Wie lange dauert es, bis sich eine Investition in den strategischen Einkauf tatsächlich rechnet? Bei Fritsch Bakery Technologies, einem Spezialisten für industrielle Bäckereimaschinen und Teil der MULTIVAC-Gruppe, war die Antwort: sechs Wochen. In diesem Zeitraum erzielte die Einkaufsabteilung mit Tacto sechsstellige Einsparungen — durch proaktive KI-Agenten, die systematisch Einsparpotenziale in über sechs Jahren Einkaufshistorie identifizieren. Wie das im Tagesgeschäft funktioniert und welche Rolle die Motivation des gesamten Teams dabei spielt, zeigt dieses Praxisbeispiel.

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Christian Henneberger (Einkaufsleiter bei Fritsch Bakery Technologies), Jan Schleelein (Category Manager bei Fritsch Bakery Technologies) und Simon Vötter (Kundenentwicklung bei Tacto) zeigen im Webinar, wie Fritsch mit Procurement Analytics, Einkaufsradar und Verhandlungscockpit von Tacto den Einkauf von der operativen Abwicklung zur strategischen Wertschöpfung transformiert hat — und dabei in sechs Wochen einen messbaren Return on Investment erzielte.

Ausgangslage: Bäckereimaschinen mit globalem Anspruch

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Fritsch Bakery Technologies mit Sitz in Markt Einersheim entwickelt und baut Anlagen für die industrielle Teigformung und Teigaufarbeitung. Als Teil der MULTIVAC-Gruppe beliefert das Unternehmen mit rund 750 Mitarbeitenden Bäckereien und Lebensmittelproduzenten weltweit. Im Einkauf verwaltet das Team ein breites Lieferantenportfolio über verschiedene Warengruppen.

Vor dem Einsatz von Tacto lag der Fokus der Einkaufsabteilung überwiegend auf dem Tagesgeschäft. Preiserhöhungen von Lieferanten wurden oft nicht systematisch geprüft, Fehler in Preislisten oder Konditionen fielen im Alltag selten auf.

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KI-Agenten als strategische Einkaufsberater

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Den Kern der Zusammenarbeit bildet der Einkaufsradar von Tacto — eine Funktion, bei der KI-Agenten die gesamte Einkaufshistorie von über sechs Jahren analysieren und konkrete Einsparhinweise liefern. Henneberger beschreibt, wie diese Hinweise den Arbeitsalltag verändert haben: Statt selbst nach Potenzialen zu suchen, erhält das Team proaktive Handlungsempfehlungen, priorisiert nach Einsparpotenzial und direkt umsetzbar.

Besonders überzeugend war für Fritsch die Geschwindigkeit, mit der Tacto produktiv wurde. Anders als klassische Beratungsprojekte arbeitet die Plattform direkt auf den vorhandenen ERP-Daten und verbindet diese im Procurement Brain mit externen Marktdaten. Die ersten verwertbaren Hinweise kamen bereits wenige Tage nach der Implementierung.

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Sechsstellige Einsparungen und ein interner Wettbewerb

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Die Ergebnisse sprechen für sich: Innerhalb von sechs Wochen erzielte Fritsch sechsstellige Einsparungen. Dabei geht es nicht nur um große Verhandlungserfolge — ein wesentlicher Teil der Einsparungen stammt aus Korrekturen, die im Alltag normalerweise unentdeckt bleiben: falsch eingetragene Preise, fehlerhafte Rabatte oder abweichende Lieferkonditionen. Der Einkaufsradar erkennt diese Diskrepanzen automatisch und macht sie sichtbar.

Um die Dynamik im Team zu verstärken, führte Henneberger einen internen Savings-Wettbewerb ein: Die Einkäufer sehen ein Ranking, wer welche Einsparungen erzielt hat — verbunden mit einem gemeinsamen Savings-Event bei Erreichen bestimmter Ziele. Das Ergebnis: eine messbar höhere Motivation und eine spürbar aktivere Nutzung der Tacto-Hinweise im gesamten Team.

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Vom Einkaufsradar zum Verhandlungscockpit

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Nach dem schnellen Erfolg mit Procurement Analytics und Einkaufsradar erweiterte Fritsch die Zusammenarbeit um das Verhandlungscockpit von Tacto. Dieses Modul verknüpft die internen Einkaufsdaten mit öffentlichen Marktdaten — etwa Preisentwicklungen aus dem Statistischen Bundesamt — und bereitet daraus komplette Verhandlungsgrundlagen vor. Henneberger beschreibt, wie die KI Verhandlungsabläufe, Argumente und Gegenargumente vorschlägt und damit die strategische Vorbereitung auf ein neues Niveau hebt.

Parallel nutzt das Team die Marktpreis-Benchmarks von Tacto, um Rohstoffkostenentwicklungen bei einzelnen Artikeln zu verfolgen. Das System erkennt beispielsweise bei Edelstahlprofilen, ob die Preisentwicklung eines Lieferanten von der Marktentwicklung abweicht und liefert damit eine faktenbasierte Grundlage für Nachverhandlungen.

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Fazit

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Das Praxisbeispiel von Fritsch Bakery Technologies zeigt, dass der Einstieg in den KI-gestützten Einkauf keine langen Projektlaufzeiten erfordert. Entscheidend ist, dass die vorhandenen Einkaufsdaten mit externen Marktinformationen verknüpft und durch KI-Agenten systematisch ausgewertet werden — sodass Einsparpotenziale nicht nur identifiziert, sondern auch im Team aktiv umgesetzt werden.

Christian Henneberger (Einkaufsleiter bei Fritsch Bakery Technologies) und Jan Schleelein (Category Manager bei Fritsch Bakery Technologies) zeigen gemeinsam mit Simon Vötter (Kundenentwicklung bei Tacto) im Webinar, wie Fritsch — ein Hersteller für industrielle Bäckereimaschinen mit 750 Mitarbeitenden und Teil der MULTIVAC-Gruppe — mit Procurement Analytics, Einkaufsradar und Verhandlungscockpit von Tacto innerhalb von sechs Wochen sechsstellige Einsparungen erzielte. Zentrale Hebel: proaktive KI-Agenten, die wöchentlich Einsparpotenziale identifizieren, automatische Erkennung von Preisfehlern und ein interner Savings-Wettbewerb, der das gesamte Team mobilisiert.