PPWR, CBAM, EUDR, LkSG: Die regulatorischen Anforderungen an den industriellen Einkauf nehmen 2026 spürbar zu. Gleichzeitig stoßen ERP-Systeme bei der flexiblen Verwaltung von Lieferantendokumenten, Zertifikaten und Compliance-Nachweisen an ihre Grenzen. Die Folge: manuelle Prozesse, Excel-Listen und verstreute Informationen in E-Mail-Postfächern. Wie ein mittelständischer Verpackungshersteller dieses Problem gelöst hat, zeigt der Praxisbericht von Zerhusen Kartonagen.

Barbara Niemann (Leitung Einkauf bei Zerhusen Kartonagen GmbH & Co. KG) und Lucas Trümpler (Kundenentwicklung bei Tacto) zeigen im Webinar, wie Zerhusen den Schritt vom ERP-gestützten Dokumentenmanagement zu einem vollständigen Supplier Relationship Management vollzogen hat und damit Compliance-Anforderungen heute strukturiert und automatisiert abbildet.

Regulatorischer Druck trifft auf starre ERP-Strukturen

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Zerhusen Kartonagen, ein Hersteller von Wellpappenverpackungen für Industrie und Handel mit Sitz in Damme, steht exemplarisch für eine Herausforderung, die viele mittelständische Fertigungsunternehmen betrifft: Die Zahl der nachzuweisenden Zertifikate und Dokumente pro Lieferant wächst stetig. ISO 9001, ISO 14001, FSC, REACH gehören seit Jahren zum Standard. Mit CBAM, der EU-Verpackungsverordnung PPWR (ab August 2026) und der Entwaldungsverordnung EUDR kommen neue, zeitkritische Anforderungen hinzu. Zerhusen hatte zuvor ein Programm namens QMS 9000 für die Dokumentenverwaltung im Einsatz, das Ablaufdaten mit Erinnerungen verwalten konnte. Als dieses eingestellt wurde, stand das Team vor der Frage: mehr Personal einstellen oder eine digitale Lösung finden. Das ABAS-ERP-System, bot zwar ein Dokumentenmanagement, aber keine Erinnerungsfunktion für ablaufende Zertifikate und keine Flexibilität für individuelle Lieferantenanforderungen. Barbara Niemann bringt es auf den Punkt: „Excel ist keine Digitalisierung. Nichts ist älter als die Excel-Liste von gestern."

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320 Schlüssellieferanten, 3.200 Stunden manueller Aufwand

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Bei rund 2.000 Lieferanten insgesamt und circa 320 A- und B-Lieferanten, die intensive Zertifikatsverwaltung erfordern, rechnete Zerhusen mit mindestens zehn Stunden pro Lieferant pro Jahr für das manuelle Anfordern, Nachverfolgen und Ablegen von Dokumenten. Das ergibt über 3.200 Stunden jährlich, gebunden in administrativen Tätigkeiten statt in strategischer Einkaufsarbeit. Hinzu kam das Risiko des Wissensverlusts: Wenn eine zuständige Person ausfällt, ob durch Krankheit, Elternzeit oder Ruhestand, weiß niemand, welche Vorgänge offen sind. Barbara Niemann beschreibt den entscheidenden Vorteil einer Softwarelösung: „Ein Programm wird nicht krank. Es ist immer da und es ist halt ein stabiler Freund."

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Von der SRM-Auswahl bis zur PPWR-Vorbereitung

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Zerhusen entdeckte Tacto beim BME Einkaufstreffen in Mannheim und evaluierte insgesamt drei Anbieter anhand eines formalen Lastenhefts. Entscheidend war, dass die Lösung nicht nur einzelne Abfragen ermöglicht, sondern ein vollständiges Lieferantenmanagement bietet: individuelle Dokumentenanforderungen pro Lieferant, automatisierte Erinnerungen, ein Lieferanten-Selbstbedienungsportal und konfigurierbare Fragebögen. Die Anbindung an das ABAS-ERP erfolgt über eine wöchentliche Datenpipeline: Jeden Sonntag werden Lieferantenstammdaten, Klassifizierungen und Statuswerte automatisch synchronisiert. Die IT-Abteilung profitiert davon, dass alle Compliance-bezogenen Anforderungen im SRM und nicht im ERP abgebildet werden.

Im Tagesgeschäft nutzt Zerhusen Tacto für die gesamte Zertifikatsverwaltung: Das System erkennt ablaufende Dokumente, kontaktiert Lieferanten automatisch und ermöglicht die direkte Ablage über das Lieferantenportal. Bei ISO-9001-Audits kann Zerhusen jederzeit den aktuellen Dokumentenstatus aller Lieferanten nachweisen, ohne manuell Ordner durchsuchen zu müssen. Für die Vorbereitung auf die PPWR nutzt Zerhusen die Plattform, um strukturierte Compliance-Abfragen an Lieferanten zu senden.

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Fazit

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Das Praxisbeispiel von Zerhusen Kartonagen verdeutlicht, dass ERP-Systeme und SRM-Lösungen keine Konkurrenten sind, sondern komplementäre Werkzeuge. Das ERP bildet den transaktionalen Kern ab, das SRM übernimmt die flexible Lieferantensteuerung und Compliance. Der Unterschied liegt in klaren Prozessen, internem Engagement und der Bereitschaft, Lieferanten aktiv in digitale Abläufe einzubinden.

Barbara Niemann (Leitung Einkauf bei Zerhusen Kartonagen) und Lucas Trümpler (Kundenentwicklung bei Tacto) berichten, wie Zerhusen von manueller Zertifikatsverwaltung und Excel-Listen zu einem strukturierten Supplier Relationship Management gewechselt hat. Im Webinar zeigen sie, wie das Unternehmen über 3.200 Stunden jährlich aus administrativen Compliance-Aufgaben umschichtet und sich heute systematisch auf PPWR, CBAM und EUDR vorbereitet.