In 5 Schritten vom operativen zum strategischen Einkauf - Ein Guide für kleine und mittelständische Unternehmen
veröffentlicht am
27.11.2024
Im industriellen Mittelstand spielt der Einkauf eine Schlüsselrolle – oft wird sein Potenzial jedoch nicht vollständig genutzt. Ein Großteil der Unternehmen richtet den Einkauf operativ aus und vernachlässigt die strategische Dimension, die wertvolle Kosteneinsparungen und Wettbewerbsvorteile bringen kann. Doch wie gelingt der Schritt vom operativen zum strategischen Einkauf? In diesem Guide erfahren Sie die fünf wichtigsten Schritte, die kleine und mittlere Unternehmen (KMU) auf diesem Weg unterstützen.
Für mittelständische Unternehmen ist der Einkauf eine der größten Kostenstellen, da er durchschnittlich 50 % der Gesamtkosten ausmacht. In Zeiten von Lieferengpässen und Rohstoffknappheit wird es immer wichtiger, sich nicht nur auf das Tagesgeschäft zu konzentrieren, sondern auch langfristige Strategien zu verfolgen. Diese Aufgaben fallen in den Bereich des strategischen Einkaufs. Dieser ist verantwortlich für das Lieferantenmanagement, die Marktanalyse und das Warengruppenmanagement, um Kosten zu optimieren und die Versorgung langfristig abzusichern.
Doch was benötigt ein KMU, um den Einkauf strategisch auszurichten?
Wesentliche Elemente:
1. Mitarbeiter durch Schulungen strategisch fit machen
KMU haben oft keine eigenständige strategische Einkaufsabteilung. Stattdessen ist es sinnvoll, bestehende Mitarbeiter in strategische Themen einzuarbeiten. Inhalte wie Verhandlungsführung, strategische Planung und der Einsatz neuer Tools können in Schulungen vermittelt werden. Diese Investition ist besonders vorteilhaft, da bestehende Mitarbeiter die internen Abläufe bereits kennen und strategische Aufgaben schneller und effizienter umsetzen können.
2. Mitarbeiter durch Schulungen strategisch fit machen
Warengruppenmanagement ermöglicht es, Produkte in strategische Geschäftseinheiten zu unterteilen. Die Zusammenfassung mehrerer Artikel in Gruppen nach Merkmalen wie Verwendungszweck oder Herkunft erleichtert den Überblick und bietet Sparpotenziale. Mit einem klar strukturierten Warengruppenmanagement können Unternehmen:
Warengruppenmanagement ist der Schlüssel, um kosteneffizient einzukaufen und gleichzeitig die Qualität zu sichern.
3. Aktives Lieferantenmanagement als Basis für stabile Beziehungen
Ein gutes Lieferantenmanagement ist mehr als nur das Aushandeln von Preisen – es ist Beziehungsmanagement. Durch enge Kommunikation und regelmäßigen Austausch werden Lieferanten zu Partnern, die langfristig zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Ein strategischer Einkäufer agiert als Gesicht des Unternehmens gegenüber den Lieferanten und sorgt dafür, dass diese die Unternehmensziele kennen. Besonders in Krisenzeiten zahlen sich stabile Lieferantenbeziehungen doppelt aus.
Vorteile eines aktiven Lieferantenmanagements:
4. Einkauf als zentrale Schnittstelle im Unternehmen positionieren
Die Einkaufsabteilung hat zahlreiche interne und externe Schnittstellen und sollte diese strategisch nutzen. Enge Zusammenarbeit mit der Produktion, der Geschäftsführung und anderen Abteilungen stellt sicher, dass der Einkauf den Unternehmenszielen entspricht und aktiv zur Wertschöpfung beiträgt. Regelmäßige Abstimmung und gemeinsame Entscheidungsprozesse helfen, die Einkaufsstrategie mit der Gesamtstrategie des Unternehmens zu synchronisieren.
Wichtige Maßnahmen:
5. Digitalisierung im Einkauf vorantreiben
Die Digitalisierung bietet dem Einkauf enorme Vorteile. Durch moderne Software-Lösungen können Einkaufsdaten schneller und zuverlässiger analysiert werden, was die Basis für fundierte Entscheidungen bildet. Gerade für den Mittelstand, der oft auf Excel und ERP-Systeme angewiesen ist, stellen digitale Lösungen eine wesentliche Entlastung dar. Die Software von Tacto beispielsweise ermöglicht es, Warengruppen und Lieferantenbeziehungen effizient zu managen und auf Knopfdruck auszuwerten, ohne dass umfangreiche Excel-Analysen notwendig sind.
Digitale Vorteile im Überblick:
Die Ausrichtung vom operativen hin zum strategischen Einkauf ist ein entscheidender Schritt, um als KMU wettbewerbsfähig zu bleiben. Diese fünf Schritte bieten eine klare Orientierung, wie Unternehmen ihre Einkaufsabteilung zu einem strategischen Wertschöpfungsfaktor entwickeln können. Durch gezielte Schulungen, ein effektives Lieferantenmanagement und eine systematische Digitalisierung kann der Einkauf als strategische Unternehmensfunktion etabliert werden. Die Vorteile reichen von stabilen Lieferketten über optimierte Warengruppen bis hin zu einem zentralisierten Informationsfluss im Unternehmen. Für Unternehmen im Mittelstand bedeutet dies nicht nur eine bessere Kontrolle der Beschaffungskosten, sondern auch die Chance, durch strategische Partnerschaften und innovative Tools ihre Marktposition nachhaltig zu stärken..
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