Steigende Zölle, volatile Rohstoffpreise und eine zunehmend fragmentierte Handelspolitik stellen Einkaufsabteilungen in der Industrie vor neue Herausforderungen. Während A-Teile in der Regel engmaschig betreut werden, fehlt für die Masse der B- und C-Teile häufig die Kapazität für systematische Analyse und Verhandlung. Genau hier setzt Vogelsang an: mit datenbasierten KI-Agenten, die Einsparpotenziale proaktiv erkennen und messbare Ergebnisse liefern.

‍

Klaus Warmbrunn (Einkaufsleiter, Vogelsang) und Florin Wendehost (Marketing & Growth Managerin, Tacto) zeigen im Webinar, wie Vogelsang mit Hilfe von KI-gestützter Einkaufsanalyse und dem Verhandlungscockpit systematisch Einsparungen realisiert, trotz eines volatilen Marktumfelds mit über 15.000 Artikeln bei rund 800 Lieferanten.

Globale Handelspolitik als neue Konstante im Einkauf
‍

Das Webinar ordnet zunächst die aktuelle Zolllandschaft ein. Seit Februar 2025 haben sich die US-Sonderzölle auf Stahl und Aluminium (25 %), gestaffelte China-Zölle (bis 145 %) und der Turnberry-Deal zwischen EU und USA (15 % auf EU-Waren) in rascher Folge abgelöst. Die EU hat mit reaktivierten Schutzzöllen im Wert von 26 Milliarden Euro und einem Eskalationspaket über das Anti-Coercion Instrument (95 Milliarden Euro) reagiert. Das Ergebnis: Jede Verhandlung, jede Kostenkalkulation und jede Lieferkettenentscheidung findet unter struktureller Unsicherheit statt. Für den Einkauf bedeutet das, dass manuelle Prozesse und statische Preislisten nicht mehr ausreichen.

‍

15.000 Teile, 800 Lieferanten:  warum B- und C-Teile den Unterschied machen

‍

Vogelsang ist ein international aufgestellter Maschinenbauer mit rund 1.300 Mitarbeitern. Bis vor wenigen Jahren lief der Einkauf vergleichsweise entspannt. Seit COVID, dem Ukraine-Konflikt und den aktuellen Zollverwerfungen sind die kumulierten Einkaufspreise jedoch um rund 30 % gestiegen. Während strategische A-Lieferanten eng betreut werden, fehlt für die große Masse der B- und C-Teile schlicht die Kapazität: Im Schnitt kommen auf einen strategischen Einkäufer 120 Lieferanten. Potenziale bleiben unerkannt, Preisabweichungen fallen erst bei der Rechnungsprüfung auf. Genau dieses Problem war der Auslöser, Tacto als Einkaufsintelligenz-Plattform einzuführen.

‍

Systematische Einsparungen durch proaktive KI-Hinweise

‍

Vogelsang startete mit dem Modul Procurement Analytics und speist täglich alle Bestellungen und Rechnungen in die Plattform ein. KI-Agenten im Savings Radar analysieren die Daten in Echtzeit und liefern proaktive Hinweise: signifikante Preisanstiege werden erkannt, ungünstige Bestellmuster (z.B. tägliche Kleinstbestellungen statt Mengenbündelung) identifiziert und günstigere Alternativen aufgezeigt. Die Hinweise werden im Verhandlungscockpit validiert, das automatisch relevante Marktindizes für Stahl, Energie und Löhne heranzieht und eine faktenbasierte Argumentationsgrundlage liefert. Zwei konkrete Praxisfälle verdeutlichen die Wirkung: Bei einem strategischen A-Lieferanten deckten KI-Hinweise Preisunterschiede und Strukturabweichungen auf, die letztlich zu einem datenbasierten Lieferantenwechsel mit besseren Konditionen führten. Bei einem C-Lieferanten mit geringem Einzelvolumen erkannte die KI eine auffällige Preisentwicklung, die im Tagesgeschäft nie aufgefallen wäre. Die anschließende Nachverhandlung führte zu einer Einsparung von rund einem Drittel des betroffenen Einkaufsvolumens.

‍

Von der Analyse zur Plattform: SRM und Zeichnungsteile als nächste Stufe

‍

Neben der Einkaufsanalyse setzt Vogelsang zunehmend auf das SRM-Modul als zentrale Lieferantenakte. Zertifikate, Bewertungen und Dokumente werden strukturiert pro Lieferant gebündelt, abgelaufene Zertifikate automatisch gemeldet. Lieferantenbewertungen lassen sich in fünf Minuten durchführen und direkt dem Lieferanten zur Verfügung stellen. Als nächste Ausbaustufe stehen Risikomanagement auf Artikelebene und die Steuerung von Single-Source-Abhängigkeiten an. Darüber hinaus stellte das Webinar eine neue Funktion für Zeichnungsteile vor: KI-Agenten extrahieren automatisch Material, Toleranzen und Fertigungsverfahren aus PDF- und STEP-Dateien, clustern ähnliche Teile über das gesamte Portfolio und leiten autonome Zielpreise ab.

‍

Fazit

‍

Das Praxisbeispiel von Vogelsang verdeutlicht, dass systematische Einsparungen im Einkauf kein Zufall sind, sondern ein datengetriebener Prozess. Entscheidend ist die Kombination aus proaktiven KI-Hinweisen, die Potenziale sichtbar machen, und einem strukturierten Verhandlungsprozess, der Fakten an die Stelle von Annahmen setzt.

Klaus Warmbrunn, Einkaufsleiter bei Vogelsang, und Florin Wendehost von Tacto zeigen, wie ein international aufgestellter Maschinenbauer mit 15.000 Artikeln und 800 Lieferanten KI-Agenten nutzt, um Einsparpotenziale bei B- und C-Teilen systematisch zu erkennen und umzusetzen. Das Ergebnis: sechsstellige realisierte Einsparungen in weniger als einem Jahr und eine belastbare Pipeline weiterer Potenziale.