Effiziente Einkaufszentralisierung über drei Standorte hinweg

Ausgangssituation

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WEGU ist ursprünglich dezentral organisiert, was sich in einer klaren organisatorischen und disziplinären Trennung der Einkaufsbereiche widerspiegelt. Diese Struktur erstreckt sich auch auf die dezentrale Abwicklung verschiedener Einkauf- und Compliance-Themen, darunter TISAX (Daten- und Informationssicherheit).

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Die Lieferketten von WEGU sind durch vielfältige Anforderungen geprägt, insbesondere im Hinblick auf die unterschiedlichen Materialien Gummi, Metall und Kunststoff. Die nun steigenden Nachhaltigkeitsfragen und Kundenbedarfe erhöhen die Komplexität zusätzlich. Besondere Aufmerksamkeit gilt dabei den Anforderungen von Original Equipment Manufacturers (OEMs), für die eine Produktion von Europa für den europäischen Markt notwendig ist.

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Diese Ausgangslage führte zu verschiedenen Herausforderungen im Einkauf bei WEGU.

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Die Herausforderung

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Durch die dezentrale Organisation entstand bei WEGU ein großes Problem des doppelten Arbeitens. Die Schwesterfirmen der Holding führten zur gleichen Zeit identische Aufgaben manuell durch, was zu einem erheblichen Datenchaos sowie starker Ineffizienz führte.

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Zudem wurden in der Vergangenheit zahlreiche Excel-Auswertungen als Basis für die Verwaltung von Lieferanten erstellt und genutzt. SAP als ERP-System von WEGU konnte keinesfalls die Notwendigkeit ersetzen, Auswertungen und Verwaltungen dezentral an verschiedenen digitalen Orten über Excel durchzuführen. Die manuelle Bearbeitung von Excel-Tabellen führte zu fehlerhaften Auswertungen aufgrund fehlender Automatisierung. Die Suche nach gewonnenen und ausgewerteten Daten beanspruchte mehr Zeit, als wenn die Auswertung erneut durchgeführt worden wäre.

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Eine beträchtliche Menge an individuellen E-Mails wurde für Anfragen jeglicher Art (NDAs, LSAs etc.) verwendet, da es keine Tools gab, um diese zentral zu koordinieren. Zum Beispiel mussten neue Geheimhaltungsvereinbarungen individuell an 50 Lieferanten gesendet werden, einschließlich Erinnerungen bei ausbleibender Rückmeldung der Lieferanten über 50 separate E-Mails. Die Aufbereitung von TISAX-Daten in Excel war besonders fehleranfällig. Daten wurden falsch eingetragen, und bei klassifizierten Lieferanten mussten neue NDAs über separate E-Mails abgeschlossen werden, was zu Schwierigkeiten bei der korrekten Zuordnung der Informationen führte.

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3 Bedürfnisse, die WEGU erfüllen wollte

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Etablierung eines einheitlichen Warengruppenmanagements

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Zentralisierung der Prozesslandschaft im Einkauf

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Aufbau einer strategischen Einkaufsorganisation über alle Standorte hinweg

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‍Tacto als DIE Lösung

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Sascha Priester war über Jahre hinweg auf der Suche nach einem geeigneten System, das auf die Anforderungen im Mittelstand zugeschnitten ist, um die Lieferantenverwaltung automatisiert abbilden zu können. Nach langer Suche ist Sascha Priester dann letztendlich auf Tacto gestoßen und war 100% überzeugt..

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“Unser Ziel ist es, zu einer zentralen Einkaufsorganisation zurückzukehren und dabei gleichzeitig ein einheitliches Warengruppenmanagement zu etablieren. Wir streben danach, die Lieferanten zentral zu sourcen und die Abwicklung von TISAX automatisiert und zentralisiert zu gestalten. Dieses umfassende Vorhaben lässt sich nur durch den Einsatz von Tacto realisieren. Für uns ist Tacto von essenzieller Bedeutung, um unseren Transformationsprozess hin zu einem zentralen Einkauf erfolgreich umzusetzen.” - Sascha Priester

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Tacto unterstützt WEGU zum einen dabei, bestehende Herausforderungen zu lösen, also auch ein langfristiger Partner für zukünftige Herausforderungen zu werden.

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"Tacto ist das zentrale Instrument, um sowohl aktuelle als auch zukünftige Herausforderungen zu bewältigen. Da wir bisher stark manuell agiert haben, ermöglicht uns Tacto einen ganz neuen Automatisierungsgrad. Es ist klar, dass Tacto ein essenzielles Tool ist, insbesondere im Hinblick auf kommende Herausforderungen wie Einfuhrverbote oder den Israel-Krieg. Mit Tacto haben wir ganz neue Möglichkeiten, darauf zu reagieren.” - David Tangri, Einkäufer

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Tacto vereinfacht das tägliche Geschäft von WEGU erheblich. Mit nur einem Klick lassen sich alle relevanten Zahlen, Daten und Fakten für alle Lieferanten anzeigen. Zusätzlich können alle Anfragen, sei es im Rahmen von NDAs für TISAX oder LSAs, automatisiert und in individuellen Lieferantenansichten übersichtlich dargestellt werden.

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"Die individuellen Lieferantenansichten von Tacto ermöglichen es uns, gezielt auf interne Anforderungen zu reagieren. Es fungiert wie ein intelligentes Baukastensystem, das uns im Einkauf die flexible Anpassung an Veränderungen in den internen Anforderungen gestattet.” - David Tangri, Einkäufer

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Zusätzlich eröffnet die Lieferanten-Filterfunktion von Tacto neue Arbeitsmöglichkeiten, beispielsweise durch die Durchführung von automatisierten Abfragen zu QSV oder LSA für strategische Lieferanten. Auf einen Blick lassen sich bestehende Vereinbarungen erkennen, und es wird deutlich, mit welchen Lieferanten in der Zukunft zusammengearbeitet werden sollte, da sie potenziell entscheidend für WEGU werden könnten. Dies führt zu einer völlig neuen Arbeitsweise, die zuvor nicht vorhanden war.

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3 Erfolge mit Tacto:

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Zentralisierung essenzieller Einkaufsprozesse über alle Standorte hinweg (TISAX, NDAs, LSAs etc.)

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Massive Zeiteinsparung im operativen Einkauf

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Schnelle Reaktions- und Anpassungsfähigkeit auf anstehende Herausforderungen im Einkauf und somit bessere Planbarkeit im Einkauf

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Ausblick mit Tacto

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Das übergeordnete Zukunftsziel mit Tacto ist die Zentralisierung der Einkaufseinheiten auch über die drei Standorte hinweg. Die Herausforderung besteht darin, neben dem laufenden Tagesgeschäft eine zentrale Organisation aufzubauen. Eine entscheidende Komponente dabei ist die Vereinheitlichung von Prozessen. WEGU strebt an, Synergien aus verschiedenen Prozessen zu identifizieren und zu entwickeln, um sicherzustellen, dass jeder im Einkauf dieselben Abläufe verfolgt. Fragen wie die Anbindung von Lieferanten, der Versand von Anfragen und die Durchführung des operativen Tagesgeschäfts sollen einheitlich gestaltet werden. In diesem gesamten strategischen Ansatz spielt Tacto eine zentrale Rolle. Ziel ist es, dass WEGU alle relevanten Fragen über Tacto zentralisiert abwickeln kann.

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“Wir betrachten Tacto als unseren zukünftigen Partner und streben eine gemeinsame Entwicklung auf Augenhöhe an. Die Notwendigkeit von Tacto liegt sowohl in unserer organisatorischen Transformation als auch in den bevorstehenden Herausforderungen der Zukunft. Angesichts von Ausgaben von mehr als 60% über unsere Lieferanten liegt unser Hauptfokus dort, wo wir den Unternehmenserfolg maßgeblich beeinflussen können: im Einkauf. Tacto ist somit unser Wegbegleiter für die Zukunft.” - Sascha Priester, Vice President Purchasing

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Vielen Dank an Sascha Priester, David Tangri und das gesamte Team von WEGU für unsere partnerschaftliche und vertrauenswürdige Zusammenarbeit.

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Durch Partner und Kunden wie Euch, ist es möglich, unser Produkt im engen Austausch und nah am Tagesgeschehen weiterzuentwickeln, sowie in gemeinsamen Webinaren über die Themen zu sprechen, die den Einkauf des industriellen Mittelstands heute beschäftigen.

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