Operative Tätigkeiten automatisieren - 4 Empfehlungen für den mittelständischen Einkauf
In mittelständischen Unternehmen ist nahezu in keiner Abteilung der Digtialisierungsdruck größer als im Einkauf. Reichte es vor 10 - 15 Jahren oft noch aus, Einkaufsprozesse operativ zu verwalten und im ERP System zu erfassen, sind strategisches Sourcing und Lieferantenmanagement mittlerweile aus dem mittelständischen Einkauf nicht mehr wegzudenken.
Einkaufsmanager müssen dieser neuen Verantwortung gerecht werden. Ein zunehmend stressiges Tagesgeschäft macht es aber schwierig, sich ausreichend mit digitalen Themen zu befassen. Wer hat die Zeit, jetzt auch noch zum Digitalisierungsexperten zu werden?
Nachfolgend finden Sie vier Empfehlungen, die es bei der Automatisierung von operativen Tätigkeiten im Einkauf zu beachten gilt.
#1 Potenzialanalyse durchführen und Schwachpunkte erkennen
Durch eine gezielte, mehrdimensionale Analyse kann für Ihre Einkaufsabteilung in wenigen Schritten festgestellt werden, in welchem Bereich sich Potenziale befinden und welche Abläufe sich in Ihrem Einkauf digitalisieren lassen.
Eine gute Potenzialanalyse schlüsselt auf,
- Wo eine Effizienzsteigerung möglich ist
- Ob die mögliche Maßnahme wirtschaftlich sinnvoll umsetzbar ist.
Gerade die Wirtschaftlichkeitsanalyse der Maßnahmen sollte dabei in den Vordergrund gestellt werden. Keine Handlung macht Sinn, wenn sie sich nicht wirtschaftlich tragfähig ist.
Die Möglichkeiten der Analyse sind vielfältig und unterscheiden sich je nach Anwendungsfall.
Weiter Informationen finden Sie in unserer Download-Ressource.
#2 Einbindung der Lieferanten in die Digitalisierungsprozesse
Selten waren partnerschaftliche Beziehungen zu Lieferanten so wichtig wie heute. Rohstoffknappheit und Engpässe zeigen aktuell sehr deutlich auf, wer in den letzten Jahren die Beziehungen zu Lieferanten gepflegt hat und nun auch in schwierigen Zeiten von ihm gestützt wird.
Auf der anderen Seite finden sich gerade in der täglichen Arbeit mit Zulieferern mehrere wiederkehrende Tätigkeiten, die sich automatisieren lassen. Der Einsatz eines intelligenten SRM-Tools (digitales Lieferdatenverwaltungsprogramm) macht in vielen Fällen Sinn. Damit lassen sich unter anderem
- Lieferantenselbstauskünfte und weitere Onboarding-Dokumente automatisch verschicken und auswerten
- Gesetzliche vorbgeschriebene Dokumente wie z.B die Auskunft zum LkSG oder REACH einholen und automatisieren
- Operative Abläufe vereinfachen: eingehende AB’s (Auftragsbestätigungen) werden automatisch ausgewertet und mit Bestellungen abgeglichen. Diese können im nächsten Schritt dann auch automatisiert ins Zielsystem übergeben werden.
Im industriellen Mittelstand finden viele dieser Prozesse nach wie vor händisch statt. Viele der vorhanden Programme sind für KMU’s entweder zu teuer oder werden vom Lieferanten und Zulieferern aufgrund ihrer Komplexität nicht richtig verwendet oder sogar ganz abgelehnt.
Deswegen sollte eine Neuauflage der Systeme immer genaustens mit dem Lieferanten abgesprochen werden. Stellen Sie Ihre Lieferanten nicht vor vollendete Tatsachen - das schafft meist nur Missmut und Argwohn. Sinnvoller ist es, Ihre Lieferanten über die neue Arbeitsweise im Vorfeld in Kenntnis zu setzen und ihn Stück für Stück an die geplanten Digitalisierungsschritte heranzuführen.
Oder noch besser: wenn sich durch den Einsatz der neuen Systeme auf Lieferantenseite nichts ändert und die herkömmlichen Kommunikationskanäle bestehen bleiben. Zum Beispiel wird mit dem SRM-Tool von Tacto an der gängigen Kommunikation mit den Lieferanten nichts geändert.
Entscheidende Neuerung: die E-Mail an den Lieferanten werden zukünftig nicht mehr von einem Mitarbeiter verschickt und ausgewertet, sondern automatisch vom System generiert.
Der zuständige Mitarbeiter auf Lieferantenseite wird per Link auf einer Internetseite weitergeleitet und trägt dort die benötigten Informationen ein. Damit kann Ihr Einkäufer direkt in der Software auf die Daten zugreifen und muss diese nicht händisch im ERP hinterlegen.
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#3 Mitarbeiter nicht vernachlässigen
Jedes noch so schöne Tool bringt in Ihrer Einkaufsabteilung keinen Mehrwert, wenn die Einkäufer, die damit arbeiten sollen, nicht mit dem Programm umgehen können - oder noch schlimmer: Es nicht wollen.
Gerade in mittelständischen Einkaufsabteilungen haben sich die Prozesse seit Jahren meist nicht mehr geändert und die Abläufe im Team sind mehr oder weniger eingespielt. Dadurch sieht womöglich nicht jeder in Ihrer Abteilung Handlungsbedarf und die gleichen Optimierungspotenziale wie Sie.
Verstaubte Prozesse kontinuierliche zu hinterfragen ist grundsätzlich der richtige Weg und zeugt von einer modernen Denkweiße. Jede Verbesserung bringt aber keinen Mehrwert, wenn sie von den Mitarbeitern in ihrer Abteilung nicht mitgetragen und verstanden wird. Deswegen gilt es, alle Fachkräfte auf dem Weg zu einer digitaleren Einkaufsabteilung mitzunehmen und ihnen die Verbesserungen, die durch die Neuerungen entstehen, aufzuzeigen.
Hierzu gibt es mehrere Möglichkeiten. Was aber sicher in jedem Fall Sinn macht, ist vor der Einführung eines neuen Tools oder Prozessablaufs, eine Schulung oder Onboarding anzubieten. Darüber hinaus macht es Sinn, den Mitarbeitenden stetig das Gefühl zu vermitteln, dass Sie offen für Kritik und Anregungen zur neuen Arbeitsweise sind.
Vielleicht zeigt der neue Prozessablauf irgendwo Schwachstellen oder lässt sich nicht so optimal in die bestehenden Prozesse integrieren wie sie gedacht haben? Setzen Sie am Anfang nicht zu hohe Ziele und nehmen Sie sich für die Veränderungen ausreichend Zeit.
#4 Keep it simple: Komplexität reduzieren
Das Leben ist kompliziert genug und gerade im Einkauf tritt das doppelt und dreifach zu. Probleme im operativen Tagesgeschäft, schlechte Stammdatenqualität oder Fachkräftemangel machen den Alltag des Einkäufers schon schwer genug.
Deswegen gilt es, jede eingeführte Maßnahme darauf zu prüfen, ob sie auch wirklich zu einer effizienteren Arbeitsweiße in ihrer Abteilung beiträgt. Jede Einkaufsabteilung ist unterschiedlich und nicht für jeden Fall macht die Einführung der gleichen Tools und Programme Sinn. Verschaffen Sie sich daher einen Überblick über die vorhanden Angebote und Möglichkeiten.
Hierbei stehen folgende Fragen im Vordergrund:
- Wo genau sehe ich Probleme in den Arbeitsabläufen meiner Abteilung?
- Wie gut ist unser Einkauf durch Tools und Systeme gerüstet?
- Sind meine Mitarbeiter bereit, sich auf ein Onboarding für ein neues Tool einzulassen?
n diesem Zusammenhang bleibt auch zu beachten, dass vor einer Einführung die vorhandenen IT-Ressourcen evaluiert und geprüft werden müssen. Gerade im Mittelstand sind diese oft nicht in ausreichender Form vorhanden.
Für die Automatisierung von Arbeitsschritten braucht es aber glücklicherweise nicht immer die IT-Abteilung: Viele der für den Mittelstand konzipierten Programme können meist ohne die IT-Abteilung in die Prozesse integriert werden. Ein gutes Beispiel ist die Software von Tacto, welche ohne aufwendige IT-Ressourcen in bestehende Prozesse integriert werden kann.
Außerdem kann nicht erwartet werden, dass jede Maßnahme ab Tag eins einen sofortigen Mehrwert aufzeigt. Die anfangs angeführte Potenzialanalyse gibt erste Anhaltspunkte über mögliche Einsparungen von Kosten und Zeit.
Verlassen Sie sich in ihrer Analyse aber nicht ausschließlich auf Daten. Sprechen Sie regelmäßig mit ihren Mitarbeitern und evaluieren sie nach ein paar Wochen, ob sich das Tool positiv auf die Arbeitsweise ihrer Abteilung auswirkt und wirklich Komplexität reduziert wird.
In mittelständischen Unternehmen ist nahezu in keiner Abteilung der Digtialisierungsdruck größer als im Einkauf. Reichte es vor 10 - 15 Jahren oft noch aus, Einkaufsprozesse operativ zu verwalten und im ERP System zu erfassen, sind strategisches Sourcing und Lieferantenmanagement mittlerweile aus dem mittelständischen Einkauf nicht mehr wegzudenken. Nachfolgend finden Sie vier Empfehlungen, die es bei der Automatisierung von operativen Tätigkeiten im Einkauf zu beachten gilt.
