Auftragsbestätigungen wirken auf den ersten Blick wie ein kleiner Prozess. Aufs Jahr gerechnet binden sie im Einkauf jedoch viele Stunden operativer Kapazität, die für Verhandlungen und Lieferantenentwicklung fehlen. Das Webinar zeigt, wie ein produzierendes Unternehmen diese Prüfung an einen KI-Agenten übergeben hat und heute vier von fünf Auftragsbestätigungen ohne manuellen Eingriff bucht.

Oliver Kosalla (Leiter Einkauf bei Anton Debatin) und Denise Nöske (Operativer Einkauf bei Anton Debatin) berichten im Gespräch mit Moritz Flick (Kundenentwicklung bei Tacto), wie sie die AB-Prüfung mit dem Tacto KI-Agenten automatisiert haben, welche Schritte dabei den Unterschied gemacht haben und welche Projekte als Nächstes folgen.

Ausgangslage: Wenn 2.700 Auftragsbestätigungen im Jahr 225 Stunden binden

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Anton Debatin ist ein Familienunternehmen aus Bruchsal, das flexible logistische Verpackungslösungen aus Polyethylen herstellt. Im Einkauf liefen vor dem Projekt rund 2.700 Auftragsbestätigungen pro Jahr bei etwa 330 aktiven Lieferanten komplett manuell. Jede AB kam per E-Mail, wurde mit der Bestellung auf Artikelmenge, Preis und Liefertermin abgeglichen, im ERP mit dem sogenannten AB-Haken markiert und im Dokumentenmanagementsystem abgelegt.

Bei drei bis acht Minuten Prüfzeit je Vorgang summierte sich das auf mehr als 200 Stunden im Jahr. Dazu kamen volatile Preise und Verfügbarkeiten, steigende Compliance-Anforderungen wie die PPWR und die Erkenntnis, dass strategische Arbeit im Einkauf liegen geblieben war. Als Voraussetzung nannten die Speaker eine belastbare, zentrale Datenbasis, denn Automatisierung funktioniert nur mit strukturierten und verfügbaren Daten.

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Dokumentenverständnis statt Masken: Wie der KI-Agent Auftragsbestätigungen liest und abgleicht

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Bestehende Lösungen stoßen schnell an Grenzen. PDF-Extraktion mit OCR ordnet Positionen nur textbasiert zu, Masken und Templates müssen pro Lieferant angelegt werden und brechen bei jeder Formatänderung, Image Recognition braucht große Mengen Trainingsdaten und erreicht auch bei den besten Anbietern höchstens 40 Prozent Dunkelbuchung.

Der Tacto Agent liest dagegen jedes Format jedes Lieferanten beim ersten Versuch, gleicht auf Positionsebene Artikelnummer, Menge, Preis, Liefertermin, Zahlungsbedingungen und Incoterms mit den Bestelldaten aus dem ERP ab und erkennt sogar handschriftliche Änderungen auf der AB. Abweichungen erscheinen farblich markiert in der App, inklusive KI-Vorschlag für die Mail an den Lieferanten. Die Praxisbeispiele von Debatin zeigten eine Preisabweichung von 32,13 Euro auf 31,13 Euro pro Kilogramm, bei der ein Rabatt in der Bestellung fehlte, sowie einen um einen Tag verschobenen Liefertermin. Toleranzen lassen sich bis auf Lieferantenebene einstellen, und das System lernt aus jeder Anpassung für alle künftigen ABs.

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Vom Lastenheft zur Dunkelbuchung: Projektablauf und Ergebnisse bei Debatin

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Heute läuft rund 80 Prozent der AB-Prüfung ohne manuellen Eingriff, nur die etwa 20 Prozent mit Abweichung gehen zurück an den Einkauf. Das setzt jährlich rund 210 Stunden frei und ergibt laut Business Case eine Einsparung von etwa 12.600 Euro im Jahr allein für diesen Prozess. Wichtiger als die Zahl ist für die Speaker die gewonnene Kapazität für strategische Themen im Lieferantenmanagement. Hinzu kommen eine höhere Resilienz bei Urlaub und Krankheit sowie weniger Ausschuss, weil abweichende Bestätigungen früh auffallen.

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Ausblick: Nach der Umsetzung ist vor der Umsetzung

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Die AB-Prüfung war für Debatin der Einstieg. Als Nächstes entsteht eine automatische Lieferantenbewertung, die Daten aus der Lieferantenselbstauskunft im Tacto SRM mit Liefertreue und Qualität aus dem ERP verbindet. Ziel ist, sie bis zum Jahresende für die kommenden Jahresgespräche einzusetzen. Im vierten Quartal prüft das Team zusätzlich einen RFQ-Agenten für die täglichen Anfragen im Handelswarenbereich, die heute viel administrativen Aufwand verursachen. Auch die Rechnungsprüfung, die bislang komplett von Hand läuft, steht auf der Liste.

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Fazit

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Das Praxisbeispiel von Anton Debatin verdeutlicht, dass sich operative Routinen im Einkauf auch im Mittelstand schrittweise an KI-Agenten übergeben lassen. Entscheidend sind eine saubere Datenbasis, ein klar abgegrenzter Start mit wenigen Lieferanten und ein Team, das den Prozess von Anfang an mitgestaltet. Die frei werdende Zeit fließt in strategische Aufgaben, und aus dem ersten Agenten wird Schritt für Schritt ein Team aus KI-Kollegen.

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Oliver Kosalla und Denise Nöske von Anton Debatin zeigen gemeinsam mit Moritz Flick von Tacto, wie die Prüfung von rund 2.700 Auftragsbestätigungen pro Jahr heute zu etwa 80 Prozent ohne manuellen Eingriff läuft. Das Webinar erklärt, wie der KI-Agent Abweichungen bei Preis, Menge und Liefertermin erkennt, wie Debatin das Projekt mit fünf Lieferanten gestartet hat und welche Agenten als Nächstes folgen.