Im Webinar „Top-Artikel in Sekunden, Management Reports in Minuten – So spart WEINMANN Zeit bei A-Teilen und Kosten bei B-Teilen“ gaben Jan Herburg (Leiter Strategic Procurement & Category Management, WEINMANN) und Simon Vötter (Tacto) exklusive Einblicke, wie Procurement Intelligence aus verstreuten Daten klare Entscheidungsgrundlagen macht – und so Einsparungen, Transparenz und souveräne Gespräche ermöglicht.

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Gebundene Kapazitäten lösen – neue Spielräume im Einkauf schaffen

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Gestiegener Kostendruck, fragmentierte Daten und ein hoher manueller Aufwand im Reporting stellen den Einkauf von Medizintechnikherstellern vor besondere Herausforderungen. WEINMANN Emergency – Spezialist für Beatmungs- und Notfallgeräte – stand genau vor dieser Aufgabe: Reports kosteten mehrere Stunden, A-Teile banden alle Kapazitäten, und für B-/C-Teile blieb kaum Zeit.

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Ausgangslage – Analysen im Einkauf ohne zentrale Datenbasis

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Zuvor war die Situation typisch für viele Mittelständler:

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• Zersplitterte Datenquellen: Exporte aus dem ERP mussten manuell per S-Verweisen in Excel zusammengeführt werden.
• Zeitintensive Reports: 8 Stunden Aufwand pro Auswertung, oft so aufwendig, dass wichtige Reports gar nicht erstellt wurden.
• A-Teile im Fokus, B-/C-Teile vernachlässigt: Kritische Warengruppen banden Ressourcen, Quick Wins blieben liegen.
• Mangelnde Visualisierung: Ergebnisse waren grafisch schwach, wirkten intern und extern wenig überzeugend.
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Die Folge: fehlende Transparenz und verpasste Chancen in einem Einkauf, der eigentlich unter enormem Kostendruck stand.

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Wie Procurement Intelligence im Einkauf genutzt werden kann

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Mit Einführung von Procurement Intelligence lassen sich drei zentrale Bausteine im Einkauf etablieren:

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• Dashboards: Sofortige Transparenz über Lieferanten, Volumen und Artikelbewegungen.
• Strukturierte Argumentationsgrundlagen: Preis- und Mengenentwicklungen, Benchmarks und Index-Abgleiche auf einen Blick.
• Einkaufsradar: Alerts, die Auffälligkeiten bei Bestellmengen, Preisen oder Lieferanten automatisch sichtbar machen.
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So entsteht ein Set an Werkzeugen, das Analysen beschleunigt, Reports professionalisiert und Gespräche datenbasiert unterstützt.

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Use Case 1 – A-Teile im Griff, B-/C-Teile endlich im Blick

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Impact: Durch Zeiteinsparungen bei A-Teilen konnte WEINMANN erstmals B- und C-Teile systematisch analysieren. Statt 30 Artikel im Jahr zu prüfen, lassen sich heute 450 Artikel in derselben Zeit auswerten. Alerts zeigen etwa: „Artikel X wird zu häufig in kleinen Mengen bestellt – bündeln Sie Bestellungen“.

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Ergebnis: Einsparungen und Effizienzgewinne in Bereichen, die zuvor untergingen.

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Use Case 2 – Management Reporting & große Lieferantengespräche

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Impact: Reports wie „Top-10 Lieferanten nach Kostenentwicklung“ oder „Flop-Lieferanten mit steigenden Preisen“ sind heute in Minuten verfügbar – visuell hochwertig und anschlussfähig für Management und Geschäftsführung.

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Ergebnis: Rund 200 Stunden Zeitgewinn pro Jahr in der Vorbereitung von Jahresgesprächen. Gleichzeitig mehr Transparenz für faktenbasierte Entscheidungen und bessere Vorbereitung auf strategische Verhandlungen.

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Use Case 3 – Spontane Lieferantengespräche

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Impact: Während spontane Telefonate oder Teams-Calls früher kaum faktenbasiert geführt werden konnten, sind heute alle Artikel-, Mengen- und Preisinformationen sofort abrufbar.

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Ergebnis: Gespräche werden souveräner und fundierter – WEINMANN kann auf Nachfragen direkt reagieren und wirkt im Dialog professioneller.

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Use Case 4 – Teammanagement & Nachbereitung

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Impact: Vereinbarungen, Konditionen und Aufgaben können direkt dokumentiert werden. Verantwortlichkeiten sind eindeutig zugeordnet, Fortschritte bleiben jederzeit transparent.

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Ergebnis: Rund 100 Arbeitstage Entlastung im Team pro Jahr, weil Aufgaben strukturiert nachgehalten und Prozesse effizienter gesteuert werden.

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Fazit

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Das Webinar machte deutlich: Zeitersparnis ist mehr als nur Effizienzgewinn. Sie schafft den Spielraum, um bislang vernachlässigte Potenziale zu heben, Management mit professionellen Reports zu überzeugen und Lieferantengespräche faktenbasiert zu führen. WEINMANN zeigt, wie Procurement Intelligence aus Excel-Arbeit eine strategische Steuerung macht – und wie selbst im hochregulierten Medizintechnik-Einkauf Kapazität, Klarheit und Kostenvorteile entstehen.

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Jan Herburg von WEINMANN Emergency und Simon Vötter von Tacto zeigen im Webinar, wie WEINMANN mit Procurement Intelligence Artikel-, Mengen- und Lieferantendaten in übersichtlichen Dashboards verfügbar macht, Management Reports in Minuten erstellt und durch Alerts neue Potenziale sichtbar werden. So entstehen Freiräume, um B- und C-Teile gezielt zu analysieren, Lieferantengespräche faktenbasiert zu führen und das Team durch klare Verantwortlichkeiten zu entlasten. Das Ergebnis: mehr Transparenz, schnellere Entscheidungen und ein Einkauf, der Kapazität für echte Wertschöpfung gewinnt.

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