Wenn ein Großauftrag in den Einkauf kommt, entscheidet sich die Marge lange vor der ersten Verhandlung. Eine Projektstückliste mit über tausend Positionen muss innerhalb von zwei Wochen belastbar bepreist sein, und die dafür nötigen Preise liegen verteilt über ERP-System, Dokumentenmanagement, alte Projekte und Angebote in Mailpostfächern. Wie sich dieser Zustand auflösen lässt, zeigt HUBTEX an einem laufenden Projekt.

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Sebastian Vey (Gruppenleiter Einkauf bei HUBTEX) zeigt gemeinsam mit Nils Borrmann (Engineering Lead bei Tacto) und Moritz Boehm (Engineer bei Tacto) im Gespräch mit Moritz Flick (Kundenentwicklung bei Tacto), wie aus 1.380 Stücklistenpositionen ein belastbarer Projektpreis wird und wie sich Preisrunden vorab als Margen-Impact durchrechnen lassen.

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Ausgangslage im Großauftrag. 74 Geräte, 1.380 Positionen, zwei Wochen Zeit

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HUBTEX ist seit 1981 Spezialist für das Handling langer, schwerer und sperriger Lasten und baut Mehrwegestapler und Spezialfahrzeuge, zu 95 Prozent elektrisch und mit Hublasten von 1,5 bis über 200 Tonnen. Der Einkauf steuert mit zwölf Mitarbeitenden ein Bestellvolumen von rund 50 Millionen Euro, verteilt auf etwa 800 Lieferanten und 15.600 aktive Artikel.

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Für ein aktuelles Projekt mit 74 baugleichen Geräten für den US-Markt landete eine Stückliste mit 1.380 Positionen im Einkauf. Die Vorgabe: innerhalb von zwei Wochen verhandelte und belastbare Preise. Genau in dieser Konstellation entscheidet sich, ob eine Kalkulation auf aktuellen Konditionen steht oder auf Referenzen aus einem alten Projekt.

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Der Weg zum Projektpreis führt über jede Position einzeln

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Der bisherige Prozess beginnt mit einem PDF-Export der Stückliste aus SAP, der über einen Copilot-Prompt in eine strukturierte Excel-Liste überführt wird. Darin stehen zunächst nur Artikelnummer, Bezeichnung, Menge und Gesamtkosten, also keine Lieferanten, keine Einkäufergruppen und keine aktuellen Konditionen. Alles Weitere ist Recherche: Prüfung aller über 1.300 Positionen auf gültige Infosätze, Preissuche in Angeboten im Dokumentenmanagementsystem, Klärung, ob ein Artikel überhaupt noch beschaffbar ist, dazu Zeichnungssätze erstellen, Anfragen versenden und Rückläufer bewerten sowie interne Abstimmungen bei abgekündigten Teilen.

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Sebastian Vey beschreibt die Folge deutlich: "Ein Großteil von der Zeit fließt dann nicht in die Anfragen oder in die Verhandlungen, sondern erst in das Zusammentragen von irgendwelchen Daten aus Systemen, aus einem ERP-System, aus dem DMS und in internen Abstimmungen." Unter Zeitdruck konzentriert sich das Team auf die größten Kostenpositionen. Der Rest bleibt liegen, Potenziale in der Stückliste werden nicht gehoben, und die abgegebene Kalkulation basiert teilweise auf einer unvollständigen Datengrundlage.

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Stücklisten-Intelligenz im Einsatz. Preisherkunft und Preisaktualität je Position

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In der Demo wird die Stückliste direkt aus dem ERP- beziehungsweise PLM-System übernommen, der Umweg über Excel entfällt. Jede Position wird mit den vorhandenen Einkaufsdaten verknüpft und trägt einen Preis samt Quelle und Status. Bei einem geschweißten Rahmen sind die historischen Lieferanten aus den Transaktionsdaten sichtbar, dazu frühere Preise, Lieferzeiten und Alternativlieferanten aus den Infosätzen. Eine Zylinderschraube wird als veraltet markiert, weil der zugehörige Infosatz zwei Jahre alt ist, und die Anfrage an die ermittelten Lieferanten geht auf Knopfdruck raus.

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Für die Priorisierung lässt sich die Stückliste bottom-up nach Materialkosten sortieren und auf Positionen ohne Preis filtern. Der Einkauf sieht damit zuerst, wo der größte Hebel liegt und wo tatsächlich noch eine Anfrage fehlt, statt jede Position gleich zu behandeln.

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Szenarien. Von der Einzelkalkulation zum Margen-Impact im Portfolio

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Im Projekt selbst rechnet Tacto Mengen- und Staffeleffekte über alle Positionen hinweg ein. Darüber hinaus lassen sich Szenarien auf das gesamte Verkaufsportfolio hochrechnen: Ein Stahlpreisanstieg wird über alle angebundenen Stücklisten durchgerechnet, Rohstofftreiber werden automatisch erkannt, etwa aus Preiserhöhungsschreiben, und der Effekt auf die Marge wird je Produktlinie sichtbar. Auch Lieferzeiten aus den Artikelstammdaten fließen ein, sodass sich prüfen lässt, ob die gepflegten Zeiten zum Projektrahmen passen und welche Alternativlieferanten in Frage kommen.

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Fazit

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Das Praxisbeispiel von HUBTEX verdeutlicht, dass der Unterschied nicht in der Datenlage liegt, sondern im Zugriff darauf. Die Preise sind vorhanden, in SAP, in alten Projekten und in den Zeichnungen, nur eben nicht auf Knopfdruck. Sobald sie verknüpft und strukturiert bereitstehen, verschiebt sich der Aufwand von der Recherche zurück in die Verhandlung. Vey bringt das Ziel auf den Punkt: "Dass wir diese manuelle Arbeit, dieses Datensuchen wegbekommen und uns auf das konzentrieren, was uns im Einkauf ja auch Spaß macht, dann Preise zu verhandeln." Bemerkenswert ist auch das Tempo: Vom ersten Gespräch in Fulda bis zur ersten Projektkalkulation lagen wenige Wochen.

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Sebastian Vey (Gruppenleiter Einkauf bei HUBTEX) zeigt gemeinsam mit Nils Borrmann und Moritz Boehm von Tacto, wie eine Projektstückliste mit 1.380 Positionen in Tage statt Wochen bepreist wird. Sie sprechen über den bisherigen Weg über PDF-Export, Copilot und manuelle Preissuche in ERP und DMS, über Zeichnungsteile ohne Preisreferenz und darüber, wie sich Preisaktualität, Staffeleffekte und der Margen-Impact einer Preisrunde vorab sichtbar machen lassen. Inklusive Live-Demo an einem laufenden Großauftrag über 74 Geräte.