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Revolution der Einkaufsabteilung bei DOYMA

80% Zeiteinsparung in der Lieferantenverwaltung durch Digitalisierung

veröffentlicht am
30.11.2023

SONAX GMBH

🏗  Industrie:                          Chemie (Fokus: Automobilbranche)

🗺  Unternehmenssitz:         Neuburg an der Donau (Bayern)

🧍  Mitarbeiter:                      ~ 420

👥  Mitarbeiter im Einkauf:    20

💶  Umsatz                                 ~ 144 Mio. € pro Jahr

Seit 70 Jahren steht SONAX für eine starke Marke in der Autopflege und entwickelt sowie produziert nahezu all seine Reinigungs- und Pflegeprodukte selbst in Neuburg. Die SONAX GmbH ist Teil der Unternehmensgruppe Hoffmann und hat eine 100%ige Tochter: die DuroDruck GmbH. Gestartet als Pionier in der Autopflege, ist SONAX mittlerweile auch Premiumprodukthersteller in der Fahrrad- sowie Caravanenbranche. Das Unternehmen erschloss darüber hinaus weitere Märkte, in der Agrarindustrie, der Forstwirtschaft und im Baugewerbe. SONAX ist positioniert als deutscher und österreichischer Marktführer seiner Branche und arbeitet kontinuierlich an neuen Lösungen, Anwendungen und Produkten für seine Kunden.

“Wir brauchten kein Tool, in das wir 100 Stunden investieren müssen, wir brauchten ‘Plug & Play’ - und das ist bei Tacto zu 100% gegeben.” - Fr. Dr. Burghart, Chief Procurement Officer

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Ausgangssituation und Herausforderungen:

2015 setzte sich Frau Dr. Burghart, Chief Procurement Officer der SONAX GmbH, zum Ziel Prozesse in der Beschaffung bei SONAX zu automatisieren sowie zu digitalisieren. Eine elektronische Beschaffung sollte hierbei den bestehenden Zeitaufwand für manuelle Tätigkeiten erheblich reduzieren und mehr Freiraum für strategische Projekte und Themen im Einkauf schaffen.

Als Unternehmen in der Chemieindustrie stellt SONAX besonders hohe Anforderungen an seine Lieferanten, die aus Compliance Gründen erfüllt sein müssen. Hierzu zählen unter anderem ein Code of Conduct oder bestimmte ISO-Zertifizierungen, die die Lieferanten immer aktualisiert vorweisen müssen. Diese Abfragen musste SONAX bei über 300 Lieferanten (zusammen mit der Hoffmann Gruppe sogar bei über 400 Lieferanten) manuell über das „Hin- und Herschicken“ von E-Mails tätigen. Hinzukamen einzelne AEBs (Allgemeine Einkaufsbedingungen), die an die Lieferanten per E-Mail versandt wurden. In der Folge wurden die E-Mail-Postfächer der Mitarbeiter:innen im Einkauf überschwemmt!

Dokumentiert wurden die verschiedenen Status der Abfragen in einer sehr umfangreichen Exceltabelle. Der Abfragestatus wurde dabei über eine Farbcodierung vermerkt. Archiviert im elektronischen Leitz Ordner (ELO) mussten die Daten dann in das ERP-System eingepflegt werden, um schlussendlich Berichte aus dem ERP-System generieren zu können.  Dieser Prozess war nicht nur von einem massiven Zeitaufwand geprägt, sondern barg auch die Gefahr von Fehlern im ERP-System.

Dadurch, dass die stark ausgelastete IT von SONAX kaum über freie Ressourcen verfügte, war nur die Einführung einer systemseitigen Unterstützung möglich, die kaum IT Ressourcen benötigt. Lange fand sich jedoch kein passendes Tool für SONAX, welches die Vielzahl der bestehenden Prozesse unkompliziert und ohne signifikanten Aufwand für IT und Mitarbeiter:innen bewältigen konnte.

3 Bedürfnisse bzw. Herausforderungen, die SONAX bewältigen wollte

Manuelle und wiederkehrende Tätigkeiten hinsichtlich der Lieferantenabfrage von verschiedenen Zertifikaten (CoC, ISO, REACH etc.) automatisieren und digitalisieren

Freie Kapazitäten im Bereich des Einkaufs schaffen, um sich auf strategische Projekte zu konzentrieren

Schlanke Einführung des Tools und Automatisierung der Prozesse ohne Einbindung der IT

Tacto als DIE Lösung

Und dann kam Tacto: Endlich ein Tool, mit dem die Transformation zu einer elektronischen Beschaffung gelingen kann. Die Digitalisierung von Kernprozessen entlang des Lieferantenmanagements und eine erhöhte Datentransparenz konnten nach schneller und einfacher Implementierung innerhalb weniger Wochen umgesetzt werden. Tacto passt perfekt zu den Anforderungen von SONAX und konnte vor allem im Gegensatz zu anderen Tools, den IT Aufwand sehr gering halten.

“Wir brauchten kein Tool, in das wir 100 Stunden investieren müssen, wir brauchten ‘Plug & Play’ - und das ist bei Tacto zu 100% gegeben.”

Tacto ermöglicht, gebündelt an einem Ort alle Informationen zu den Lieferanten einzusehen und schafft somit einen Überblick und Transparenz über die Datenmenge. Außerdem konnten verschiedenste Lieferantenabfragen, vom Code of Conduct bis hin zu jeglichen ISO-Zertifizierungen, vollständig automatisiert werden. Eine umfassende Automatisierung bedeutet, dass alle Schritte von den Aussendungen der Abfragen bis hin zu den Erinnerungen für die Lieferanten von Tacto abgedeckt werden. SONAX schätzt die damit erreichte Zeiteinsparung gegenüber der bisherigen manuellen Lieferantenabfrage auf 80%.

Die Implementierung von Tacto verlief reibungslos und ohne Aufwand. Die IT musste lediglich 10 Minuten aufwenden, um die Daten zur Verfügung zu stellen. Auch das Einkaufsteam ist begeistert von Tacto und beschreibt das Tool als „benutzerfreundlich, einfach & erleichternd“. Der bisherige Einsatz von Tacto bei SONAX zeigt, dass die Lieferanten das Tool sehr gut annehmen und ebenfalls von der hohen Benutzerfreundlichkeit profitieren. Deren durchweg positives Feedback betont insbesondere die Einfachheit der Handhabung.

“Ein Link und eine E-Mail Adresse - dann war ich schon angemeldet, super unkompliziert.” - Hr. Demirtas, Key User Tacto

3 Erfolge mit Tacto:

80 % Zeiteinsparung durch Digitalisierung der Lieferantenabfragen und Zertifikatsverwaltung sowie Erinnerungsfunktion

Sehr intuitive Handhabung über alle Nutzungsstufen hinweg

Schaffung von Freiraum für strategische Themen im Einkauf durch massive Zeiteinsparung im Lieferantenmanagement

Die Zusammenarbeit mit Tacto

Die Zusammenarbeit mit Tacto ist von Transparenz, Ehrlichkeit und Dynamik geprägt. Vorwiegend schätzt SONAX die klaren Auskünfte zu den einzelnen Modulen sowie Funktionen von Tacto. Sobald Tacto eine neue Funktion ankündigt, kann diese auch direkt umgesetzt werden. Proaktiv und dynamisch arbeitet Tacto gemeinsam mit SONAX an der Aussendung von Lieferantenabfragen und erschließt weitere Optimierungspotenziale.

“Was mir ganz besonders gefallen hat ist, dass Tacto von Anfang an gesagt hat, dass das Unternehmen an unseren Anforderungen lernen möchte, um Tacto noch weiter zu entwickeln, um so gemeinsam wachsen zu können.“

Bei vereinzelten Unklarheiten ist der Customer Support von Tacto immer erreichbar und widmet sich direkt der Fragestellung, sodass diese umgehend gelöst werden kann.

“Einmal wusste ich nicht, wo die aktuelle Abfrage liegt - unser Ansprechpartner war direkt zur Stelle und konnte mir sofort weiterhelfen.“

Ein Blick in die Zukunft

Auf die gemeinsame Zukunft mit Tacto schaut SONAX sehr positiv. Mittelfristig ist das Ziel, die massiven Zeiteinsparungen weiter zu erhöhen und die gewonnene Zeit in strategische Themen zu investieren.

Wir sehen große Potenziale, den Einsatz von Tacto auszuweiten.”

Langfristig wünscht sich SONAX gemeinsam mit Tacto Risikomanagementanwendungen für die Beschaffung zu entwickeln. Beschaffungsrisiken sollen zukünftig im Tool festgehalten werden. Dadurch kann ein signifikanter Teil des derzeitigen Organisationsaufwands in der Einkaufsabteilung über Tacto abgewickelt werden.

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Vielen Dank an Frau Dr. Burghart, Herrn Demirtas und das gesamte Team von SONAX für unsere partnerschaftliche und vertrauenswürdige Zusammenarbeit.

Durch Partner und Kunden wie Sie, ist es möglich, unser Produkt im engen Austausch und nah am Tagesgeschehen weiterzuentwickeln, sowie in gemeinsamen Webinaren über die Themen zu sprechen, die den Einkauf des industriellen Mittelstands heute beschäftigen.

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