Produkte werden komplexer, Zölle und Lieferkettenstörungen machen Preise unberechenbar, neue Regulatorik bindet zusätzlich Kapazität. Einkaufsteams kümmern sich deshalb meist um die wichtigsten A-Artikel, während der Long Tail aus B- und C-Teilen ohne aktive Steuerung läuft.

Im Webinar zeigen Jakob Hafner (Product Manager bei Tacto) und Daniel Owens (Engineering Lead bei Tacto), wie KI-Agenten im neuen Modul Sourcing Intelligence Preisanfragen und Rahmenverträge für den gesamten Spend steuern und warum der Einkauf dabei die volle Kontrolle behält.

Kapazitätsdruck: Warum Einkaufsteams nur einen Bruchteil ihrer Artikel aktiv steuern

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Jakob Hafner beschreibt die Ausgangslage an drei Beispielen. Erstens die Rahmenverträge: Sie werden häufig ohne neue Ausschreibung beim gleichen Lieferanten zum gleichen oder sogar zu einem höheren Preis verlängert. Wo vor der Verlängerung ausgeschrieben oder der Lieferant gewechselt wird, lassen sich im Schnitt 13 Prozent sparen. Nur etwa die Hälfte der Rahmenverträge wird rechtzeitig verlängert, 15 Prozent knapp 30 Tage vorher und 34 Prozent erst nach Ablauf oder Verbrauch. Dann gehen Bestellungen auf nicht mehr gültige Verträge raus, Auftragsbestätigungen kommen mit Abweichungen zurück und der Folgevertrag wird unter Zeitdruck verhandelt.

Zweitens die Kapazität: Bei rund 220 Arbeitstagen und ein bis zwei Tagen Aufwand je Artikel für Ausschreibung, Nachverhandlung und Verhandlungsvorbereitung reicht die Zeit für etwa 110 Artikel. Wer das gesamte Portfolio so betreuen wollte, bräuchte das Fünffache der verfügbaren Zeit. In der Praxis sind Einkaufsorganisationen bei etwa 20 Prozent der Artikelnummern aktiv, der Rest läuft über E-Mail und Excel. Auf den nicht aktiv gesteuerten Teil des Spends zahlen Unternehmen laut Webinar im Schnitt rund zehn Prozent zu viel.

Drittens das Projektgeschäft: Laut einer im Webinar zitierten Studie der RWTH Aachen kalkulieren 85 Prozent der Betriebe Angebote mit groben Schätzwerten. 67 Prozent der Artikel liegen dabei in einem Korridor von plus minus fünf Prozent, bei 12 Prozent beträgt die Abweichung fünf bis zehn Prozent und bei 21 Prozent mehr als zehn Prozent. Das Risiko sind negative Margen bei gewonnenen Projekten oder verlorene Angebote wegen zu hoher Puffer.

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Sourcing Intelligence: So steuern KI-Agenten Preisanfragen und Rahmenverträge

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Die Grundlage ist das Procurement Brain von Tacto. Es führt interne ERP-Daten (Artikelstamm, Bestell- und Rechnungshistorie, Verträge, Lieferantenstamm, Infosätze, Bedarfe), Lieferanten- und Prozessdaten, externe Marktdaten mit über 20.000 Preisindizes, das Weltwissen der Modelle und die Strategie der Einkaufsorganisation zusammen.

Sourcing Intelligence arbeitet als Multi-Agent-System mit unterschiedlichen Auslösern: ein neuer Bedarf ohne Lieferant und Preis, eine BANF, die lange keinen neuen Preis gesehen hat, ein Neuprojekt, ein auslaufender Rahmenvertrag, ein Artikel ohne gültigen Infosatz oder ein KI-Hinweis aus dem Einkaufsradar. Je nach Auslöser und hinterlegter Strategie wählt das System die passende Route: RFQ, Verhandlungsvorbereitung, Suche nach neuen Lieferanten oder Artikelsuche im Katalog. Beim RFQ erstellt und versendet der Agent die Anfrage, führt Verhandlungsrunden oder schlägt Nachrichten vor, liest eingehende Angebote aus, vergleicht sie und erstellt einen Vergabevorschlag. Der Einkäufer gibt frei, danach wird das ERP aktualisiert.

Was der Agent allein darf, legen Einkaufsteams selbst fest: Wertgrenzen, ob er alternative Lieferanten anfragen oder selbst verhandeln darf und wie die Vergabe abläuft, auch je Warengruppe, etwa mit Dual Sourcing bei Kunststoffgranulaten.

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Live-Demo: Drei Fälle aus dem Einkaufsalltag

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Fall 1, neues Zeichnungsteil: Eine BANF für ein Flanschgehäuse aus Edelstahl, 250 Stück zum Serienstart, kommt ohne Lieferant und Preis aus dem ERP. Der Agent liest Material, Maße und Toleranzen aus Zeichnung und 3D-Modell, modelliert die Fertigungsschritte und errechnet einen Zielpreis von rund 380 Euro. Er wählt passende Lieferanten, versendet die Anfrage und verhandelt nach. Der Bestbieter senkte seinen Preis, nachdem er mit der Kalkulation konfrontiert wurde, und landet bei einem Rahmen über zwölf Monate bei 389 Euro, knapp 24 Euro unter dem Erstangebot. Erst jetzt kommt der Einkäufer ins Spiel, sieht die Angebote nebeneinander samt Lieferzeit gegen Bedarfstermin und vergibt mit einem Klick.

‍Fall 2, auslaufender Rahmenvertrag: Ein Mengenvertrag für einen Wellbalken hat 80 Prozent Verbrauch erreicht, der Agent prognostiziert die Erschöpfung für den 12. November. Statt den Durchschnitt der letzten zwölf Monate zu nehmen, fragt er den Forecast in den Werken ab, auch per E-Mail und auf Englisch, und liest freie Antworten aus. Ergebnis: Über zwölf Monate wird gut das 2,2-fache der bisherigen Vertragsmenge gebraucht, unter anderem wegen einer neuen Montagelinie in China. Der Agent schlägt rund 70.000 Stück vor und empfiehlt, zuerst mit dem Bestandslieferanten zu verhandeln. Weil es ein wichtiger Lieferant ist, schreibt er die E-Mail nur vor. Der Einkäufer passt sie an und sendet sie.

Fall 3, Preissprung bei einer Schweißbaugruppe: Ein KI-Hinweis aus dem Einkaufsradar zeigt, dass der Preis seit Jahresbeginn um 72 Prozent gestiegen ist, während Rohstahl, Strom und Lohn im selben Zeitraum nur um 46 Prozent zulegten. Weil der Lieferant ein strategischer A-Lieferant mit hohen Wechselkosten ist und das Jahresgespräch ansteht, wählt der Agent eine andere Route als im ersten Fall. Er holt bei zwei qualifizierten Schweißbetrieben Vergleichsangebote ein (rund 590 und 620 Euro) und fragt den Bestandslieferanten bewusst nicht an. Die Ergebnisse landen als Notiz in der Verhandlungsvorbereitung für das Jahresgespräch.

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Fazit

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Sourcing Intelligence soll die Kapazität des Einkaufs vom aktiv betreuten Fünftel der Artikel auf den gesamten Spend ausweiten. Die Demo zeigt, dass Agenten Zielpreise berechnen, Anfragen und Verhandlungen führen und Rahmenverträge rechtzeitig erneuern, während Einkäufer an den festgelegten Freigabepunkten entscheiden.

Jakob Hafner und Daniel Owens (Tacto) zeigen, wie KI-Agenten im Modul Sourcing Intelligence Preisanfragen, Rahmenverträge und B- und C-Teile steuern: von der Zielpreisberechnung über RFQs und Verhandlungen bis zum Vergabevorschlag. Dazu drei Live-Fälle aus der Demo, erste Ergebnisse aus der Praxis und Antworten auf Fragen zu Voraussetzungen und ERP-Anbindung.