In vielen Industrieunternehmen wird der Einkauf noch immer als operative Abwicklungsfunktion wahrgenommen. Dabei steckt in der Beschaffung einer der größten Hebel für Wertschöpfung: 40 bis 70 Prozent der Gesamtkosten liegen in Material und Lieferanten. Wie gelingt der Wandel vom reinen Sparprogramm hin zu einer strategischen Steuerungsfunktion, die im Unternehmen als Business Partner auf Augenhöhe agiert?

Benjamin Harbrücker (Senior Manager, Performance & Strategy bei KPMG) und Mitja Michels (Manager, Performance & Strategy bei KPMG) zeigen gemeinsam mit Arman Gall (Produktexperte bei Tacto), wie Unternehmen ihren Einkauf systematisch vom operativen Abwickler zum strategischen Wertschöpfungspartner entwickeln können.

Vom operativen Abwickler zum strategischen Wertschöpfungspartner

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Der Einkauf durchläuft in seiner Entwicklung mehrere Reifegradstufen: vom operativen Abwickler über den kommerziellen Optimierer und den Wert- und Risikomanager bis hin zum strategischen Business Partner. Auf der höchsten Stufe agiert der Einkauf als funktionsübergreifender Partner auf Augenhöhe mit Management, Engineering, Finanzen und weiteren Fachbereichen. Er wird frühzeitig in strategische Entscheidungen eingebunden und liefert messbaren Wertbeitrag. Entscheidend für diesen Wandel ist laut KPMG die Messbarkeit: Wer den Wertbeitrag des Einkaufs gegenüber dem Management belegen kann, gewinnt Wahrnehmung und strategischen Einfluss. Ein zentraler Vorteil gegenüber früheren Transformationsprojekten ist dabei die Verfügbarkeit moderner Technologie, die operative Transaktionslast reduziert und Kapazitäten für strategische Arbeit schafft.

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Erfolgsfaktoren auf zwei Ebenen: Enterprise und Capability

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KPMG unterscheidet zwei Perspektiven für die Weiterentwicklung des Einkaufs. Die Enterprise-Sicht fragt: Wie wirkt der Einkauf in der Organisation? Hier geht es um Steuerungslogik und KPIs, die Mandatierung des Einkaufs als zentrale Steuerungsfunktion für externen Spend sowie die strategische Einbindung in Unternehmensentscheidungen. Viele Organisationen haben zwar eine Einkaufsstrategie formuliert, der Einkauf verfügt aber nicht über die notwendigen Entscheidungs- und Steuerungsrechte. Die Capability-Perspektive fragt: Was muss der Einkauf mitbringen? Rollen und Kompetenzen müssen sich weiterentwickeln, vom Tactical Buyer zum Category Manager, vom Report Runner zum Data Scientist, vom Systems User zum Digital Advisor. Gleichzeitig entfaltet sich der Wertbeitrag nicht allein durch Strategie, sondern durch die Umsetzung entlang des gesamten Ende-zu-Ende-Prozesses.

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Transparenz als Fundament und KI-Agenten in der Praxis

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Die Rollenentwicklung des Einkaufs lässt sich nur auf einer strukturierten Datengrundlage umsetzen. KPMG beschreibt vier Analysestufen: von der deskriptiven Analyse (Was ist passiert?) über die diagnostische Analyse (Warum?) und die prädiktive Analyse (Was wird passieren?) bis zur präskriptiven Analyse (Wie können wir Ziele erreichen?). Tactos Procurement Brain verbindet dafür interne ERP-Daten mit externen Marktdaten. Preise, Volumina und Konditionen werden einheitlich über alle Warengruppen und den gesamten Zeithorizont auswertbar, während KI kontinuierlich aus dem Datenkontext lernt.

Tacto zeigt konkret, wo KI-Agenten bereits operativen Mehrwert liefern. Im Einkaufsradar scannen Agenten kontinuierlich die Datenbank nach Mustern in Preisentwicklungen, Sourcing-Opportunitäten, Ineffizienzen im Bestellverhalten und Rohstoffpreis-Volatilitäten. Sobald Potenziale identifiziert werden, erhalten Einkäufer proaktive Hinweise. Im Verhandlungscockpit erstellen Agenten automatisierte Verhandlungsdossiers mit Preis- und Savings-Analytics, Benchmarks und Kostenfaktoren. Der Defender Agent generiert Gegenargumente für Preiserhöhungsforderungen von Lieferanten. Die Ergebnisse bei Pilotkunden sprechen für sich: durchschnittlich über 470.000 Euro Einsparpotenzial pro Jahr, wobei über 43 Prozent der proaktiven Hinweise zu direkten Kosteneinsparungen führen.

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Fazit

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Das Webinar verdeutlicht, dass der Weg vom Sparprogramm zur strategischen Steuerungsfunktion keine reine Organisationsfrage ist. Es braucht sowohl die richtige Verankerung im Unternehmen als auch die passenden Fähigkeiten und Technologien. Die Kombination aus KPMGs Beratungsexpertise in der Einkaufstransformation und Tactos KI-gestützter Plattform zeigt einen konkreten Pfad, wie Einkaufsorganisationen messbar strategischen Wertbeitrag leisten können.

Benjamin Harbrücker und Mitja Michels von KPMG analysieren gemeinsam mit Arman Gall von Tacto, wie der Einkauf den Sprung vom operativen Abwickler zum strategischen Business Partner schafft. Sie zeigen Erfolgsfaktoren auf Enterprise- und Capability-Ebene, erklären die Rolle von Daten als Entscheidungsgrundlage und demonstrieren, wie KI-Agenten operative Prozesse automatisieren und proaktiv Einsparpotenziale aufdecken.