Die Prüfung von Auftragsbestätigungen gehört zu den Aufgaben, die im operativen Einkauf täglich Zeit binden, ohne strategischen Mehrwert zu schaffen. Mengen, Termine und Preise müssen Position für Position mit der Bestellung abgeglichen werden. Bei mehreren tausend Bestellpositionen im Jahr wird das zur Belastung, und übersehene Abweichungen führen schnell zu Lieferengpässen. In diesem Webinar zeigt Riedel Kooling, Teil von Glen Dimplex, wie das Unternehmen diesen Prozess gemeinsam mit Tacto automatisiert hat.

Elena Dörfler, Einkaufsleiterin bei Riedel Kooling, und Jakob Hafner von Tacto zeigen im Webinar, wie die automatisierte Prüfung von Auftragsbestätigungen bei Riedel Kooling eingeführt wurde. Riedel Kooling gehört zur irischen Glen Dimplex Gruppe und ist Teil der Division Precision Cooling.

Warum die manuelle AB-Prüfung zum Engpass wurde

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Der Einkauf von Riedel Kooling arbeitet mit rund 500 Lieferanten und etwa 10.000 verschiedenen Artikeln. Daraus ergeben sich circa 25.000 Bestellpositionen pro Jahr, deren Auftragsbestätigungen der operative Einkauf erfasst und abgleicht. Klassisch bedeutet das: jede bestätigte Menge und jeder Termin wird einzeln mit der Bestellung verglichen, und bei jeder Abweichung muss manuell beim Lieferanten nachgefasst werden. Mengenabweichungen führen zu Lieferengpässen, und bei dieser Zahl an Positionen wird der Faktor Mensch zum Risiko, weil Abweichungen übersehen werden. Eine Umfrage unter den Webinar-Teilnehmern bestätigte das Bild: ein großer Teil verbringt mehr als fünf Stunden pro Woche mit der Prüfung von Auftragsbestätigungen, und nur etwa 20 Prozent arbeiten bisher mit einer Teilautomatisierung.

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Gemeinsame Entwicklung mit Tacto

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Riedel Kooling startete die Zusammenarbeit mit Tacto bereits 2022 und hatte das Thema automatisierte AB-Prüfung früh im Blick. 2024 stieg das Unternehmen gemeinsam mit Tacto konkret in die Umsetzung ein. Statt den Prozess von einem Tag auf den anderen umzustellen, ließ das Team die Automatisierung zunächst parallel zur händischen Prüfung laufen. So konnte der Einkauf Vertrauen in die Lösung aufbauen und sicherstellen, dass der KI-Agent zuverlässig das tut, was er soll. Eine Voraussetzung war die Anbindung an das bestehende ERP-System. Tacto arbeitet hier mit allen gängigen Systemen, von SAP bis zu spezialisierteren Lösungen, sodass auch heterogene Systemlandschaften abgedeckt werden.

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Wie die automatisierte AB-Prüfung heute funktioniert

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Im automatisierten Prozess empfängt die KI die Auftragsbestätigungen als Dokument, beispielsweise als PDF, und liest sie unabhängig vom jeweiligen Format des Lieferanten aus. Anschließend gleicht das System jede einzelne Position der Auftragsbestätigung mit der Bestellung ab. Abweichungen bei Menge, Termin oder Preis werden erkannt und sichtbar gemacht, sodass sich der Einkauf gezielt um die Ausnahmen kümmern kann, statt jede Bestätigung einzeln durchzugehen. Dadurch entfällt der manuelle Abgleich für den Großteil der Positionen, und die Wahrscheinlichkeit übersehener Abweichungen sinkt deutlich.

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Fazit

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Das Praxisbeispiel von Riedel Kooling verdeutlicht, dass die Automatisierung der AB-Prüfung weniger ein reines Kostenthema als ein Prozessthema ist. Die gewonnene Zeit lässt sich für strategischere Aufgaben im Einkauf einsetzen. Entscheidend ist ein schrittweises Vorgehen, bei dem die Automatisierung zunächst parallel läuft und Vertrauen aufgebaut wird, bevor sie den manuellen Prozess vollständig ablöst.

Elena Dörfler, Einkaufsleiterin bei Riedel Kooling, und Jakob Hafner von Tacto zeigen, wie Riedel Kooling die Prüfung von rund 25.000 Bestellpositionen pro Jahr von einem manuellen Engpass in einen automatisierten Prozess überführt hat. Sie sprechen über die Ausgangslage im operativen Einkauf, die gemeinsame Entwicklung mit Tacto und darüber, wie ein KI-Agent Auftragsbestätigungen heute Position für Position prüft und so Zeit für strategische Themen schafft.