Wie Warengruppenmanagement aussehen müsste, weiß fast jede Einkaufsorganisation. Woran es scheitert, ist die Zeit. Wer 30, 50 oder 400 Warengruppen führt, steuert am Ende die größten aktiv und lässt den Rest mitlaufen. Unter den Teilnehmern der Umfrage im Webinar arbeiteten 55 Prozent mit Excel und Präsentationen je Warengruppe. Nur 10 Prozent hatten für alle Warengruppen eine ausformulierte Strategie.

Laura Weiher (Kundenentwicklung bei Tacto) und Jakob Strobel (Produktentwicklung bei Tacto) zeigen im Webinar das neue Modul Category Intelligence: wie es Warengruppen priorisiert, Strategien erstellt und deren Umsetzung nachhält.

Vier Schritte je Warengruppe, Zeit für drei

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Wer eine Warengruppe sauber führen will, hat vier Aufgaben: die Warengruppe strukturieren und bewerten, Kostentreiber und Marktlage analysieren, Maßnahmen planen und umsetzen, am Ende die Wirkung messen. Und das nicht einmalig, denn Lieferanten kommen dazu, Artikel fallen weg, Märkte drehen sich. Für eine Warengruppe ist das machbar. Bei dreißig wird es eine Kapazitätsfrage.

Dazu kommen vier Hürden. Die Daten liegen verteilt in ERP, Excel und Folien, das Wissen dazu oft nur bei einem Kollegen. Kostentreiber je Warengruppe sind selten hinterlegt, deshalb kann ein Einkäufer zwar sagen, dass der Preis gestiegen ist, aber nicht, ob zu Recht. Jeder bearbeitet seine Warengruppen anders, damit lässt sich auch eine gute Strategie nicht auf die nächste übertragen. Und beschlossene Maßnahmen laufen neben dem Tagesgeschäft her, kontrolliert wird meist erst im Jahresgespräch. Was das kostet, lässt sich beziffern: Ein bis drei Prozent des Warengruppenvolumens bleiben liegen. Bei zehn Millionen Euro Volumen sind das 100.000 bis 300.000 Euro pro Jahr, in einer einzigen Warengruppe.

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Erst der Kontext, dann die Strategie

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Ohne Kontext keine belastbare Strategie, und ERP-Daten allein liefern ihn nicht. Bei einer Warengruppe wie Drehteilen mit vielen technischen Teilen und vielen Lieferanten reicht es nicht zu wissen, welche Artikel es gibt und wie sich der Spend verteilt. Tacto Intelligence zieht deshalb vier Ebenen zusammen: die technischen Merkmale der Teile und die Mengenentwicklung, die Lieferanten samt Herkunftsländern, die Märkte und Kostentreiber hinter der Kategorie und die Abhängigkeiten, die daraus entstehen.

Grundlage sind über sechs Jahre Einkaufshistorie und Millionen externer Marktsignale. In der Demo heißt das: Wofür früher Stunden oder Tage an Recherche nötig waren, steht als Übersicht bereit, von der Preis- und Volumenentwicklung über Lieferantenkonzentration und Zahlungsziele bis zur Termintreue.

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Welche Warengruppe zuerst?

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Bei 400 Warengruppen ist die erste Frage, wo man anfängt. Category Intelligence ordnet dafür jede Warengruppe nach Nachfragemacht und Angebotsmacht ein. Bei unkritischen Warengruppen geht es darum, den Aufwand klein zu halten, über Standardisierung und Bündelung. Hebelwarengruppen sind die, in denen der Einkauf am Zug ist und Einsparungen realistisch sind. Bei Engpasswarengruppen zählt Versorgungssicherheit, also Transparenz über Abhängigkeiten und der Aufbau von Zweitquellen. Strategische Warengruppen sind für das Geschäft wichtig und haben zugleich ein schwieriges Marktumfeld, hier braucht es langfristige Entscheidungen und verlässliche Partner.

Die Einordnung macht die KI, das letzte Wort hat der Category Manager. Er kennt seine Warengruppe im Zweifel besser und kann die Bewertung jederzeit anpassen. Wichtig ist der Blick über das Volumen hinaus, denn die größten Warengruppen sind nicht automatisch die, die Aufmerksamkeit brauchen.

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Von der Strategie zur Maßnahme

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Eine Strategie, die niemand umsetzt, bleibt eine PowerPoint auf dem Schreibtisch. Das Modul übersetzt das Zielbild einer Warengruppe deshalb direkt in strategische Ziele und hängt an jedes Ziel eine Maßnahme mit Verantwortlichem, Start- und Enddatum und Status. In der Demo wird aus dem Ziel, Alternativquellen in Europa zu qualifizieren, eine Maßnahme mit Absprung in eine RFQ, für die die KI Artikel und Lieferanten schon vorausgewählt hat. Im laufenden Betrieb beobachten Agenten die Warengruppe weiter und melden Veränderungen bei Preis gegen Markt, Lieferantenbündelung, Lieferantenmix, Konditionen, Should Costing und Losgrößen. Entschieden wird im Team, die Agenten halten nur den Kontext aktuell. Technisch setzt das Modul auf dem Analytics-Modul auf, über das die ERP-Daten per Pipeline in eine separate Umgebung fließen. Wer Analytics schon nutzt, kann Category Intelligence kurzfristig dazubuchen.

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Fazit

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Am Wissen scheitert Warengruppenmanagement selten, es scheitert an der Kapazität, es auf alle Warengruppen anzuwenden. Genau da setzt der agentische Ansatz an: Der Kontext ist einmal aufgebaut und bleibt aktuell, die Priorisierung ist nachvollziehbar, und jede Strategie hängt an einer Maßnahme mit Namen und Termin. So wird aus einer jährlichen Festlegung eine laufende Steuerung.

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Laura Weiher (Kundenentwicklung bei Tacto) und Jakob Strobel (Produktentwicklung bei Tacto) zeigen, wie Category Intelligence Warengruppen nach Nachfragemacht und Angebotsmacht priorisiert, den Kontext je Warengruppe aus Einkaufsdaten und Marktsignalen aufbaut und daraus Strategien mit konkreten Maßnahmen ableitet. Mit Live-Demo im Produkt und Antworten auf Fragen zu Zeichnungsteilen, gewachsenen Warengruppenstrukturen, ERP-Anbindung und Datensicherheit.