die Einkaufsabteilung mehr als drei Monate für die Durchführung der Bewertung von über 170 Lieferanten. Alle “Soft Facts” in Bezug auf die Lieferanten mussten manuell zugeordnet und bewertet werden.
In diesem Zuge hat sich Sven Weber nach einem Tool umgeschaut, das im ersten Schritt die Sichtbarkeit und Transparenz der Datenlage sicherstellt, um eine dedizierte Warengruppenstrategie zu verfolgen und im zweiten Schritt die Lieferantenverwaltung sowie Lieferantenbewertung automatisiert durchführt, um hier wichtige Kapazitäten für strategische Projekte freizuschalten und die Sicherheit über alle Teile hinweg effizient zu gewährleisten.
Steuerung, Abruf und Auswertung des gesamtes Lieferantenwissens in einem Tool auf Knopfdruck
Effiziente, kontinuierliche und detailgetreue Bewertung der Lieferanten, um 100% Sicherheit gegenüber dem Patienten sicherzustellen
Vorbereitung auf das kontinuierliche Unternehmenswachstum mit schlanken Prozessen im Einkauf
Sven Webers Zielvorstellung war es, das gesamte Lieferantenmanagement und die Ableitung von Warengruppenstrategien über ein Tool zu steuern. Hierbei konnte Tacto besonders mit seinem “One face to the supplier”- Ansatz überzeugen.
Oculus startete mit der Einführung des Analytics-Moduls von Tacto, um sämtliche Lieferantendaten auf Knopfdruck transparent abrufen zu können. Dies bildete den ersten Schritt, um überhaupt in der Lage zu sein, eine umfassende Strategie im Einkauf zu entwickeln. Darüber hinaus können alle zu tätigenden Abfragen, wie SSAs, LLEs und andere Abfragen von Oculus über Tacto automatisiert abgewickelt werden und auf Knopfdruck ausgewertet werden.
“Durch die Implementierung des Lieferantenmanagementsystems haben wir nicht nur die Transparenz darüber, bei welchen Lieferanten wir welche Teile bestellen und in welchen Mengen, sondern wir verfügen auch über Informationen bezüglich der Fähigkeiten und Zertifikate dieser Lieferanten – und das alles in einem einzigen Tool.”
Logisch für Sven Weber und die Einkaufsabteilung von Oculus war es dann, sich der Automatisierung der Lieferantenbewertung mit Tacto zu widmen. Viele der von Tacto über Abfragen erfassten Daten zu den Lieferanten sind sogenannte “Soft Facts”, die bei der Lieferantenbewertung verwendet werden, um festzustellen, ob die Lieferanten zu Oculus passen oder nicht. Gleichzeitig können die “Hard Facts” wie Pünktlichkeit, Mengentreue und Qualitätstreue aus dem Analytics-Modul entnommen und in die Lieferantenbewertung integriert werden. Mit Tacto ist Oculus in der Lage, seine Lieferanten zu jedem gewünschten Zeitpunkt auf Knopfdruck kontinuierlich zu bewerten. Dadurch ergibt sich auch eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit bei Qualitätsuntreue in Bezug auf sicherheitsrelevante Teile. Die Effizienzsteigerung bei der Lieferantenbewertung durch Tacto im Vergleich zum vorherigen manuellen und zeitgebundenen Prozess beläuft sich auf mehr als 80%. Darüber hinaus führt dies zu erheblichen Kosteneinsparungen in fünfstelliger Höhe für Oculus.
“Wir haben mit Tacto das gesamte Lieferantenwissen in einem Tool und können es jederzeit auf Knopfdruck abrufen und das aus verschiedenen Perspektiven heraus. Was ich in der Vergangenheit immer kennengelernt habe: Man hat für seine Lieferanteninformationen, die man immer einholt, kein zentrales Tool, wo man diese tatsächlich abrufen und auswerten kann. Die Informationen liegen immer irgendwo hinter irgendeinem Laufwerk. Ich kann hier aber nicht selektieren, vergleichen oder auswerten - und genau das ist das Problem, was Tacto löst."
Eine der größten Warengruppen in Bezug auf das Volumina, sind bei Oculus bestückte Leiterplatten (PCBAs). Dies war auch die erste Warengruppe, der sich Oculus nach der Einführung von Tacto gewidmet hat. Durch Tacto konnte Oculus ermitteln, wie viel Spend bei welchem Lieferanten angefallen ist und wie viele Lieferanten in dieser Warengruppe vertreten sind.
Durch das Analytics Modul wurde festgestellt, dass ein Lieferant mit einem extrem hohen Volumen ein erhöhtes Risiko für potenzielle Lieferausfälle darstellt, insbesondere im Hinblick auf die Kapazität. Um diesem Risiko entgegenzuwirken, entwickelte Oculus eine Strategie, bei der zwei Lieferanten gehalten und zwei durch Anbieter mit besserer Leistung ersetzt wurden.
Durch die Nutzung von SSAs konnte Oculus eine Shortlist von potenziellen neuen Lieferanten erstellen, und letztendlich hat Oculus drei neue Lieferanten hinzugefügt. Diese Erkenntnisse und Maßnahmen wären ohne Tacto nicht so schnell offensichtlich geworden.
Die Zusammenarbeit mit Tacto wurde von Oculus als sehr unkompliziert wahrgenommen. Die Umsetzung war sehr einfach und pragmatisch entlang aller Schritte. Zusätzlich waren die Regeltermine insbesondere zu Beginn der Zusammenarbeit sehr hilfreich, um alle Fehler zu finden, zu beheben und die Datenbasis zu bereinigen. Im Vordergrund steht stets die Problemlösung.
In 2024 wird Oculus mit der Nutzung und Einführung des LkSG-Moduls von Tacto starten. Oculus ist zwar nicht direkt über den Geltungsbereich des LkSG betroffen, hat jedoch bereits Kundenanforderungen von direkt betroffenen Kunden erhalten und möchte sich auf die zukünftige Gesetzgebung auf Europäischer Ebene vorbereiten. Sven Weber sieht Tacto als langfristigen Partner für den Einkauf. Gemeinsames Potenzial sieht Sven Weber insbesondere bei dem Thema Einsparungsmessungen.
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Vielen Dank an Sven Weber und das gesamte Team von Oculus Optikgeräte für unsere partnerschaftliche und vertrauenswürdige Zusammenarbeit.
Durch Partner und Kunden wie Euch, ist es möglich, unser Produkt im engen Austausch und nah am Tagesgeschehen weiterzuentwickeln, sowie in gemeinsamen Webinaren über die Themen zu sprechen, die den Einkauf des industriellen Mittelstands heute beschäftigen.
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