Verhandlungen mit Lieferanten gehören zum Kerngeschäft jeder Einkaufsabteilung, doch häufig fehlt die Zeit für eine fundierte Vorbereitung. Preiserhöhungen werden oft akzeptiert, weil die Gegenrecherche zu aufwendig erscheint. Wie sich das mit datenbasierter Verhandlungsvorbereitung und KI-gestützter Preisabwehr ändern lässt, zeigt dieses Praxisbeispiel aus der Einkaufsabteilung von Hymer.

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Jonas Härle (Strategischer Einkäufer bei Hymer) und Laura Weiher (Kundenentwicklung bei Tacto) zeigen im Webinar, wie Hymer mit dem Zusammenspiel aus Procurement Analytics, Verhandlungscockpit, RFQ-Modul und Defender Agent von Tacto Verhandlungen systematisch vorbereitet, Preiserhöhungen abwehrt und in einer einzigen Warengruppe 65.000 Euro einspart.

Ausgangslage: Steigtechnik und Fahrzeugtechnik unter einem Dach

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Hymer-Leichtmetallbau ist ein Hersteller mit zwei Geschäftsbereichen: Steigtechnik — darunter Leitern, Tritte und Überstiege für industrielle Anwendungen — sowie Fahrzeugtechnik, wo das Unternehmen Systemkomponenten für die Caravanbranche fertigt, unter anderem Hubbetten, Rahmen, Fahrerhaustüren und Insektenschutzplissees. Mit rund 350 Mitarbeitenden, circa 62 Millionen Euro Umsatz und einem Einkaufsvolumen von 28 Millionen Euro managt die Einkaufsabteilung etwa 900 Lieferanten — aufgeteilt in drei strategische, drei operative und zwei indirekte Einkäufer.

Vor dem Einsatz von Tacto war die Einkaufsabteilung überwiegend im Tagesgeschäft gebunden. Regelmäßige Lieferantenverhandlungen fanden kaum statt, weil die Vorbereitungszeit fehlte. Preiserhöhungen kleinerer Lieferanten wurden häufig ohne Prüfung akzeptiert, weil der Aufwand für die Gegenrecherche in keinem Verhältnis zum Einzelbetrag stand.

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Datenbasierte Verhandlungsvorbereitung mit Tacto

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Die Verhandlungsvorbereitung bei Hymer stützt sich auf drei Tacto-Module im Zusammenspiel: Das Analytics-Modul liefert Marktindizes, Rohstoffentwicklungen und historische Preis- und Mengenverläufe auf Warengruppen- und Artikelebene. Das Verhandlungscockpit bündelt diese Daten zu einer strukturierten Argumentationsbasis — inklusive Grafiken, die direkt in Verhandlungspräsentationen übernommen werden können. Das RFQ-Modul ergänzt die Datenlage um Wettbewerbsangebote und Benchmarks.

Jonas Härle beschreibt den Effekt: Wo früher stundenlange Marktrecherche nötig war, steht die Verhandlungsvorbereitung heute innerhalb weniger Minuten. Die Grafiken aus Tacto lassen sich direkt in eine PowerPoint-Präsentation integrieren und im Lieferantengespräch einsetzen. Auch die Nachbereitung erfolgt im Verhandlungscockpit, mit Gesprächsprotokollen und einem Aufgabenmanagement für Folgetermine.

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Zwei Verhandlungen, eine Warengruppe: 65.000 Euro Einsparungen

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Für eine Warengruppe mit einem Gesamtvolumen von rund 1,1 bis 1,2 Millionen Euro und einer Zwei-Lieferanten-Strategie bereitete Härle beide Verhandlungen über Tacto vor. In der ersten Verhandlung mit dem volumenkleineren Lieferanten nutzte er die drei Hebel Marktentwicklung, Benchmarking und Wettbewerbsangebote. Die Datenbasis war so belastbar, dass der Lieferant keine Gegenargumente mehr vorbringen konnte. Ergebnis: knapp 10.000 Euro Einsparung, abgesichert über einen Rahmenvertrag mit Mengenkontrakten.

Diesen Teilerfolg setzte Härle als zusätzlichen Hebel in der zweiten Verhandlung mit dem Hauptlieferanten ein: Wenn der kleinere Lieferant dem Preisniveau bereits zugestimmt habe, solle der größere dem erst recht folgen können. Auch hier kam es zur Einigung. Parallel wehrte Hymer mithilfe des Defender Agents von Tacto eine Preiserhöhung ab — der Agent analysierte die Forderung automatisch anhand von Marktdaten und generierte ein professionelles Preisabwehrschreiben. Die geforderte Erhöhung von 2,8 Prozent wurde auf 1,8 Prozent reduziert, zusätzlich verbesserte Hymer die Zahlungsbedingungen. Insgesamt erzielte Härle über beide Verhandlungen 65.000 Euro Einsparungen in einer einzigen Warengruppe.

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Vom Reagieren zum Agieren: Veränderte Verhandlungsfrequenz

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Der größte Wandel für die Einkaufsabteilung von Hymer liegt in der Verhandlungsfrequenz. Härle beschreibt es so: Vor Tacto sei man den Themen hinterhergerannt, weil das Tagesgeschäft die strategische Arbeit verdrängt habe. Heute agiere er vor den Lieferanten, statt auf Preiserhöhungen zu reagieren. Preiserhöhungsschreiben werden direkt an den Defender Agent weitergeleitet, der in kurzer Zeit ein Antwortschreiben mit Gegenargumenten erstellt. Der Bearbeitungsaufwand für den Einkäufer beschränkt sich auf eine kurze Prüfung und gegebenenfalls eine persönliche Anpassung des Tons.

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Fazit

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Das Praxisbeispiel von Hymer verdeutlicht, dass datenbasierte Verhandlungsführung keine Frage der Unternehmensgröße ist. Entscheidend ist, dass Einkäufer schnell auf belastbare Markt- und Preisdaten zugreifen können und dass KI-Agenten die zeitintensive Vorbereitungsarbeit übernehmen, sodass der strategische Einkauf sich auf das Wesentliche konzentrieren kann: fundierte Verhandlungen mit konkreten Ergebnissen.

Jonas Härle (Strategischer Einkäufer bei Hymer) zeigt gemeinsam mit Laura Weiher (Kundenentwicklung bei Tacto) im Webinar, wie Hymer-Leichtmetallbau mit rund 350 Mitarbeitenden und 900 Lieferanten durch das Zusammenspiel von Procurement Analytics, Verhandlungscockpit, RFQ-Modul und Defender Agent von Tacto in einer einzigen Warengruppe 65.000 Euro einspart — aufgeteilt auf zwei Lieferantenverhandlungen und eine erfolgreich abgewehrte Preiserhöhung.