Lieferanten bewerten, strategisch entwickeln und entlang der Unternehmensziele steuern

Ausgangssituation und Herausforderungen

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Übergeordnet bestand bei Hesse Lignal die Herausforderung darin, den Einkauf zu transformieren, als strategischen Werttreiber des Unternehmens zu etablieren und entlang der Unternehmensziele zu entwickeln. Um sich dieser übergeordneten Herausforderung annehmen zu können, hat Tobias Gaub, Einkaufsleiter bei Hesse Lignal, zwei große Potenzialbereiche im Einkauf priorisiert. Zum einen bestand das Ziel darin, ein professionelles Warengruppenmanagement aufzubauen und zum anderen ein effektives Lieferantenmanagement zu etablieren. Hesse Lignal stand jedoch in beiden Bereichen vor großen Herausforderungen hinsichtlich Prozesseffizienz und Datentransparenz.

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Im operativen Geschäft gestaltete es sich als schwierig, die Höhe der Ausgaben im Einkauf zu ermitteln und im nächsten Schritt die Ausgaben in verschiedene Warengruppen aufzuschlüsseln. Ebenso war es eine Herausforderung, zu verstehen, wie sich die Mengen- und Umsatzvolumina im Laufe der Zeit verändert haben. Diese Informationen sind jedoch von entscheidender Bedeutung, um Warengruppen strategisch zu entwickeln, ungenutzte Potenziale im Einkauf zu identifizieren und zu nutzen, und somit eine solide Grundlage für ein professionelles Warengruppenmanagement zu schaffen.

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Zudem stiegen die regulatorischen Anforderungen im letzten Jahr enorm an. Große Akteure in der Industrie begannen, standardisierte Fragebögen zu verschicken, um ihre Risiken im Rahmen des Lieferkettengesetzes (LkSG) zu ermitteln. Obwohl Hesse Lignal nicht direkt unter den Geltungsbereich des Lieferkettengesetzes fällt, ist das Unternehmen als Zulieferer für große Unternehmen unmittelbar von den Anforderungen betroffen. Infolgedessen hat sich die Anzahl der Abfragen, die Hesse an seine Zulieferer sendet und auch zukünftig verschicken wird, kontinuierlich erhöht. Bei einem Lieferantenportfolio von mehr als 150 aktiven Lieferanten und nur zwei Mitarbeitern für das Lieferantenportfolio im Rohstoffeinkauf, haben sich zum einen Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von Abfragen sowie Lücken in den Abfragen durch Kapazitätsengpässe ergeben.

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Zusätzlich erwies sich der Lieferantenbewertungsprozess bei Hesse als äußerst ineffizient. Die Bewertungen wurden über verschiedene Excel-Reports abgewickelt und waren daher mit System- und Medienbrüchen verbunden. Zudem war der Prozess mit einem erheblichen manuellen Aufwand verbunden, der einkaufsseitig kaum zu bewältigen war.

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Genau an diesen operativen und manuell geprägten Prozessen wollte Tobias Gaub ansetzen, um den Einkauf Stück für Stück in eine strategische Rolle umzufunktionieren. Bei einer Materialeinsatzquote von circa 50%, kann der Einkauf durch die positive Beeinflussung der Ausgaben das Unternehmensergebnis maßgeblich beeinflussen. Tobias Gaub hatte also eine klare Vision: Er strebte danach, den Einkauf als strategischen Werttreiber zu etablieren, um aktiv und positiv auf das Unternehmensergebnis einzuzahlen. Im ersten Schritt bestand die Notwendigkeit darin, Transparenz über das Einkaufsgeschehen zu schaffen und alle manuellen sowie ineffizienten Tätigkeiten zu automatisieren. Dadurch sollte gewonnene Zeit und Kapazität in die strategische Ausrichtung des Einkaufs investiert werden, sowie in die Entwicklung der Lieferanten entlang der festgelegten strategischen Ziele voranzuschreiten.

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3 Bedürfnisse, die Hesse Lignal erfüllen wollte

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Aufbauen eines professionellen Warengruppenmanagements sowie eines effektiven Lieferantenmanagements

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Steigern von Prozesseffizienz sowie Datentransparenz im Einkauf

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Freie Kapazitäten im Bereich des Einkaufs schaffen, um sich auf die strategische Ausrichtung des Einkaufs zu konzentrieren

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‍Tacto als DIE Lösung

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Um diese Vision in die Realität umzusetzen, hat sich Tobias Gaub für die Zusammenarbeit mit Tacto entschieden. Im ersten Schritt legte Tobias Gaub großen Wert darauf, sich intensiv mit den Themen Prozesseffizienz und Datentransparenz auseinanderzusetzen. Erfolge in diesen beiden Bereichen sollten als Grundlage für die strategische Neuausrichtung des Einkaufs dienen.

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Durch die Implementierung des Spend Analytics Moduls von Tacto kann Hesse im ersten Schritt eine umfassende Transparenz über das Einkaufsgeschehen erlangen und somit die Grundlage für ein professionelles Warengruppenmanagement schaffen. Alle Zahlen, Daten & Fakten zu Lieferanten, Artikeln, Warengruppen und Bedarfen sind auf Knopfdruck einsehbar. Zusätzlich werden Preisentwicklungen sowie Preisausreißer unmittelbar sichtbar. Auf dieser Grundlage können Aufgaben wie Preisverhandlungen direkt und effizient aufbauend auf den Analyseergebnissen im Tool verzeichnet werden.

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Im zweiten Schritt ermöglicht Tacto Hesse eine vollständige Automatisierung der Lieferantenverwaltung. Mit nur einem Knopfdruck werden sämtliche Abfragen an die gesamte Lieferantenbasis von 160 Lieferanten versendet und deren Status nachverfolgt. Durch die nahezu 100%ige Automatisierung dieses Prozesses kann Hesse 80% der Zeit einsparen, die zuvor für das manuelle Versenden und Nachverfolgen der Abfragen aufgewendet wurde.

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Neben der Automatisierung aller Lieferantenabfragen, kann Hesse in Tacto zudem Lieferanten anhand verschiedener qualitativer und quantitativer Kriterien bewerten. Dies ermöglicht eine Bewertung der Lieferantenperformance auf Knopfdruck, ohne auf mühsame Excel-Reports angewiesen zu sein. Die Nutzung validierter Daten erleichtert es Hesse, fundierte und objektive Entscheidungen zu treffen, um die besten Lieferanten für ihre Bedürfnisse auszuwählen und langfristig zu entwickeln. Dadurch wird nicht nur die Effizienz im Bewertungsprozess bis zu 60% gesteigert, sondern auch die strategische Ausrichtung des Einkaufs von Hesse weiter gestärkt.

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Insbesondere die Themen Nachhaltigkeit, Innovation und Wirtschaftlichkeit spielen bei Hesse eine übergeordnete Rolle in Bezug auf Lieferanten. Mithilfe von Tacto können Lieferanten anhand ihrer Performance, ihres Innovationspotenzials und ihrer Ambitionen in Bezug auf Nachhaltigkeit individuell bewertet, priorisiert und langfristig entwickelt werden.

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“Mit der Unterstützung von Tacto können wir uns im Einkauf den wirklich wichtigen und strategischen Fragen widmen und zwar ‘Wie steuern wir die Warengruppen und Lieferanten anhand unserer strategischen Ziele?”

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Durch die Nutzung von Tacto kann Hesse Lignal die beiden größten Potenzialbereiche im Einkauf, das Warengruppenmanagement und das Lieferantenmanagement einschließlich aller damit verbundenen Prozesse wie beispielsweise die Lieferantenbewertung, effizienter und professioneller gestalten. Tacto bietet somit alle Voraussetzungen, um den Einkauf strategischer und orientiert an den übergeordneten Unternehmenszielen auszurichten.

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3 Erfolge mit Tacto:

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80% Zeiteinsparung durch die Digitalisierung der Lieferantenabfragen und Zertifikatsverwaltung sowie Erinnerungsfunktion

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60% Zeiteinsparung bei dem Prozess der Lieferantenbewertung

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Strategische Ausrichtung des Einkaufs durch massive Zeiteinsparung bei operativen Tätigkeiten

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Ausblick mit Tacto

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Im Vordergrund steht momentan das Thema Lieferantenbewertung auch vor dem Hintergrund des Lieferkettengesetzes, was Hesse auch über Tacto abwickeln möchte.

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“Ich sehe Tacto als langfristigen Partner für Hesse im Einkauf. Gemeinsam können wir wichtige Potenziale heben und wachsen."

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Vielen Dank an Tobias Gaub und das gesamte Team von Hesse Lignal für unsere partnerschaftliche und vertrauenswürdige Zusammenarbeit.

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Durch Partner und Kunden wie Euch, ist es möglich, unser Produkt im engen Austausch und nah am Tagesgeschehen weiterzuentwickeln, sowie in gemeinsamen Webinaren über die Themen zu sprechen, die den Einkauf des industriellen Mittelstands heute beschäftigen.

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