KI verändert den Einkauf schneller, als viele erwartet haben. Generative Werkzeuge wie ChatGPT sind längst im Arbeitsalltag angekommen, doch mit KI-Agenten steht bereits die nächste Stufe bereit: Systeme, die nicht mehr nur Vorschläge liefern, sondern Aufgaben eigenständig ausführen. Dieses Webinar zeigt, was diesen Sprung ausmacht und wie er die tägliche Arbeit im Einkauf verändert.

Jakob Strobel (Produktentwicklung bei Tacto) und Marcel Schweizer (Head of Procurement & IT bei Koepfer) zeigen, wie KI-Agenten manuelle Tätigkeiten aus dem Einkaufsalltag herausnehmen. Jakob Strobel ordnet die technologische Entwicklung ein, während Marcel Schweizer darüber berichtet, wie Koepfer bereits heute mehrere Agenten produktiv einsetzt.

Von generativer KI zum handelnden Agenten

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Der entscheidende Unterschied liegt im Handeln. Traditionelle KI erkennt Muster in Daten, generative KI erzeugt Inhalte und bringt Sie schneller zum ersten Ergebnis, doch genau dort hört sie auf. Agentische KI geht einen Schritt weiter, der Agent bewertet Kontext, zieht Daten eigenständig aus den Systemen, führt Zwischenschritte aus und erledigt die Aufgabe end-to-end. Jakob Strobel veranschaulicht das mit einem Bild. Eine generative KI liefert das Rezept für einen Kuchen, ein Agent übernimmt zusätzlich das Backen. Möglich wird der Sprung, weil die Modelle immer leistungsfähiger und zugleich günstiger werden. Für den Einkauf reicht ein generisches Sprachmodell aber nicht. Ein wirksamer Einkaufsagent braucht drei Zutaten: ein Modell, das komplexe Aufgaben versteht, Zugriff auf die richtigen Daten aus ERP und Bestellungen sowie eine echte Einkaufslogik.

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Die neue Rolle des Einkaufs: vom Bearbeiter zum Gestalter

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Mit Agenten verschiebt sich die Rolle der Einkäuferinnen und Einkäufer entlang von drei Bildern. Als Reviewer prüfen sie die operative Vorarbeit des Agenten, korrigieren, geben frei oder lehnen ab. Als Context Provider liefern sie das Wissen zwischen den Zeilen, auf das ein System keinen Zugriff hat, etwa die Verlässlichkeit einer Partnerschaft oder die tatsächliche Priorität eines Lieferanten. Am stärksten verändert sich die Rolle als System Designer, wenn Einkäufer festlegen, welche Aufgaben automatisch laufen, ab welchem Schwellenwert ein Mensch freigeben muss und wann eskaliert wird. Repetitive, regelbasierte Tätigkeiten lassen sich weitgehend automatisieren, strategische Themen profitieren von KI bei menschlicher Entscheidung, und Zwischenmenschliches bleibt Aufgabe des Einkäufers.

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KI-Agenten im Einsatz bei Koepfer

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Koepfer produziert Zahnräder und Getriebekomponenten für den Automotive-Bereich, beschäftigt knapp 900 Mitarbeitende und erwirtschaftet zwischen 160 und 170 Millionen Euro Umsatz, wovon rund die Hälfte auf das Einkaufsvolumen entfällt. In der Dokumenten- und Zertifikatsverwaltung wurden beispielhaft 50 Zertifikate hochgeladen und innerhalb von drei bis vier Minuten automatisch erkannt, zugeordnet und abgelegt, sodass der manuelle Aufwand nahezu auf null gesunken ist. Der Defender Agent reagiert auf Preiserhöhungsschreiben, prüft sie gegen Marktdaten und das eigene Umsatzvolumen und bereitet eine fundierte Abwehr vor. Der Benchmarking- und Verhandlungsvorbereitungsagent reichert Lieferantendaten mit Branchenindizes und Marktdaten an, etwa vom Statistischen Bundesamt oder der LME, und der Angebotsagent liest eingehende Angebote im RFQ automatisch aus und erstellt eine Gesamtübersicht, womit die manuelle Pflege von Excel-Tabellen der Vergangenheit angehört. Ergänzend zeigt Jakob Strobel, wie Tacto selbst mit einem Orchestration Agent mehrere spezialisierte Agenten parallel arbeiten lässt und das Ergebnis dem Menschen zur Freigabe vorlegt.

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Fazit

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Das Praxisbeispiel von Koepfer verdeutlicht, dass KI-Agenten den Einkauf nicht durch das Ersetzen von Menschen verändern, sondern durch das Herausnehmen manueller Arbeit aus dem Alltag. Die richtige Frage lautet nicht Mensch oder KI, sondern welche Arbeit der Mensch übernehmen sollte und welche ein Agent vorbereiten oder ganz erledigen kann. Die zentrale Kompetenz des Einkaufs verschiebt sich damit vom Bearbeiten einzelner Aufgaben hin zum Gestalten des Systems.

Jakob Strobel (Tacto) und Marcel Schweizer (Koepfer) zeigen in dieser Webinaraufnahme, wie aus dem Versprechen der KI messbare Entlastung im Einkauf wird: vom Unterschied zwischen generativer und agentischer KI über die neue Rolle des Einkäufers bis zu vier Agenten, die bei Koepfer bereits produktiv laufen, von der Zertifikatsverwaltung über die automatisierte Preisabwehr bis zur Angebotsauswertung ohne Excel.