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Optimierung des Einkaufs mit Künstlicher Intelligenz (KI): Praktische Einsatzmöglichkeiten und Anwendungen

Kostenoptimierung im Einkauf durch die automatisierte Anbindung von Preisindizes

veröffentlicht am
21.3.2024

WEINMANN Emergency Medical Technology GmbH

🏗   Industrie:                          Medizintechnik (Notfallmedizin)

🗺  Unternehmenssitz:         Hamburg

🧍  Mitarbeiter:                      ~ 420

💶  Umsatz                                 ~ 60 Mio. € im Jahr

💶  Einkaufsvolumen              ~ 25 Mio. € im Jahr

Die Mission von Weinmann lautet “simplify saving lives”. Weinmann strebt danach, den Menschen, die Leben retten, die Nutzung seiner Geräte so einfach wie möglich zu gestalten. Kernprodukte von Weinmann sind Beatmungsgeräte und Defibrillatoren, die vor allem für den Einsatz in Notfallsituationen konzipiert sind. Dies grenzt sich klar von Krankenhausgeräten ab und umfasst Ausrüstung, die zum Beispiel in Krankenwägen und Hubschraubern verwendet wird und daher auch mobil sein muss. Zu den Kundenprofilen gehören Armeen, das Rote Kreuz, Anbieter von Krankenwagenausstattungen, die Weltgesundheitsorganisation (WHO) und Regierungen. Ein Großteil der Mitarbeiter ist im Bereich Forschung und Entwicklung (F&E) tätig, da Weinmann fast alle Produkte intern selbst entwickelt. Auch der Einkauf spielt bei Weinmann eine bedeutende Rolle, da hier Entscheidungen über Komponenten getroffen werden, die unmittelbar am Menschen wirken. Qualität und Verfügbarkeit stehen daher in der Beschaffung besonders im Fokus.

"Mit Tacto kann ich gezahlte Preise auf Knopfdruck mit den modellierten Soll-Preisen vergleichen und diese Daten für jede Verhandlung sofort abrufen. Tacto bietet hier eine herausragende Möglichkeit, auch Preiserhöhungen aus der Vergangenheit umzukehren. Und genau das ist jetzt eine der Hauptaufgaben des Einkaufs: Preiserhöhungen umzukehren!” - Jan Herburg, Head of Strategic Procurement

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Ausgangssituation und Herausforderungen

Vor circa zweieinhalb Jahren hatte Weinmann im Einkauf nahezu keine Berührungspunkte zur Digitalisierung. Arbeitsmittel bestanden hauptsächlich aus einem ERP-System sowie Word, Outlook und Excel. Um diesem Zustand entgegenzuwirken, begann Jan Herburg aktiv nach digitalen Lösungen für den Einkauf von Weinmann zu suchen. Dabei stieß er sowohl auf Insellösungen als auch auf integrierte Lösungen wie Tacto, die eine Vielzahl von Funktionen in einem Paketanbieten. Insbesondere als mittelständisches Unternehmen, wie Weinmann, ist es vorteilhaft, viele Aspekte in einer Lösung zu integrieren.

"Mit Tacto kann ich gezahlte Preise auf Knopfdruck mit den modellierten Soll-Preisen vergleichen und diese Daten für jede Verhandlung sofort abrufen. Tacto bietet hier eine herausragende Möglichkeit, auch Preiserhöhungen aus der Vergangenheit umzukehren. Und genau das ist jetzt eine der Hauptaufgaben des Einkaufs: Preiserhöhungen umzukehren!” - Jan Herburg

Warum war das Thema Kostenmodellierung für Jan Herburg so spannend?

Ein wesentlicher Aspekt für Jan Herburg war die Beobachtung, dass in den letzten zwei bis drei Jahren die Lieferketten in vielen Bereichen deutlich instabiler geworden sind, als es zuvor je der Fall war. Dabei haben sich das Verhalten der Lieferanten, unvorhergesehene Engpässe sowie erhebliche Schwankungen in den Lieferzeiten von z.B. drei auf 30 Wochen und plötzliche Nichtverfügbarkeiten von Produkten bemerkbar gemacht. Hauptgrund dafür waren externe Faktoren, wie das Blockieren eines Schiffs im Suezkanal sowie die Auswirkungen von Ereignissen wieder COVID-19-Pandemie auf, wodurch beispielsweise Häfen in China zeitweise geschlossen wurden.

"Die Zeiten der früheren Ruhe und Stabilität werden wir aufgrund der globalen Vernetzung wohl nicht mehr erleben. Diese Situation führt dazu, dass wir häufiger mit höheren Kosten konfrontiert sind, ohne jedoch die Kontrolle oder Transparenz darüber zu haben, was diese Mehrkosten rechtfertigt. Zudem fehlt uns die Möglichkeit, den Zeitpunkt zu verfolgen, an dem diese Mehrkosten gegebenenfalls wieder wegfallen." - Jan Herburg

3 Bedürfnisse, die Weinmann erfüllen wollte

Keine Transparenz über zusätzlich geforderte Kosten der Lieferanten

Lange und manuell getriebene Vorbereitungszeit auf Preisverhandlungen mit Lieferanten

Keine Übersicht über Preisausreißer und die Verteilung finanzieller Volumina auf Lieferanten

Tacto als DIE Lösung

Und genau an diesem Punkt setzt das Cost-Modelling Modul von Tacto an:

Durch das Cost-Modelling Modul von Tacto kann Jan Herburg gezielt nach Teilen suchen, bei denen Verhandlungspotential besteht oder sich zukünftig aufgrund einer abnehmenden Tendenz bestimmter Rohstoffpreise ergeben wird. Wenn beispielsweise die Energiekosten bei einem Artikel hoch sind und die Energiepreisestark gesunken sind, signalisiert Tacto hier den Bedarf einer Verhandlungsmöglichkeit. Früher wurden solche Analysen bei Weinmann punktuell und manuell für eine Verhandlungsvorbereitung durchgeführt und haben hier bei komplexen Strukturen mehrere Stunden pro Verhandlung beansprucht.

“Mit Tacto kann ich gezahlte Preise auf Knopfdruck mit den modellierten Soll-Preisen vergleichen und diese Daten für jede Verhandlung sofort abrufen. Tacto bietet hier eine herausragende Möglichkeit, auch Preiserhöhungen aus der Vergangenheit umzukehren. Und genau das ist jetzt eine der Hauptaufgaben des Einkaufs: Preiserhöhungen umzukehren! Zudem habe ich jederzeit Zugriff auf diese Daten. Selbst wenn der Lieferant unerwartet anruft, kann ich einfach in Tacto gehen und auf Knopfdruck sehen, wie mein Verhandlungsspielraum bei diesem Lieferanten aussieht. Dadurch benötige ich keine Vorbereitungszeit.”

Das klare Ziel von Jan Herburg, unterstützt durch Tacto, ist die Erzielung fairer und marktgerechter Preise. Der Lieferant soll einen angemessenen Gewinn erzielen können, jedoch ohne übermäßige Preiserhöhungen, die auf künstlicher Erhöhung der Marge beruhen. Hierbei leistet das Cost-Modelling Modul wertvolle Unterstützung. Durch diese Methode können auch “schwarze Schafe” unter den Lieferanten identifiziert werden, da es stets auch Lieferanten gibt, die nicht vollständig integer sind und versuchen, Situationen zu ihrem Vorteil auszunutzen. Mit dem Cost-Modelling Modul von Tacto lassen sich solche Lieferanten auf Knopfdruck erkennen. Auf der anderen Seite können durch das Cost-Modelling Modul auch erhöhte Preise des Lieferanten validiert werden. Wenn ich erkenne, dass eine Preiserhöhung gerechtfertigt ist, teile ich dies dem Lieferanten auch somit und akzeptiere den neuen Preis. Dies sorgt für Vertrauensaufbau mit Lieferanten.

Zusätzlich unterstützt Tacto Weinmann dabei, umsatzstarke Artikel mühelos zu filtern und Preis- sowie Mengenentwicklungen auf Artikel-, Lieferanten- und Warengruppenebene nachzuverfolgen. Dabei signalisiert Tacto Preisausreißer, bei denen Mengen- und Preisentwicklung nicht im Einklang stehen. Eine solche Analyse kann als Grundlage für Artikel dienen, die dann automatisch in das Cost-Modelling Modul integriert werden und dort auf Validität überprüft werden. So kann Tacto Weinmann dabei unterstützen, signifikante Kosteneinsparungen im Einkauf zu erzielen.

3 Erfolge mit Tacto:

Vergleich von gezahlten Preisen mit modellierten Soll-Preisen auf Knopfdruck

Kosteneinsparungen durch das Aufzeigen von Verhandlungsspielraum

Identifikation von Preisausreißern auf Knopfdruck

Ausblick mit Tacto

“Die Synergie zwischen Weinmann und Tacto ist bemerkenswert, sowohl in Bezug auf die Art der Zusammenarbeit, die Chemie zwischen den Teams als auch das Bauchgefühl. Ich habe wirklich das Gefühl, dass Tacto sich zu 100% auf mittelständische Unternehmen und ihre Bedürfnisse konzentriert. Das vermittelt mir ein äußerst positives Gefühl hinsichtlich der Vision von Tacto und unserer langfristigen Partnerschaft."

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Vielen Dank an Jan Herburg und das gesamte Team von Weinmann für unsere partnerschaftliche und vertrauenswürdige Zusammenarbeit.

Durch Partner und Kunden wie Euch, ist es möglich, unser Produkt im engen Austausch und nah am Tagesgeschehen weiterzuentwickeln, sowie in gemeinsamen Webinaren über die Themen zu sprechen, die den Einkauf des industriellen Mittelstands heute beschäftigen.

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