Excel-Listen verschicken, Angebote manuell vergleichen und endloser E-Mail-Austausch mit Lieferanten – so sehen RFQ Prozesse im industriellen Mittelstand noch allzu oft aus. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld: Durchschnittlich 5 Stunden pro Woche verschwenden Einkäufer mit manueller RFQ Verwaltung. Zeit, die für strategische Verhandlungen fehlt und Einsparpotenzial ungenutzt lässt.

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In diesem Webinar zeigen Lucas Trümpler (Kundenentwicklung, Tacto) und Lilly Kämmerling (Produktentwicklung, Tacto), wie sich dieser Zustand mit Tacto Intelligence grundlegend ändern lässt – und warum das nicht nur operative Prozesse beschleunigt, sondern messbare Einsparungen sichert.

Die Realität im Mittelstand – Wo Zeit und Geld verloren gehen

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Fragmentierte Prozesse kosten Verhandlungsmacht:

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• Insellösungen: Preisabfragen laufen über verschiedene Kanäle – E-Mail, Excel, Telefon – ohne zentrale Historie
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• Fehlende Vergleichbarkeit: Lieferanten antworten in unterschiedlichen Formaten
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• Zeitdruck statt Strategie: Bis alle Angebote vorliegen, fehlt oft die Zeit für fundierte Benchmark-Analysen
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• Intransparente Entscheidungen: Management und Fachabteilungen sehen nur das Endergebnis, nicht den Entscheidungsweg

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Tacto Intelligence – Einkaufsnative KI für smarte RFQ Prozesse

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Anders als generische KI-Tools wurde Tacto Intelligence speziell für Einkaufsprozesse entwickelt. Das System versteht Warengruppen, Lieferanten und Beschaffungslogik von Grund auf – und macht jeden Schritt des RFQ Prozesses intelligenter:

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1. Intelligente Lieferantenauswahl
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• KI-gestützte Vorschläge: Passende Lieferanten basierend auf Warengruppe, Losgröße und historischer Performance
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• Live-Integration: Preisverläufe, Liefertreue und Qualitätskennzahlen fließen automatisch in die Auswahl ein
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• Risikobewertung: ESG-Ratings und Compliance-Status werden bei der Empfehlung berücksichtigt
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2. Strukturierte Anfragenerstellung
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• Standardisierte Templates: Alle Lieferanten erhalten identische Spezifikationen und Rahmenbedingungen
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• Automatisiertes Tracking: Versand und Rücklauf werden zentral verwaltet – kein E-Mail-Chaos mehr
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• Intelligente Erinnerungen: Das System folgt automatisch bei säumigen Lieferanten nach
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3. Transparente Angebotsauswertung
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• Automatische Preisspiegel: Rabatte, Zahlungsziele und Nebenkosten werden strukturiert verglichen
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• Intelligente Bewertung: identifiziert Best-Practice-Anbieter, Schnelllieferer und versteckte Potenziale
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• Benchmark-Analysen: Preisverteilungen innerhalb der Warengruppe werden transparent dargestellt
  
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Fazit – Vom Pflichtprozess zur strategischen Kostensenke

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Wer RFQs weiterhin per Excel und E-Mail managt, verschenkt Geschwindigkeit und Verhandlungsmacht. Die Kombination aus strukturierten Workflows und einkaufsnativer KI macht den entscheidenden Unterschied: Transparenz über alle Angebote, Vergleichbarkeit auf Knopfdruck und eine starke Verhandlungsposition dank datengetriebener Benchmarks.

Das Ergebnis sind nicht nur schnellere Entscheidungen und transparente Prozesse, sondern messbare Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich – und endlich wieder Zeit für die wirklich wichtigen strategischen Aufgaben im Einkauf.

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Lucas Trümpler und Lilly Kämmerling zeigen, wie Tacto Intelligence zeitraubende RFQ Prozesse von Excel-Chaos zu intelligenten, automatisierten Workflows transformiert. Die einkaufsnative KI automatisiert Lieferantenauswahl, strukturiert Angebotsvergleiche und deckt versteckte Einsparpotenziale auf – während Einkaufsteams endlich Zeit für strategische Verhandlungen gewinnen. Ein Muss für jeden Einkauf, der Preisanfragen strategisch nutzen statt nur verwalten will.