Was ist ein Sourcing-Prozess?

Der Sourcing-Prozess bezeichnet einen strukturierten Ansatz zur Identifikation, Bewertung und Auswahl von Lieferanten für spezifische Beschaffungsbedarfe.

Kernelemente des Sourcing-Prozesses

Ein professioneller Sourcing-Prozess umfasst mehrere aufeinander aufbauende Phasen. Die Bedarfsspezifikation bildet den Ausgangspunkt, gefolgt von Marktanalyse und Lieferantenidentifikation.

• Bedarfsanalyse und Spezifikationserstellung
• Markt- und Lieferantenrecherche
• Ausschreibungsmanagement und Angebotsbewertung
• Verhandlungsführung und Vertragsabschluss

Sourcing-Prozess vs. operativer Einkauf

Während der operative Einkauf auf die Abwicklung bestehender Lieferbeziehungen fokussiert, konzentriert sich der Sourcing-Prozess auf die strategische Neugestaltung der Lieferantenbasis. Die Einkaufsstrategie definiert dabei die übergeordneten Ziele und Prioritäten.

Bedeutung im modernen Beschaffungsmanagement

Der Sourcing-Prozess ermöglicht es Unternehmen, ihre Beschaffungsaktivitäten strategisch auszurichten und Wettbewerbsvorteile zu generieren. Durch systematische Auftragsabwicklung und professionelle Lieferantenentwicklung entstehen nachhaltige Partnerschaften.

Wichtige KPIs und Zielgrößen für den Sourcing-Prozess

Die Messung der Sourcing-Performance erfolgt über spezifische Kennzahlen, die sowohl Effizienz als auch Effektivität des Prozesses bewerten.

Kostenbezogene Kennzahlen

Cost Savings und Cost Avoidance bilden die wichtigsten finanziellen Erfolgsindikatoren im Sourcing-Prozess. Die Savings-Rate misst die prozentuale Kostenreduktion gegenüber der Baseline, während die Total Cost of Ownership eine ganzheitliche Kostenbewertung ermöglicht. Einkaufskennzahlen unterstützen dabei die systematische Performance-Messung.

Prozesseffizienz-Metriken

Time-to-Source und Cycle Time messen die Geschwindigkeit des Sourcing-Prozesses von der Bedarfsidentifikation bis zum Vertragsabschluss. Die Anzahl qualifizierter Lieferanten pro Kategorie und die Supplier Response Rate zeigen die Marktattraktivität und Prozessqualität auf.

Qualitäts- und Risikoindikatoren

Supplier Performance Ratings, Liefertermin-Einhaltung und Qualitätskennzahlen bewerten die Ergebnisqualität des Sourcing-Prozesses. Risk-adjusted Savings berücksichtigen dabei die Risikokomponente bei der Bewertung von Sourcing-Entscheidungen und ermöglichen eine ausgewogene Performance-Beurteilung.

Prozessrisiken und Gegenmaßnahmen bei Sourcing-Prozessen

Der Sourcing-Prozess birgt verschiedene Risiken, die durch systematisches Risikomanagement und präventive Maßnahmen minimiert werden können.

Lieferantenrisiken und Abhängigkeiten

Single-Source-Strategien können zu kritischen Abhängigkeiten führen und Supply Chain-Unterbrechungen verursachen. Diversifikationsstrategien und die Entwicklung alternativer Lieferquellen reduzieren diese Risiken erheblich. Der Eskalationsprozess definiert dabei klare Handlungsschritte bei Lieferengpässen.

Qualitäts- und Compliance-Risiken

Unzureichende Lieferantenqualifikation kann zu Qualitätsproblemen und Compliance-Verstößen führen. Systematische Auditprozesse, Zertifizierungsanforderungen und kontinuierliche Lieferantenbewertung minimieren diese Risiken. Die Reklamationsmeldung ermöglicht schnelle Reaktionen auf Qualitätsprobleme.

Prozess- und Kommunikationsrisiken

Unklare Verantwortlichkeiten und mangelhafte Kommunikation können zu Verzögerungen und Fehlentscheidungen führen. Standardisierte Prozesse, klare Dokumentation und regelmäßige Stakeholder-Kommunikation schaffen Transparenz und reduzieren Missverständnisse im Sourcing-Prozess.