Lose PDF-Anhänge, verstreute Netzlaufwerke und endlose Copy-&-Paste-Routinen – in vielen mittelständischen Einkaufsabteilungen gleicht die Dokumentenablage einem Blindflug. Zertifikate veralten ungesehen, Preise werden versehentlich falsch übertragen, Compliance-Nachweise gehen unter.

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Im Webinar „KI, die Dokumente versteht, verlinkt, Informationen extrahiert und im System abspeichert – Automatisieren statt Ablage-Albtraum“ demonstrieren Jan Scholich (Produktmanager, Tacto) und Jacob Steinbrenner (Geschäftsentwicklung, Tacto), wie Tacto Intelligence Lieferantenunterlagen automatisch erkennt, klassifiziert und strukturiert ablegt – sodass aus zeitraubender Ablagearbeit ein transparentes, verlässliches System wird, das den Einkauf spürbar entlastet und neue Qualitäts- sowie Effizienzmaßstäbe setzt.

Ausgangslage – Wenn Ablage zum Risiko wird

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Manuelle Dokumentenverwaltung verursacht gleich vier Kernprobleme: fehlerhafte Dateneingaben, fehlende Transparenz über Versionsstände, Audit-Risiken durch verlorene Zertifikate und erhebliche Zeitverluste beim Suchen und Abtippen. Diese Kombination bindet Ressourcen, während strategische Aufgaben liegen bleiben.

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Lösung – KI-gestütztes Dokumentenmanagement

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Tacto Intelligence wurde speziell für Beschaffungsszenarien trainiert. Die KI erkennt Dokumentinhalte, versteht den semantischen Kontext von Warengruppen und Lieferanten, extrahiert relevante Felder und legt alles automatisch in der richtigen Akte ab.
Der Prozess folgt einem klaren Muster:
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1. Eingang erfassen – Dateien aus verschiedenen Quellen können eingelesen werden
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2. Inhalte verstehen – Zertifikat­typ, Gültigkeit, Artikel- oder Vertragsbezug wird semantisch erkannt
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3. Informationen verlinken – Dokumente werden dem passenden Lieferanten, Artikel oder Vertrag zugeordnet
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4. Daten sichern – Die Dateien landen strukturiert im System & Vollversionen bleiben revisionssicher archiviert

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Anwendungsfälle – Vom Zertifikat bis zum Preisblatt
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• Zertifikate erneuern
  Ein Erneuerungs-Agent erkennt Ablaufdaten frühzeitig, fordert automatisch aktualisierte Dokumente an und archiviert die neue Version ohne manuelles Zutun.
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• Fehlerquellen eliminieren
  Uploads werden in Echtzeit geprüft; fehlende Siegel, unlesbare Scans oder falsche Dateitypen werden markiert und zur Korrektur zurückgespielt.
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• Vertrags- und Preisblätter verknüpfen
  Positions­preise werden erfasst, mit Rohstoff­indizes synchronisiert und direkt in die Preis­historie übernommen – dies bietet eine Grundlage für belastbare Analysen.
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• Lieferantenakten vervollständigen
  Betriebs­genehmigungen, NDAs oder Qualitätsberichte landen automatisch im 360°-Profil; Suchzeit reduziert sich um Stunden.
  
  
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Fazit – Vom Ablage-Albtraum zur Automatik

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Das Webinar verdeutlicht: Mit einkaufsnativer KI wird Dokumentenmanagement zur selbst­laufenden Stärke. Automatisierte Erfassung, verlässliche Validierung und proaktive Erneuerungs­hinweise beenden Suchaufwände, reduzieren Fehler und sichern Compliance. Wer diesen Schritt geht, gewinnt Zeit für strategische Aufgaben und schafft eine belastbare Datenbasis für einen zukunftsorientierten Einkauf.

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Jan Scholich und Jacob Steinbrenner zeigen in diesem Webinar, wie Tacto Intelligence das Dokumentenchaos im Einkauf beendet: KI versteht Inhalte, verlinkt Dokumente kontextgenau, extrahiert Informationen und archiviert sie revisionssicher. Fehler werden minimiert, Aktualität bleibt gewährleistet und wertvolle Arbeitszeit wird frei – ein praxisnaher Weg, um den Sprung vom Ablage-Albtraum zur automatisierten Prozess­exzellenz zu schaffen.