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Webinaraufnahme: Schluss mit Excel und Silo-Systemen – Wie Trodat Transparenz im Einkauf schafft
Zusammenfassung
Verteilte Ordner, unzählige Excel-Sheets und unterschiedliche Ablagestrukturen bremsten den globalen Einkauf von Trodat. Zeitkritische Informationen blieben verstreut, Compliance-Fristen rückten unbemerkt näher und wertvolles Lieferantenwissen hing an Einzelpersonen.
Im Webinar „Schluss mit Excel und Silo-Systemen – Wie Trodat Transparenz im Einkauf schafft“ berichtet Carmen Zeitlinger (Head of Global Procurement, Trodat) gemeinsam mit Torben Hinrichs (Kundenentwicklung, Tacto) über den Wechsel zu einer zentralen SRM-Plattform – und zeigt, wie sich Dateninseln in eine vernetzte Kommandozentrale verwandeln ließen.
Ausgangslage – Patchwork statt Plattform
Die SAP-Umstellung kappte Trodat das bisherige Logistikinformationssystem; eine gruppenweite Lieferantenübersicht existierte nicht. Zusätzlich lasteten neue Vorgaben – vom Lieferkettengesetz bis CBAM – auf manuellen Excel-Prozessen und E-Mail-Fragebögen. Dabei kamen folgende Kernprobleme zum Vorschein:
- isolierte Dateien und mehrfache Datenhaltung
- hoher Aufwand bei Compliance-Abfragen
- fehlende Echtzeiteinsicht für Einkauf, Qualitätsmanagement und Umweltmanagement
Drei Hebel für die erfolgreiche Transformation
- Hebel – Datenbasis bündeln
Alle Lieferanten-, Artikel- und Dokumentendaten werden in einer einzigen Plattform konsolidiert und versioniert. So entsteht jederzeit ein vollsätndiges Bild - unabhängig von Standort oder Person.
- Hebel – Bewertungen systematisieren
Einheitliche Fragebögen – intern wie extern – fließen in eine gewichtete Scorecard für Qualität, Logistik und Nachhaltigkeit. Kritische Lieferanten lassen sich früh erkennen und Maßnahmen klar priorisieren.
- Hebel – Dokumente steuern & überwachen
Zertifikate werden bei Upload automatisch klassifiziert; Ablaufdaten laufen in ein zentrales Monitoring, das vor Fälligkeit Erinnerungen aussendet und neue Versionen anfordert.
Erste Resultate mit Tacto – auf einen Blick
- Mehr Transparenz: Lieferantenstatus, Risiken und Compliance-Lücken werden in Echtzeit angezeigt.
- Weniger Routinearbeit: Automatisierte Fragebögen und Dokumentenworkflows reduuzieren Mail-Traffic und Excel-Pflege deutlich.
- Gesicherte Kontinuität: Wissen bleibt in der Plattform erhalten – Vertretungen oder Personalwechsel verursachen keinen Informationsverlust mehr.
Bereichsübergreifende Zusammenarbeit mit Tacto
Einkauf
Zentrale Plattform für Lieferantenmanagement ersetzt Excel & Ordner; fundierte Entscheidungen dank transparenter Bewertungen und KPIs.
Logistik
Direkter Input zu Lieferantenbewertungen (z. B. Verpackungsqualität); strukturierte Feedbacks per Fragebogen ohne Mehraufwand.
Umweltmanagement
Nachhaltigkeitsanforderungen digital abgebildet; Fragebögen und Zertifikate zentral gesammelt und automatisch überwacht.
Qualitätsmanagement
Mitwirkung an objektiven Bewertungen durch QM-spezifische Fragebögen; zentraler Zugriff auf relevante Dokumente statt redundanter Ablagen.
Fazit – Vom Datensilo zu 360°-Transparenz
Trodat zeigt, wie die Ablösung von Excel-Listen und isolierten Systemen weit mehr bewirkt als eine technische Modernisierung. Eine integrierte SRM-Plattform bündelt Wissen, automatisiert Dokumentenprozesse und ermöglicht objektive Lieferantenbewertungen. Das Ergebnis: höhere Effizienz, gesicherte Compliance und fundierte Entscheidungen – ein praxisnaher Weg, wie mittelständische Global Players ihren Einkauf zur strategischen Schaltzentrale entwickeln.
Carmen Zeitlinger von Trodat und Torben Hinrichs (Tacto) zeigen, wie Trodat Excel-Insellösungen und E-Mail-Fragebögen in kurzer Zeit durch eine integrierte SRM-Plattform ersetzt hat. Dabei führen eine zentrale Datenbasis, standardisierte Lieferantenbewertungen und automatisiertes Dokumentenmanagement zu konzernweiter Transparenz, sichern Compliance und entlasten das Team spürbar – ein Praxisbeispiel dafür, wie mittelständische Global Player ihren Einkauf datengeleitet und zukunftsfähig ausrichten können.
